530/2018

Avdelningarna, rättstjänsten, de konsulära tjänsterna och de administrativa tjänsterna har egna arbetsordningar med bestämmelser om uppgifter och arbetsfördelning och vid behov med närmare bestämmelser om verksamheten. Även verksamhetsenheter som inte hör till avdelningarna eller de nämnda tjänsterna kan ha egen arbetsordning. I en arbetsordning kan det ingå bestämmelser om att en enhet med stor personal ska indelas i grupper.

Avdelningschefen eller, utanför uppdelningen på avdelningar, chefen för en verksamhetsenhet fastställer arbetsordningen, beslutar vid behov om hur personalen ska fördelas på grupper och gör framställningar om chefsförordnanden för grupperna. Till uppgiften som chef för en grupp förordnas genom beslut om förordnande till uppgift.

Inom ministeriet tillämpas resultatorienterad ledning. Mellan ministeriet och beskickningarna tillämpas resultatstyrning.

Ministern leder ministeriet biträdd av ministeriets ledningsgrupper. Statssekreteraren som är kanslichef har ansvaret för den resultatorienterade ledningen av ministeriet, styr avdelningscheferna och cheferna för sina direkt underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem. Den understatssekreterare som har ansvar för rättstjänsten, de konsulära tjänsterna, protokolltjänsterna, de administrativa tjänsterna och ekonomienheten lyder under statssekreteraren som kanslichef och styr cheferna för de nämnda verksamhetsenheterna och ställer upp resultatmål för dem. Cheferna för verksamhetsenheterna styr cheferna för sina underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem.

Ministeriets verksamhetsenheter har ansvar för att resultatmålen på uppgiftsområdet uppnås och för identifiering av och uppsikt över omständigheter som kan inverka på detta.

Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna svarar för att ministeriets strategier genomförs, för att arbetet leder till resultat och för den interna kontrollen. I ledningen av ministeriet och styrningen av beskickningarna betonas resultatet och resultatansvaret.

Statssekreteraren som är kanslichef leder resultatstyrningen av beskickningarna. Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna har hand om beskickningarnas resultatstyrning inom sina respektive verksamhetsområden. Ekonomienheten lägger upp resultatstyrningen.

Ministeriets utvidgade ledningsgrupp deltar i behandlingen av principiellt viktiga frågor och frågor av stor bärvidd som gäller verksamheten inom förvaltningsområdet och behandlar förberedelsevis andra frågor som ordföranden eller vice ordföranden tar upp till behandling. Ledningsgruppen ska dessutom främja den interna informationsgången vid ministeriet.

Ledningsgruppen ska bestå av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna, avdelningscheferna, administrationsdirektören, kommunikationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen, protokollchefen, chefen för sekretariatet för nordiskt samarbete, inspektören inom utrikesförvaltningen, planerings- och forskningschefen, ekonomidirektören, datadirektören, personaldirektören, sektorchefen för fastighets- och upphandlingstjänster, säkerhetsdirektören, chefen för enheten för utvecklingsutvärdering och chefen för nationella säkerhetsmyndigheten samt representanter som utses av personalorganisationerna.

Ordförande för ledningsgruppen är statssekreteraren som kanslichef. Vice ordförande är understatssekreterarna i den ordning som statssekreteraren som är kanslichef bestämmer och sekreterare är en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Ledningsgruppen sammanträder på kallelse av statssekreteraren som är kanslichef eller på något annat sätt som ledningsgruppen bestämmer.

Nyckelgruppen ska förberedelsevis behandla ärenden som gäller besättande av följande tjänster och uppdrag:

Vid ledningen av en avdelning biträds avdelningschefen av en ledningsgrupp som förberedelsevis behandlar de viktigaste ärendena som hänför sig till avdelningens verksamhet och andra ärenden som avdelningschefen bestämmer. Rättstjänsten, de konsulära tjänsterna och de administrativa tjänsterna har motsvarande ledningsgrupper. Också andra verksamhetsenheter än de nämnda kan ha en ledningsgrupp.

Ordförande för ledningsgruppen är chefen för en avdelning, för tjänster eller för en enhet. Denna chef utser också vice ordförande, övriga medlemmar och sekreterare, liksom eventuella andra tjänstemän som ska kallas till ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

Vid ministeriet finns en beredskapskommitté som behandlar de planer och åtgärder inom förvaltningsområdet som gäller beredskap inför krissituationer och undantagsförhållanden.

Ordförande för beredskapskommittén och beredskapschef vid utrikesförvaltningen är konsulära chefen eller chefens förordnade ställföreträdare. Beredskapssekreterare är säkerhetsdirektören eller direktörens förordnade ställföreträdare.

Beredskapskommitténs närmare uppgifter, sammansättning och vice ordförande, som är ställföreträdande beredskapschef, bestäms i det beslut genom vilket gruppen tillsätts.

I enlighet med statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) finns det vid ministeriet en politisk avdelning, en avdelning för externa ekonomiska relationer, en utvecklingspolitisk avdelning, en Europaavdelning, en östavdelning, en avdelning för Amerika och Asien, en avdelning för Afrika och Mellanöstern samt en kommunikationsavdelning. Utanför uppdelningen på avdelningar finns en rättstjänst, konsulära tjänster, protokolltjänster, administrativa tjänster, en ekonomienhet, en enhet för intern revision, en enhet för planering och forskning samt en enhet för utvärdering av utvecklingssamarbetet.

Vid ministeriet finns dessutom en nationell säkerhetsmyndighet.

Till de administrativa tjänsterna hör följande enheter:

Enheter som lyder under personaldirektören är personalenheten och enheten för personalutveckling och arbetshälsa. Enheter som lyder under datadirektören är enheten för informations- och tjänstehantering och kommunikationscentralen.

Till de konsulära tjänsterna hör följande enheter:

Till rättstjänstens uppgifter hör

Till de konsulära tjänsternas uppgifter hör

Ministeriet har fyra understatssekreterare och deras uppgifter är fördelade på följande helheter:

De administrativa tjänsterna leds av administrationsdirektören, rättstjänsten av rättschefen, de konsulära tjänsterna av konsulära chefen och protokolltjänsterna av protokollchefen. Innehavarna av dessa ledningsuppdrag har i tillämpliga delar samma uppgifter och samma beslutanderätt som avdelningscheferna.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personaldirektören följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personalchefen följande ärenden:

Utöver personalchefen avgör personalenhetens tjänstemän ärenden som avses i lagen om ersättningar inom utrikesrepresentationen (596/2006) till ett penningvärde av högst 30 000 euro inom ramen för sin interna arbetsfördelning.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personalutvecklingschefen ärenden som gäller användningen av utbildningsanslagen, om inte annat bestäms till någon del.

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör sektorchefen för fastigheter och upphandling följande ärenden:

Utöver sektorchefen för fastigheter och upphandling avgör tjänstemän i enheten för fastighets- och upphandlingstjänster ärenden som avses i 73 § 1 mom. 3–4 punkten inom ramen för sin interna arbetsfördelning och sina anslag. Enhetens gruppchefer avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 100 000 euro.

Enhetens övriga tjänstemän avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör konsulära chefen ärenden som gäller bemyndigande av en beskickning att ta emot sjöförklaringar.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för konsulära ärenden följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för inreseärenden beviljande av rätt för namngivna finska medborgare att utfärda visum.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för passärenden följande ärenden:

Statsombud i EU-domstolen är chefen för enheten för EU-domstolsärenden och statsombud i Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna är chefen för enheten för människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden. Om verksamheten som statsombud i andra fall och om ställföreträdare för statsombuden bestäms vid behov särskilt genom beslut av ministeriet.

Förordnanden om tjänsteresor utfärdas av

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa som vikarie eller för introduktion till en beskickning utfärdas dock förordnandet av personaldirektören.

När det gäller tjänstemän som inte ingår i någon verksamhetsenhet och som ska sändas på tjänsteresa i krishanteringsuppdrag eller andra motsvarande uppdrag utfärdas förordnandet av chefen för den verksamhetsenhet från vars anslag resekostnaderna betalas.

När ett reseförordnande utfärdas för en anställd i arbetsförhållande ska bestämmelserna om tjänstemän iakttas i tillämpliga delar.

I de fall där beslutanderätten inte bestäms enligt 1−4 mom. eller enligt 82 § utfärdas förordnandet av administrationsdirektören.

Utrikesministern fastställer semestern för statssekreterare och för statssekreteraren som är kanslichef. Statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestrarna för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen och för planerings- och forskningschefen.

Statssekreteraren som är kanslichef eller en understatssekreterare denne förordnat fastställer semestern för avdelningschefer.

Avdelningschefer, administrationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen och protokollchefen fastställer semestern för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga direkt underlydande tjänstemän.

Inspektören inom utrikesförvaltningen fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Enhetscheferna fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Ställföreträdare för statssekreteraren som är kanslichef och för understatssekreterarna förordnas av ministern.

Ställföreträdare för avdelningschefer, administrationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen, protokollchefen och chefer för fristående enheter som lyder direkt under statssekreteraren som är kanslichef förordnas av statssekreteraren som är kanslichef. Ställföreträdare för enhetschefer förordnas av avdelningschefen för avdelningen i fråga eller av chefen för tjänsterna i fråga.

I andra fall än de som avses ovan bestämmer chefen för respektive verksamhetsenhet om skötseln av ärenden när en tjänsteman har förhinder.