12.5.2014

ASIA
Tietosuojavaltuutetulta kysyttiin valtuustoaloitteesta, joka koski kaupunginvaltuuston kokousten kuvaamista ja materiaalin esittämistä. Kysyjä kertoi tekevänsä selvitystä aloitteeseen liittyen ja tiedusteli, onko seikkoja, jotka tulisi ottaa huomioon henkilötietolain puitteissa. Lisäksi hän tiedusteli, mitä eroa sillä on, näytetäänkö kokous suorana Internet-lähetyksenä vai laitetaanko se verkkoon myöhempää katselua varten.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN OHJAUS
Tietosuojavaltuutetulla ei ole lupatoimivaltaa. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa itse henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta omassa toiminnassaan. Tietosuojavaltuutettu antaa kuitenkin yleistä ohjausta ja neuvontaa henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Henkilötiedon käsite ja henkilötietolain soveltamisala
Henkilötietolaki (523/1999) on henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislaki ja sen periaatteita sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, ellei erityislaissa toisin säädetä. Kuvaamisesta ei ole säädetty erityistä tietosuojalakia.

Henkilötietolakia sovelletaan henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn. Myös muuhun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tätä lakia silloin, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa.

Henkilötietolaissa tarkoitetaan henkilötiedolla kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Valokuva tai muu kuvamateriaali, josta henkilö on tunnistettavissa, on lähtökohtaisesti henkilötieto

Henkilötiedoilla tarkoitetaan alustalle (tallentava video, tietokone, digitaalikamerajärjestelmä, palvelin tms.) talletettuja tietoja, jotka voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista henkilöä koskevaksi (esimerkiksi kuva). Näin ollen talletetut kuvat ja ääni ovat henkilötietolaissa tarkoitettuja henkilötietoja, jos henkilö on niistä tunnistettavissa.

Tietosuojavaltuutettu muistutti kuitenkin, että henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään. Tästä säädetään henkilötietolain 6 §:ssä.

Lisäksi hän huomautti, että henkilötietojen käsittelyä toimituksellisia sekä taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten koskevat soveltuvin osin ainoastaan 1–4 ja 32 §, 39 §:n 3 momentti, 40 §:n 1 ja 3 momentti, 42 §, 44 §:n 2 kohta, 45–47 §, 48 §:n 2 momentti sekä 50 ja 51 §, jollei 17 §:stä muuta johdu.

Henkilötietolain lisäksi
Yleisenä ohjauksena tietosuojavaltuutettu kiinnitti huomiota kaupunginvaltuuston kokousten kuvaamisessa ainakin seuraaviin seikkoihin:

1. Kunnan tiedottamisvelvollisuuteen

• kuntalain (365/1995) 29 §:ään ja

• julkisuuslain (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) 20 §:ään

• " Kunnan yhteisten asioiden hoitoa sisältävistä päätöksistä ja niiden valmistelusta on tiedotettava. Yksityishenkilöitä ja -asioita koskevista päätöksistä ei yleensä ole tarpeellista tiedottaa yksityiskohtaisesti. Jokaisen tiedonsaantioikeus muista kuin salassa pidettävistä asiakirjoista on kuitenkin turvattava ."- Kuntaliiton yleiskirje 10/80/2008

2. Julkisuuslain (621/1999) salassapitosäännöksiin

• Miten on tarkoitus käsitellä asioita, jotka ovat julkisuuslain nojalla salassapidettäviä?

• Tietosuojavaltuutettu ei ole toimivaltainen arvioimaan toisen viranomaisen puolesta, mikä tieto on julkinen ja salassapidettävä. Jokainen viranomainen tulkitsee salassapitosäännöksiä omasta puolestaan. Viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin. Ohjausta voi kuitenkin hakea esim. toimistomme oppaista Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekistereistä ja Salassapidettävien tietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekistereistä .

• Erityisesti ottaen huomioon Kuntaliiton ohjeet Salassapidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä

• Miten on tarkoitus käsitellä asioita, jotka eivät ole julkisuuslain nojalla salassapidettäviä, mutta Kuntaliiton ohjeen perusteella tiedottamisintressi ei edellyttäisi tiedon julkaisemista verkossa ja yksityisyyden suojan kannalta tietoa ei tulisi verkossa julkaista?

• Yksityisyyden suojan ja julkisuusperiaatteen väliseen rajanvetoon ja punnintaan on tärkeää kiinnittää huomiota.

3. Siihen, mitä on säädetty laissa sananvapauden käyttämisestä joukkoviestinnässä (460/2003)

• lakia sovelletaan Suomessa harjoitettavaan julkaisu- ja ohjelmatoimintaan

• vastaavasta toimittajasta säädetään lain 4 §:ssä

• ohjelman ja verkkojulkaisun tallentamisesta säädetään lain 6 §:ssä

• julkaisijan on huolehdittava siitä, että julkaisussa, aikakautisessa julkaisussa ja verkkojulkaisussa on tieto julkaisijasta. (5 §)

• lain 4 luvun säännökset vastuusta verkkoviestin sisällöstä

Tietosuojavaltuutettu katsoi, että valtuuston kokousten suoratoisto (englanniksi streaming) voi olla sinänsä asiallisesti perusteltua toimintaa, kun se toteutetaan siten, ettei samalla paljasteta henkilöiden julkisuuslain tai erityislain nojalla salassapidettäviä tai arkaluonteisia henkilötietoja.