1280/2013

Vid ministeriet finns en funktionellt sett oberoende enhet för intern revision för att säkerställa att den interna kontrollen är relevant och tillräcklig och för andra revisions- och utvärderingsuppdrag som ledningen bestämmer.

Styrgruppen för upphandling behandlar preliminärt vittsyftande och principiellt betydande ärenden som gäller upphandlingen och följer att de strategiska målen för upphandlingen nås. Styrgruppens mål är att främja enhetlighet i upphandlingen och säkerställa att upphandlingen utvecklas i enlighet med de strategiska målen.

Ordförande i styrgruppen är administrationsdirektören, vice ordförande är chefen för enheten för kontorstjänster och sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Övriga medlemmar i gruppen är datadirektören, fastighetsdirektören, ekonomidirektören, upphandlingsdirektören samt de avdelningschefer eller enhetschefer som förordnats av utvecklingspolitiska avdelningen, avdelningen för Afrika och Mellanöstern samt avdelningen för Amerika och Asien. Medlemmar är dessutom de företrädare för upphandlingsrådgivningen som förordnats av enheten för kontorstjänster och enheten för sektorpolitik och högst tre företrädare för övriga avdelningar eller tjänster, vilkas förordnande avgörs av statssekreteraren som kanslichef. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

Vid ministeriet finns en beredskapskommitté som behandlar de planer och åtgärder inom förvaltningsområdet som gäller beredskap inför krissituationer och undantagsförhållanden.

Ordförande för beredskapskommittén och beredskapschef vid utrikesförvaltningen är chefen för allmänhetstjänster eller den vikarie som förordnats för honom eller henne. Beredskapssekreterare är säkerhetsdirektören eller den vikarie som förordnats för honom eller henne.

Beredskapskommitténs närmare uppgifter, sammansättning och vice ordförande, som är ställföreträdande beredskapschef, bestäms i det beslut genom vilket gruppen tillsätts.

I enlighet med statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) finns det vid ministeriet en politisk avdelning, en avdelning för externa ekonomiska relationer, en utvecklingspolitisk avdelning, en Europaavdelning, en östavdelning, en avdelning för Amerika och Asien, en avdelning för Afrika och Mellanöstern samt en informations- och kulturavdelning. Utanför indelningen i avdelningar finns det en rättstjänst, allmänhetstjänster, protokolltjänster, administrativa tjänster, en ekonomienhet, en enhet för intern revision, en enhet för planering och forskning samt en enhet för utvärdering av utvecklingssamarbetet.

Vid ministeriet finns dessutom den nationella säkerhetsmyndigheten och en servicecentral för visering.

Till den politiska avdelningens uppgifter hör:

Till enheten för kontorstjänster hör vaktmästar- och logistiktjänster, materialförvaltning samt styrningen av upphandlingen och styrningen av miljöfrågor.

Till allmänhetstjänsternas uppgifter hör:

Utöver vad som bestäms om intern kontroll i ministeriets ekonomistadga hör följande uppgifter till enheten för intern revision:

Till uppgifterna vid enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet hör:

Ministeriet har fyra understatssekreterare och deras uppgifter är fördelade på följande helheter:

Ärenden som ska avgöras vid ministeriet föredras av föredragande vid statsrådet samt av utrikessekreterare, juridisk rådgivare, lagstiftningssekreterare, säkerhetschef, IT-chef, överinspektör, inspektör, ekonomiplanerare, kamrer, ekonomiplaneringschef, chef för ekonomitjänster, utvecklingspolitisk rådgivare och de andra tjänstemän som ministeriet förordnar till föredragande.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för kontorstjänster följande ärenden:

Upphandlingschefen vid enheten för kontorstjänster och chefen för kontorstjänster avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och sig anvisade anslag ärenden som gäller anskaffning av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 100 000 euro.

De övriga tjänstemännen vid enheten för kontorstjänster avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och sig anvisade anslag ärenden som gäller anskaffning av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

Den enhet som har utsetts att sköta de uppgifter som med stöd av lagen om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet (588/2004) hör till utrikesministeriet är underställd statssekreteraren, som är kanslichef.

Den nationella säkerhetsmyndigheten avgör ärenden som enligt lagstiftningen och enligt för Finland bindande överenskommelser hör till den nationella säkerhetsmyndighetens beslutanderätt.