1290/1987

Riksarkivet kan i enskilda fall bestämma att de uppgifter som ankommer på riksarkivet i egenskap av arkivmyndighet skall skötas av ett landsarkiv då det är fråga om ett ämbetsverk eller en inrättning som nämns i 1 mom. och som verkar inom landsarkivets distrikt.

Ett landsarkiv är arkivmyndighet för överrätterna och andra allmänna domstolar, specialdomstolarna, högskolorna och övriga läroanstalter samt för länsstyrelserna och övriga ämbetsverk och inrättningar som hör till statens distrikts- och lokalförvaltning, om ett centralarkiv som avses i 13 § arkivlagen inte finns för det förvaltningsområde som är i fråga. Landsarkivet är även arkivmyndighet för kommunerna och kommunalförbunden inom dess distrikt.

Riksarkivet och landsarkiven ger på begäran och i mån av möjlighet råd och anvisningar om arkivfunktionen även åt kyrkliga myndigheter och privata samfund.

Ett ämbetsverk eller en inrättning som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen skall för arkivfunktionen ha en arkivstadga. I denna skall intas bestämmelser om de ansvariga personerna för arkivfunktionen och om deras uppgifter, om diarieföring och därmed jämställbar registrering samt om arkivering, förvaringstiden för handlingarna och handhavandet av arkivfunktionen i övrigt. När arkivstadgan uppgörs skall riksarkivets anvisningar och föreskrifter iakttas.

Ämbetsverket eller inrättningen skall se till att i dess arkivstadga görs de tillägg och ändringar som förutsätts av förändringar i dess arkivfunktion.

Vid handhavandet av arkivfunktionen skall särskilt tillses

När handlingar upprättas skall arkivfunktionens krav beaktas. Handlingar som skall förvaras varaktigt och tekniska upptagningar eller andra dokument som enligt 4 § 2 mom. arkivlagen jämställs med dem skall upprättas med användande av sådana material och metoder som riksarkivet närmare bestämmer.

Av maskinläsbara datafiler som innehåller uppgifter som skall förvaras varaktigt skall, på det sätt som riksarkivet särskilt bestämmer, göras utdata som lämpar sig för arkivförvaring och forskningsbruk.

Riksarkivet ger även anvisningar om metoderna för framställning av andra handlingar och tekniska upptagningar än sådana som skall förvaras varaktigt.

Undersökningar som behövs för att konstatera handlingars arkivbeständighet utförs av statens tekniska forskningscentral på ansökan av producenten, importören eller den som använder eller anskaffar produkten. Forskningscentralen sänder uppgifter om undersökningsresultaten till riksarkivet. Riksarkivet publicerar årligen i februari i officiella tidningen en förteckning över de material och metoder som har visat sig vara lämpliga för framställning av handlingar som är avsedda för arkivförvaring.

De som är anställda hos en arkivbildare skall behandla de handlingar som de har hand om omsorgsfullt och iaktta bestämmelserna i arkivstadgan.

När handlingar i ett ämbetsverk eller en inrättning utges till utomstående, skall myndigheten övervaka att handlingarna inte skadas och att deras ordning inte rubbas.

Vad som i 1 och 2 mom. sägs om överföring av statliga ämbetsverks och inrättningars handlingar gäller också i 2 § 1 och 2 mom. arkivlagen nämnda samfunds, stiftelsers och inrättningars handlingar, på vilka arkivlagen tillämpas.

Riksarkivet kan dock ge tillstånd till att handlingar som nämns i 3 mom. deponeras i arkiv som erhåller lagstadgat statsbidrag enligt lagen om statsbidrag för arkiv av privat karaktär (998/74) eller i någon annan offentlig forskningsanstalt.

Vad som i 1 och 2 mom. sägs om överföring av handlingar gäller inte datafiler som varaktigt förvaras i maskinläsbar form, utan riksarkivet bestämmer särskilt om överföringen av dem.

Handlingar som överförs skall vara ordnade och försatta i överlåtelsedugligt skick på det sätt som riksarkivet särskilt närmare bestämmer. Över handlingar som överförs skall enligt en av riksarkivet fastställt anvisning uppgöras ett reversal som åtföljer det överförda arkivet.

Beträffande privata arkiv iakttas dock villkoren i överlåtelseavtalet.

Innan byggande av nya arkivlokaler eller grundlig renovering av gamla sådana påbörjas för ett ämbetsverk eller en inrättning som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen, skall utkast till planerna för byggnadsarbetet jämte beskrivningar över byggnadssättet sändas till arkivmyndigheten för godkännande. Arkivmyndigheten kan vid behov begära även andra utredningar. Då det är fråga om statliga byggnadsprojekt, skall byggherren redan i samband med den förberedande planeringen inhämta arkivmyndighetens utlåtande om arten och dimensioneringen av de arkivlokaliteter som kommer att ingå i den slutliga byggnadsplanen för de ämbetsverk och inrättningar som hör till projektet.

Över arkivinspektion skall arkivbildaren tillställas en inspektionsberättelse, vari eventuella försummelser och brister i arkivfunktionen skall nämnas. Arkivbildaren skall inom sex månader efter det inspektionsberättelsen kommit till kännedom på begäran tillställa den arkivmyndighet som inspekterat arkivet en utredning om hur försummelserna och bristerna avhjälpts.

En i 6 § nämnd arkivstadga skall uppgöras för ämbetsverket eller inrättningen före utgången av år 1989.