18.3.2022

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttäminen rekisterinpitäjän pyynnöstä poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös

Asia

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttäminen rekisterinpitäjän pyynnöstä poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta

Vireillepanija

Tietosuojavaltuutetun toimiston omaaloite

Rekisterinpitäjä

Oulun kaupunki, sosiaali- ja terveyspalvelut

Kysymyksessä oleva henkilötietojen käsittely

Tietosuojavaltuutetun toimiston poliisilta saamien tietojen mukaan poliisille on tullut lukuisia henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annetun lain (1054/2018, jäljempänä rikosasioiden tietosuojalaki) 23 §:n mukaisia rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevia pyyntöjä, joissa rekisteröity on käyttänyt tarkastusoikeutta rekisterinpitäjän pyynnöstä. Poliisilta saadun tiedon mukaan ilmeisesti rekisterinpitäjän sosiaali- ja terveyspalvelut ovat edellyttäneet tukiperhe- tai sijaisperhetoimintaan hakeutuvilta henkilöiltä, että he käyttävät rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta ja toimittavat saamansa vastauksen rekisterinpitäjän nähtäväksi

Rekisterinpitäjältä saatu selvitys

Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artiklan 58 kohdan 1 ja tietosuojalain (1050/2018) 18 §:n nojalla tietosuojavaltuutetun toimisto on pyytänyt jäljempänä olevilla kysymyksillä selvitystä rekisterinpitäjältä. Oulun kaupungin hyvinvointipalvelujen selvitys on saatu 13.12.2021. Selvityksen on antanut sosiaalijohtaja. Vastauksina selvityspyynnössä esitettyihin kysymyksiin rekisterinpitäjä totesi seuraavaa:

1. Onko Oulun kaupungin sosiaalipalvelut edellyttänyt esimerkiksi sijais- tai tukiperhetoimintaan hakeutuvia henkilöitä toimittamaan Oulun kaupungin sosiaalipalvelulle tarkastusoikeuden käyttämisen perusteella?

Kyllä. Asia liittyy perhehoitajien hyväksymisprosessiin. Perhehoitolain 6 §:n mukaan perhehoitajaksi voidaan hyväksyä henkilö, joka koulutuksensa, kokemuksensa tai henkilökohtaisten ominaisuuksiensa perusteella on sopiva antamaan perhehoitoa. Ennen toimeksiantosopimuksen tekemistä perhehoitajaksi aikovan henkilön on suoritettava tehtävän edellyttämä ennakkovalmennus. Perhehoitolaissa tai muuallakaan ei ole säädetty rekisterinpidosta eikä viranomaisten oikeudesta tietojen saamiseen perhehoitajaksi hakeutuvien ja hyväksyttävien henkilöiden osalta. Lähtökohtaisesti lastensuojelu- kuten muillakin sosiaalihuollonviranomaisilla on asiakasasioissa erittäin laaja tiedonsaantioikeus toisilta viranomaisilta, kuten poliisilta, sosiaalihuollon asiakaslain 20 §:n nojalla silloin, kun se on välttämätöntä sosiaalihuollon järjestämiseksi. Koska perhehoitaja ei ole sosiaalihuollon asiakas eikä perhehoitajaksi hakeutumisvaiheessa hänen luokseen ole sijoitettu asiakasta, sosiaalihuollon asiakaslain ja sen tietojen saamiseen oikeuttavan säännöksen soveltuminen on epäselvää ja Oulun kaupungin tiedossa on, että osa kunnista on katsonut sen soveltuvan myös perhehoitajiksi hakeutuviin.

Toisin kuin perhehoitolakiin, adoptiolakiin on otettu erikseen säännös sosiaalihuollon asiakaslain soveltumisesta adoptioneuvonnan saajaan (adoptiolaki 96 §). Vastaava viittaus, jossa nimenomaisesti todetaan asiakaslain soveltuvan perhehoitajaksi hakeutuvaan tai ennakkovalmennuksessa olevaan henkilöön, olisi lastensuojeluviranomaisten näkemyksen mukaan välttämätöntä lisätä myös perhehoitolakiin.

Lastensuojelun sijoittamat lapset ovat erityisen haavoittuvassa asemassa ja tuen tarpeessa olevia, usein traumatisoituneita lapsia, joiden hoitaminen ja kasvattaminen perhehoitajan toimesta on julkinen hallintotehtävä. Punnittaessa eri toimenpiteiden vaikutuksia henkilöiden oikeuksiin, lastensuojeluviranomaisten ovat ensisijaisesti huomioitava lapsen etu. Edellä mainituista syistä lastensuojeluviranomaisten on varmistettava, että olosuhteet perhehoitajan luona ovat turvalliset ja vakaat ja että sijoitetut lapset saavat sijaishuollossa parempaa huolenpitoa kuin kotonaan.

Lastensuojeluviranomaiset ovat katsoneet välttämättömäksi varmistua henkilön soveltumisesta perhehoitajaksi jo ennen kuin hänen luokseen on sijoitettu lapsia. Pelkästään tiedot, jotka ilmenevät lasten kanssa toimivien rikosrekisteriotteelta, eivät ole lastensuojeluviranomaisten näkökulmasta olleet riittäviä perhehoitajan tehtävään sopivuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi poliisin tiedoista ilmenevät kotihälytykset päihtymyksen tai perheväkivallan vuoksi tai muu häiriökäyttäytyminen ovat välttämättömiä tietoja, koska ne voivat olla esteenä perhehoitaja toimimiselle.

Kuten todettua, asiakaslain 20 §:n soveltuminen siinä vaiheessa, kun henkilö hakeutuu perhehoitajaksi eikä hänelle ole vielä sijoitettu lapsia, on valtakunnallisesti epäselvää. Oulussa on tulkittu niin, ettei sosiaalihuollon asiakaslaki sovellu perhehoitajaksi hakeutuvaan henkilöön koulutus-/hyväksymisvaiheessa, jolloin hänen luonaan ei ole sijoitettuna asiakasta. Näin ollen vaihtoehdoksi on jäänyt tietojen pyytäminen perhehoitajaksi hakeutuvan suostumuksella tai tietojen pyytäminen perhehoitajaksi hakeutuvalta itseltään.

Poliisilta saadun tiedon mukaan tietoja tai lausuntoa ei voida luovuttaa viranomaiselle pelkästään henkilön suostumuksen nojalla. Tästä syystä käytännöksi on muodostunut poliisitietojen pyytäminen nähtäväksi suoraan perhehoitajiksi hakeutuvilta itseltään.

Oulun kaupungin omina tukiperhehoitajina toimivat vain perhehoitajaksi hyväksytyt henkilöt, joiden osalta menettely on kuvattu yllä. Muu tukiperhe ja tukihenkilötoiminta Oulussa on ostopalvelua. Ostopalvelun osalta kaupunki ei ole tehnyt arviota henkilön soveltumisesta tukiperheeksi tai tukihenkilöksi, vaan soveltuvuuden arvioinnin on tehnyt yksityinen palveluntuottaja.

2. Jos Oulun kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, niin kuka tai mikä toimielin on päättänyt menettelyn käyttöönottamisesta ja kenen toimesta ja miten menettely on ohjeistettu?

Poliisitietojen tarkistaminen perhehoitajiksi hakeutuvien osalta on ollut käytäntönä jo pitkään, eikä tiedossa ole, että siitä olisi varsinaisesti päätetty tai asiaa käsitelty kunnan toimielimessä.

3. Jos Oulun kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, miten saatuja tietoja on käsitelty (kuka on voinut käsitellä tietoja, onko niitä tallennettu jollekin alustalle ja kuinka kauan tietoja säilytetään)?

Poliisitietoja, kuten muitakin perhehoitajaksi hakeutuvilta pyydettyjä tietoja ovat käsitelleet Oulun kaupungilla vain tietyt nimetyt virkamiehet ja työntekijät sijaishuollon tukiyksikössä, jonka tehtäviin perhehoitajien hyväksyntä kuuluu. Poliisitietoja ei ole otettu vastaan, kerätty eikä tallennettu lastensuojeluviranomaisten tietojärjestelmiin, vaan järjestelmässä on pelkkä merkintä tietojen tarkastuspäivämäärästä ja tarkastajasta.

4. Jos Oulun kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, aikooko se edelleen jatkaa kysymyksessä olevaa toimintaa?

Tietosuojavaltuutetun tietopyynnön jälkeen Oulun kaupunki on tullut tietoiseksi Tietosuojavaltuutetun Helsingin kaupungin menettelyä koskevasta päätöksestä 15.1.2021 (6689/186/20), josta Helsingin kaupunki on valittanut. Asiantilan ollessa epäselvä Oulun kaupungin lastensuojeluviranomaiset eivät ole enää pyytäneet perhehoitajiksi hakeutuvilta poliisitietoja.

Oulun kaupungin lastensuojeluviranomaisten näkökulmasta on kuitenkin riskialtista, ettei perhehoitajaksi tai tukiperheeksi hakeutuvien osalta voitaisi missään tilanteessa tarkistaa poliisin tietoja. Oulun kaupungin lastensuojeluviranomaisten näkökulmasta 'lainsäädäntöön tulisi lisätä perhehoitajiksi aikovien ja perhehoitajien tietojen rekisteröintiä koskevat pykälät sekä tietojen tarkastamisen osalta viittaus sosiaalihuollon asiakaslain 20 §:n soveltumiseen perhehoitajaksi aikovan soveltuvuuden arvioimiseen. Tämä mahdollistaisi tietojen pyytämisen jo siinä vaiheessa, kun henkilö hakeutuu perhehoitajaksi tai tukiperheeksi ja viranomainen katsoo, että tiettyjen tietojen pyytäminen on välttämätöntä henkilön sopivuuden arvioimiseksi ja lapsen edun turvaamiseksi.

Perhehoitajiksi hakeutuvat ja hyväksytyt on välttämätöntä merkitä viranomaisen henkilörekisteriin. Tämä tietojen rekisteröinti, kuten myös oikeus saada tietoja perhehoitajaksi hakeutuvasta henkilöstä, on tällä hetkellä perustettava lain puuttuessa suostumukseen, mikä ei lastensuojeluviranomaisten näkökulmasta ole tarkoituksenmukaista ottaen huomioon EU-tietosuoja-asetuksen periaatteet, joiden mukaan viranomaisten osalta henkilötietojen keräämisen tulisi perustua ensisijaisesti lakiin. Toivottavaa olisikin, että lainsäädäntöä täsmennettäisiin tältä osin pikaisesti.

Sovellettavat säännökset ja asian arviointi

Rekisterinpitäjä on ottanut käyttöön menettelytavan, jossa perhehoitajiksi haluavien henkilöiden tulee käyttää rikosasioiden tietosuojalain 23 §:ssä säädettyä rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta ja esittää tarkastusoikeuden perusteella saamansa henkilötiedot rekisterinpitäjän edustajalle. Perhehoidolla tarkoitettaan perhehoitolain (263/2015) 3 §:n mukaista perhehoitoa.

Tietosuoja-asetuksen 1 luvun 4 artiklan 2 kohdassa on määritelty henkilötietojen käsittely, henkilötietojen käsittelyä on myös se, että rekisterinpitäjä edellyttää rekisteröityä esittämään henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ja tarkistaa niitä.

Tietosuoja-asetuksen artiklan 10 mukaan rikostuomioihin ja rikoksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely 6 artiklan 1 kohdan perusteella suoritetaan vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa säädetään asianmukaisista suojatoimista rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi. Kattavaa rikosrekisteriä pidetään vain julkisen viranomaisen valvonnassa.

Tietosuoja-asetus on jäsenvaltioissa suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohta kuitenkin mahdollistaa yksityiskohtaisempien säännösten antamisen asetuksen säännösten mukauttamiseksi silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohta edellyttää, että henkilötietojen käsittelyn perustasta säädetään näissä tilanteissa unionin oikeudessa tai rekisterinpitäjään sovellettavassa jäsenvaltion lainsäädännössä. Tällainen lainsäädäntö voi sisältää säännöksiä muun muassa käsiteltävien tietojen tyypistä, rekisteröidyistä, tahoista, joille ja tarkoituksista joihin henkilötietoja voidaan luovuttaa.

Suomen kansallisessa lainsäädännössä on tietosuoja-asetuksen 10 artiklan tarkoittama säädös, joka koskee perhehoitajien osalta rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä. Perhehoitajan rikostaustan tarkistamiseen sovelletaan lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettua lakia (504/2002), tämän lain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisesti. Lainsäädännöllä on siten luotu oikeasuhtainen ja tarkoituksenmukainen menettely lasten kanssa työskentelevien rikostaustan tarkistamiseksi.

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden tavoitteena on se, että rekisteröidyllä on mahdollisuus käyttää tätä oikeutta, jotta hän voi itse pysyä perillä käsittelyn lainmukaisuudesta ja tarkistaa sen. Viranomainen ei voi edellyttää rekisteröityä toimittamaan itselleen rekisteröidyn tarkastusoikeuden käytön perusteella saamia tietoja, eikä siten käyttää rekisteröidyn tarkastusoikeutta viranomaisen tiedonhankkimisen välineenä. Vaikka rekisterinpitäjän käsityksen mukaan laajempi tietojen hankkiminen ja henkilötietojen käsittely olisi perusteltua, rekisterinpitäjä ei voi ottaa laissa säädetyn menettelyn lisäksi käyttöön täydentäviä lainvastaisia menettelytapoja.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä viranomaistehtävissä noudatetaan tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtia ja niiden perusteella annettuja kansallisia säännöksiä. Rikostuomioita ja rikoksia tai niihin liittyvien turvaamistoimien osalta viranomaisen toimintaa koskevien säännösten tulee täyttää tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa määrätyt edellytykset. Edellyttäessään, että perhehoitajiksi pyrkivien on käytettävä rikosasioiden tietosuojalain 23 §:n mukaista tarkastusoikeutta ja käsitellessään tarkastusoikeuden perusteella saatuja henkilötietoja rekisterinpitäjä on toiminut vastoin tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklan säännöksiä, koska sillä ei ole ollut kysymyksessä olevaan henkilötietojen käsittelyyn lainmukaista perustetta.

Apulaistietosuojavaltuutetun huomautus

Annan rekisterinpitäjälle tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisen huomautuksen, koska rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytoimet ovat edellä selostetulla tavalla olleet tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklan vastaisia. Rekisterinpitäjä on ilmoittanut, että se ei jatka kysymyksessä olevaa toimintaa.

Apulaistietosuojavaltuutetun ohjaus

Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan perhehoitolaissa tai muuallakaan ei ole säädetty rekisterinpidosta eikä viranomaisten oikeudesta tietojen saamiseen perhehoitajaksi hakeutuvien ja hyväksyttävien henkilöiden osalta. Ohjauksena totean, että perhehoitajan rikostaustan tarkistamiseen sovelletaan lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettua lakia (504/2002), tämän lain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisesti (edellä kohta 5).

Muutoksenhaku

Tietosuojalain (1050/2018) 25 §:n mukaan tähän päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen noudattaen mitä laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) säädetään. Valitus tehdään hallinto-oikeuteen.

Tiedoksianto

Päätös annetaan tiedoksi hallintolain (434/2003) 60 §:n mukaisesti postitse saantitodistusta vastaan.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.