198/2014

Utfärdad i Helsingfors den 6 mars 2014

Kommunikationsministeriets förordning om kvalitetsledningssystem för fordonsbesiktningsverksamhet och om de handlingar som ska bevaras på besiktningsstället

I enlighet med kommunikationsministeriets beslut föreskrivs med stöd av 56 § 2 mom. i lagen om fordonsbesiktningsverksamhet (957/2013):

1 §
Tillämpningsområde

I denna förordning finns bestämmelser om kvalitetsledningssystem enligt lagen om fordonsbesiktningsverksamhet (957/2013) och om de handlingar som ska bevaras på besiktningsstället.

2 §
Definitioner

I denna förordning avses med

1) gemensamma kvalitetsindikatorer de indikatorer avsedda för kvalitetskontroll av besiktningsverksamhet som Trafiksäkerhetsverket har bestämt,

2) ledningens genomgång en sådan genomgång som avses i standarden ISO 9001:2008 eller en nyare motsvarande standard,

3) intern revision en sådan intern revision som avses i standarden ISO 9001:2008 eller en nyare motsvarande standard.

3 §
Ledningens genomgång

Under sina genomgångar ska ledningen som kundrespons behandla den respons som Trafiksäkerhetsverket, kunder och andra intressentgrupper har gett, inklusive ersättningskrav.

Under ledningens genomgång ska processernas prestanda och servicens överensstämmelse med kraven behandlas genom utnyttjande av de gemensamma kvalitetsindikatorerna, de indikatorer som används i den egna kvalitetskontrollen och de observationer som gjorts vid den egna kvalitetskontrollen samt slutsatser dras av resultaten.

Vid ledningens genomgång ska man gå igenom läget i fråga om de korrigerande och förebyggande åtgärder som krävs enligt de beslut som Trafiksäkerhetsverket har meddelat i enlighet med 43 § i lagen om fordonsbesiktningsverksamhet och säkerställa att de har planerats och utförts samt utvärdera deras effektivitet och verkningar i förhållande till målen. Vid bedömningen av konsekvenserna ska man åtminstone använda de gemensamma kvalitetsindikatorerna, de indikatorer som används i den egna kvalitetskontrollen och de observationer som gjorts vid den egna kvalitetskontrollen samt dra slutsatser av resultaten.

4 §
Interna revisioner och kvalitetskontroll

För kvalitetsmätningen av besiktningsverksamheten ska man använda de gemensamma kvalitetsindikatorerna och andra indikatorer som utarbetats för den egna kvalitetskontrollens behov. Resultaten av de gemensamma kvalitetsindikatorerna ska behandlas för varje enskilt besiktningsställe med de metoder som Trafiksäkerhetsverket bestämt. Resultaten av indikatorerna ska beaktas vid planeringen av de interna revisionerna.

Om innehavaren av en besiktningskoncession har meddelats en sådan anmärkning eller varning som avses i 43 § i lagen om fordonsbesiktningsverksamhet eller om innehavaren i övrigt har observerat allvarliga avvikelser i verksamheten, ska de interna revisionerna genomföras oftare än planerat.

Det ska finnas en plan och en rapport över de interna revisionerna. De dokumenterade uppgifterna om de interna revisionerna ska bevaras i minst tre år.

Organisationen ska säkerställa att behövliga reparationer och korrigerande åtgärder planeras och genomförs utan dröjsmål. De korrigerande åtgärderna ska inledas genom en utredning av problemets verkliga orsaker. Organisationen ska välja och genomföra de åtgärder som mest sannolikt avlägsnar problemet och förhindrar att det uppstår igen. Organisationen ska följa upp de korrigerande och förebyggande åtgärdernas verkningar för att försäkra sig om deras effekt. I bedömningen av verkningarna ska man använda sig av de gemensamma kvalitetsindikatorerna, de indikatorer som används i den egna kvalitetskontrollen och de observationer som gjorts vid den egna kvalitetskontrollen. I organisationen ska man använda sig av dokumenterade, fungerande och effektiva problemlösningsmetoder.

5 §
Övervakning av skyldigheter som gäller besiktningsverksamhet

Besiktningsstället ska ha uppdaterade och dokumenterade förfaranden genom vilka man kan identifiera och genomföra alla krav som ställs i de författningar och föreskrifter samt andra krav som gäller verksamhet, produkter och tjänster i anknytning till besiktningsställets besiktningsverksamhet.

6 §
Identifiering av jäv i besiktningsverksamheten

Besiktningsstället ska försäkra sig om att besiktarna och den person som svarar för besiktningsverksamheten har tillräckligt med kunskaper och färdigheter för att lösa jävsituationer.

Besiktningsstället ska använda sig av dokumenterade förfaranden, genom vilka det säkerställs att ingen annan fordonsrelaterad verksamhet än besiktningsverksamheten inverkar på besiktningsbeslutet. En innehavare av besiktningskoncession, som utöver besiktningen har annan fordonsrelaterad verksamhet, ska ha dokumenterade uppgifter om gjorda underhålls- och reparationsarbeten som sträcker sig till personnivå. De dokumenterade uppgifterna ska bevaras i minst fyra år.

7 §
Datasekretess

Lokaler och anordningar som används för besiktning ska vara sådana att besiktningsuppgifterna kan utföras utan att den datasekretess som krävs riskeras.

Lokalerna ska vara ordnade på ett sådant sätt att säker och även i övrigt behörig lagring av registreringsskyltar, blanketter och handlingar är möjlig.

8 §
Förbindelser till fordonstrafikregistret

Besiktningsstället ska ha förbindelser till fordonstrafikregistret, så att uppgifterna om besiktning snabbt och tillförlitligt kan registreras i fordonstrafikregistret.

9 §
Handlingar och andra uppgifter som ska bevaras på besiktningsstället

På besiktningsstället ska åtminstone följande handlingar eller kopior av dem bevaras och uppdateras:

1) hyresavtal och nyttjanderättsavtal i fråga om lokaler och besiktningsanordningar,

2) serviceavtal för anordningar som används vid besiktningen samt service- och besiktningsprotokoll,

3) protokoll över lagstadgade besiktningar,

4) betyg eller betygsavskrifter över personalens grund- och vidareutbildning,

5) förteckning över tillverkningsnummer,

6) förteckning över klistermärken som använts för att ange körförbud för fordon som meddelats körförbud vid periodisk besiktning eller kontrollbesiktning,

7) förteckning över besiktningar som utförts någon annanstans än på besiktningsstället.

På besiktningsstället ska finnas uppdaterade handlingar eller kopior av de handlingar som avses i 1 mom. 1–3 punkten samt motsvarande handlingar för de senaste fem åren. Av de handlingar som avses i 4 punkten i nämnda moment ska kopior eller motsvarande uppgifter finnas tillgängliga. De handlingar som avses i 5 punkten i nämnda moment ska bevaras femton år. De handlingar som avses i 6 och 7 punkten ska dock bevaras tre år.

10 §
Ikraftträdande

Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2014.

Genom denna förordning upphävs trafikministeriets beslut om koncession för fordonsbesiktning (202/1999).

  Helsingfors den 6 mars 2014

Trafikminister
Merja Kyllönen

Trafikråd, ledande sakkunnig
Kari Saari

Finlex ® är en offentlig och gratis internettjänst för rättsligt material som ägs av justitieministeriet.
Innehållet i Finlex produceras och upprätthålls av Edita Publishing Ab. Varken justitieministeriet eller Edita svarar för eventuella fel i innehållet i databaserna, för den omedelbara eller medelbara skada som orsakas av att felaktig information används eller för avbrott i användningen av eller andra störningar i Internet.