222/1990

Bokföringsskyldig som på i bokföringslagen stadgat sätt mikrofilmar sitt bokföringsmaterial eller överför det till optiska datamedier skall iaktta bestämmelserna i detta beslut.

Bokföringsskyldig kan utan tillstånd av bokföringsnämnden förvara verifikationer och korrespondensen rörande affärshändelserna samt annat bokföringsmaterial än sådant som anges i 25 § 1 mom. bokföringslagen avbildade på mikrofilm eller överförda till optiska datamedier endast ifall verifikationsmaterialet omfattar mer än 10 000 verifikat per år. I bolag inom samma koncern är detta även tillåtet, ifall hela koncernens verifikationsmaterial omfattar sammanlagt mer än 10 000 verifikat per år.

Bokföringsnämnden kan för viss tid bevilja en bokföringsskyldig, vars verifikationsmaterial omfattar högst 10 000 verifikat per år, tillstånd att förvara det bokföringsmaterial som avses i 25 § 3 mom. bokföringslagen avbildat på mikrofilm, överfört till optiska datamedier eller på något annat motsvarande sätt som vid behov möjliggör skriftlig återgivning i vanlig läsbar form.

I enlighet med 8 a § bokföringslagen skall i bokföringsmaterialet antingen verifikaten eller de på basis av dem gjorda registreringarna i bokföringen alltid finnas i vanlig läsbar skriftlig form.

Den utrustning som används vid framställning av mikrofilm eller vid överföring till optiska datamedier bör vara känd som tillförlitlig.

Vid framställning av mikrofilm skall användas film som till sin läsbarhet, kopierbarhet och hållbarhet är arkiveringsduglig.

För mikrofilmning och överföring till optiska datamedier skall ansvara en person med tillräcklig kännedom om bokföring samt, beroende på vilken metod bokföringsskyldig använder, om mikrofilmning eller optisk lagring.

Bokföringsskyldig skall ha en utredning över den använda metoden vid mikrofilmning eller överföring till optiska datamedier som motsvarar beskrivningen av förfarandet vid maskinell bokföring. Utredningen skall förvaras på samma sätt som denna beskrivning.

I början av filmrulle, mikrokort, optisk skiva eller annan motsvarande datamediehelhet skall ingå eller till datamedium skall bifogas en rubrik av vilken man utan tillhjälp av någon som helst utrustning kan utläsa tillräckliga igenkänningsuppgifter. Datamediet bör med hjälp av dessa kunna identifieras och jämföras med innehållet i det nedan i 9 § avsedda protokollet.

Över mikrofilmning och överföring till optiska datamedier skall föras protokoll, av vilket för varje filmrulle, mikrokort, optisk skiva eller annan motsvarande datamediehelhet framgår

Protokollet skall bevaras i vanlig läsbar skriftlig form lika länge som det material som finns på film eller optiska datamedier.

Mikrofilmning och överföring till optiska datamedier skall utföras så omsorgsfullt att hela originalmaterialet inklusive bilagor blir filmat eller överfört.

Det ursprungliga bokföringsmaterialet skall förvaras ett år efter utgången av det kalenderår under vilket räkenskapsperioden har gått till ända. Originalverifikat och bilagor till dem som hänför sig till ingående balansen och bokslutet bör dock förvaras i enlighet med 25 § 2 mom. bokföringslagen minst sex år efter utgången av det år, under vilket räkenskapsperioden gått till ända.

Över förstörandet av originaldokument skall föras dagbok, där det framgår,

- vilka dokument som förstörts, samt

- tidpunkten vid vilken de förstörts.

Nämnda dagbok bör bevaras lika länge som det material som mikrofilmats eller överförts till optiska datamedier.

Det material som mikrofilmats eller överförts till optiska datamedier skall förvaras i enlighet med 25 § 1-2 mom. bokföringslagen.

Det material som överförts till optiska datamedier skall kunna återges skriftligt i vanlig läsbar form under hela den i bokföringslagen stadgade förvaringstiden och i den ordning som bokföringslagen kräver (registreringsordning, kronologiskt eller systematiskt o.a.). Vid behov skall säkerhetskopiering utföras, datamediets skick tidvis granskas, filen omvandlas i samband med byte av utrustning eller data utmatas till någon annan form som bokföringslagen tillåter (på papper, film o.a.).

Till bokföringsskyldigs förfogande skall finnas utrustning och program, kända som tillförlitliga, medels vilka materialet på mikrofilm, optisk skiva eller annat motsvarande datamedium kan läsas utan svårighet och vid behov återges skriftligt i vanlig läsbar form. Dylik utrustning och för dess användning nödig personal skall på den bokföringsskyldiges bekostnad i tillräcklig utsträckning ställas till förfogande vid de granskningar som senare verkställs.