30.3.2007

Tietosuojavaltuutetun ohjaus 30.3.2007

ASIA
Oppilaitoksessa suunniteltiin otettavaksi käyttöön eräs x-ohjelmiston ominaisuus arvostelun ja arvioinnin seurannassa. Sen avulla opettajilla olisi mahdollisuus nähdä työasemillaan oppilaitoksessa opiskelevien kurssisuoritukset ja valinnat. Oppilaitos tiedusteli suunnitelman laillisuutta.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN VASTAUS
Jokainen työntekijä voi käsitellä vain sellaisia henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan opettajalla on työtehtävissään tarve käsitellä opettamiensa opiskelijoiden henkilötietoja. Asiassa jäi epäselväksi, minkälaisissa työtehtävissä opettajien olisi tarpeellista ja asiallisesti perusteltua käsitellä muiden kuin opettamiensa opiskelijoiden henkilötietoja.

Henkilötietolain periaatteena on henkilötietojen käsittelyn minimointi. Siksi tietosuojavaltuutettu suositteli analysoimaan, minkä vuoksi oppilaitoksessa olisi tarve siirtyä tiedusteltuun käytäntöön. Tilastotietojen käyttöä arvostelun ja arvioinnin seurannassa henkilötietolaki ei rajoita, koska niitä ei voida yhdistää millään tavalla yksittäisiin opiskelijoihin.

Perustelut
Oppilaitoksessa kaikki sellaiset opiskelijasta kerättävät tiedot, jotka voidaan yhdistää häneen jollakin tavalla, ovat henkilötietoja. Niitä ovat myös opiskelijan kurssisuorituksia ja valintoja koskevat tiedot. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia.

Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että oppilaitoksen ja opiskelijan välillä on asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys, mihin opiskelijoiden henkilötietojen käsittely oppilaitoksissa perustuu. Henkilötietolaki velvoittaa määrittelemään henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset. Oppilaitoksissa opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opetuksen järjestäminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä vain tavalla, joka ei ole yhteen sopimaton henkilötietojen määritellyn käyttötarkoituksen kannalta.

Käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötiedot tulee myös suojata asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä. Lisäksi käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia.

Opiskelijoiden henkilötietojen salassa pidosta on säännöksiä lukiolaissa ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki). Erityislaista ilmenee, missä tilanteissa ja kenellä on oikeus saada salassa pidettäviä tietoja.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET
Henkilötietolaki: 38 §, 3 § 1 ja 2 kohta, 5 §, 6 §, 7 §, 8 § 1 mom. 5 kohta, 9 §, 32 §
Lukiolaki 32 §, julkisuuslaki 24 §