Finlex ®

Henkilötietojen käsittely - Lupahakemus - Eläinten adoptio - Yhteysvaatimus

Diaarinumero:	8/932/2017
Antopäivä:	13.12.2017
Taltio:	12/2017

Hakija pyysi tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitettua lupaa henkilötietojen käsittelemiseksi sellaisia henkilöitä koskien, joille hakija ei luovuta adoptioeläimiä. Asiassa saadun selvityksen mukaan henkilötietojen kerääminen perustuisi adoptoinnista kiinnostuneen henkilön omaan yhteydenottoon. Tietosuojalautakunta katsoi, että tietoa henkilön soveltumattomuudesta adoptioprosessiin voidaan tällöin käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan tarkoittaman yhteysvaatimuksen perusteella. Tietosuojalautakunta jätti lupahakemuksen siten tarpeettomana tutkimatta.

HAKIJA   Rescueyhdistys KULKURIT ry (jäljempänä hakija)

HAKEMUS

Hakija pyytää tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitettua lupaa henkilötietojen käsittelemiseksi sellaisia henkilöitä koskien, joille ei luovuteta adoptioeläimiä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta jättää hakemuksen tarpeettomana tutkimatta.

HAKEMUKSEN TAUSTA JA PERUSTELUT

Taustaa

Hakija on aloittanut toimintansa toukokuussa 2012. Hakija on eläinsuojelujärjestö, jonka tavoitteena on vaikuttaa eläinsuojeluun monitahoisesti ja usealla sektorilla. Merkittävimpinä toimialueina ovat eläinten steriloinnit, valistus ja adoptiotoiminta. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää kodittomien eläinten, erityisesti koirien ja kissojen, asemaa, elinolosuhteita sekä niiden henkistä ja fyysistä hyvinvointia.

Hakija käsittelee henkilötietoja pääasiallisesti adoptiotoiminnassaan, jossa kodittomille eläimille etsitään pysyvä koti. Henkilötietoja käsitellään adoptioprosessissa henkilötietolain mukaisesti ja rekisteröidyn toimeksiannosta ja suostumuksella.

Adoptioprosessissa henkilötietoja käsitellään näin ollen yhteisymmärryksessä rekisteröidyn kanssa ja adoptioprosessin asianmukaisen hoitamisen takaamiseksi. Sen lisäksi, että eläinten adoptioprosessissa edellytetään henkilötietojen käsittelyä, olisi hakijan toiminnan kannalta tärkeää, että se voisi pitää hallussaan tietoja sellaisista henkilöistä, joille eläimiä ei luovuteta. Henkilötietolaki ei anna tähän mahdollisuutta ilman erillistä tietosuojalautakunnan myöntämää lupaa. Näin ollen hakija pyytää tietosuojalautakuntaa arvioimaan, voidaanko tällainen lupa hakijalle myöntää yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja hakijan toiminnan harjoittamiseksi.

Hakijan näkemyksen mukaan se harjoittaa sellaista tärkeää yleistä etua koskevaa tehtävää eläinsuojelun alalla, johon lupa tulisi myöntää. Yhdistys on merkittävä tekijä eläinsuojelutyössä Suomessa ja kansainvälisesti. Tiedon jakaminen adoptioon soveltumattomista kodeista ja henkilöistä edistäisi ennen kaikkea eläinten etua ja yhdistyksen tavoitteita eläinsuojelutyössä.

Henkilötietojen käsittely

Luvanvaraisia henkilötietoja ei käsiteltäisi hakijan sisällä julkisesti, vaan oikeus tietojen tarkasteluun ja muokkaamiseen varattaisiin koirien luovutuspäätöksiä tekeville henkilöille eli niin sanotuille koiravaraajille. Koiravaraajat tekevät päätöksiä adoptioprosessiin soveltuvista henkilöistä ja kodeista haastatteluiden ja tarvittavien selvitysten perusteella.

Adoptioprosessiin soveltumattomista henkilöistä olisi tarpeen pitää hallussa nimitiedot sekä tiedot asuinpaikasta. Tarkempia henkilötietoja, kuten henkilötunnuksia tai osoitetietoja, ei olisi tarpeen käsitellä. Lisäksi tietoihin liitettäisiin asianmukaiset perustelut sille, minkä vuoksi kyseiselle henkilölle luovuteta eläintä adoptioprosessissa.

Hakijan toiminnassa on tärkeää pystyä jakamaan aikaisempia kokemuksia ja tietotaitoa hakijan aktiivijäsenten kesken. Henkilöä ei pidettäisi adoptioon soveltumattomana pelkästään huhupuheiden perusteella tai ilman asianmukaisia syitä. Näkemys adoptioon soveltumattomuudesta perustuisi hakijan aktiivijäsenten omiin aiempiin kokemuksiin ja perusteltuihin tosiseikkoihin. Näin ollen tällaisten henkilöiden henkilötietojen käsittely helpottaisi myös aiemman kokemuksen ja tiedon siirtämistä muille jäsenille ja helpottaisi yhdistyksen harjoittaman vapaaehtoistyön käytännön arkea.

Hakija korostaa, että luvan myöntämisellä olisi suuri merkitys sen eläinsuojelutarkoituksen edistämisessä ja eläinsuojelutyön käytännön toteuttamisessa. Konkreettista hyötyä saataisiin myös siitä, ettei eläimiä jouduttaisi uudelleensijoittamaan kodista toiseen, vaan adoptioprosessissa päätöksiä tekevillä henkilöillä olisi välittömästi saatavillaan tarvittava ja perusteltu tieto päätöksenteon taustalla.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutetun lausunto 7.9.2017

Tietosuojalautakunta on varannut tietosuojavaltuutetulle mahdollisuuden antaa lausuntonsa hakijan lupahakemuksesta. Tietosuojavaltuutettu on antanut asiassa lausunnon.

Henkilötietolain 6 §:ssä säädetään, että henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään.

Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Rekisterinpitäjän on myös huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä. Rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn merkitys rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

Erityisen ongelmallisena tietosuojavaltuutettu pitää hakijan toteamusta siitä, että ”[H]enkilöä ei pidettäisi adoptioon soveltumattomana pelkästään huhupuheiden perusteella tai ilman asianmukaisia syitä. Näkemys adoptioon soveltumattomuudesta perustuisi yhdistyksen aktiivijäsenten omiin kokemuksiin ja perusteltuihin tosiseikkoihin.” Epäselväksi jää, mitä tarkoitetaan ”perustelluilla tosiseikoilla”. Myös ilmaus ”aktiivijäsenten omat kokemukset” on arveluttava. Muutoinkaan ei ole selvää, millaisella perusteella tällaiselle tietynlaiselle mustalle listalle rekisteröidyn henkilötiedot tulisivat päätymään. Erityisen ongelmallisena tietosuojavaltuutettu pitää tätä ottaen huomioon sen, mitä henkilötietolain 9 §:ssä säädetään tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimuksesta. Hakemuksesta ei käy ilmi, miten hakijan on tarkoitus varmistua siitä, ettei käsitellä virheellisiä henkilötietoja, toisin sanoen, etteivät rekisteröidyn tiedot esimerkiksi päädy listalle ilman perusteita.

Asiassa ei ole selvää, mistä tiedot, joita haettu lupa koskisi, kerättäisiin. Epäselväksi jääkin, oltaisiinko siis aikeissa käsitellä yhdistyksen toimintaan liittymättömien henkilöiden tietoja ja jos niin, mistä niitä oltaisiin aikeissa kerätä. Jos kyse olisi esimerkiksi yhdistyksen kautta aikaisemmin lemmikkiä hakeneista henkilöistä, peruste tällaisia henkilöitä koskevien henkilöiden henkilötietojen käsittelylle voisi tietyin edellytyksin, ottaen kuitenkin huomioon sen, mitä lain 6 ja 9 §:ssä on säädetty, olla 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys. Epäselväksi jää myös, mitä tarkoitetaan ”tiedon jakamisella adoptioon soveltumattomista kodeista ja henkilöistä”, toisin sanoen keiden kesken tietoa oltaisiin jakamassa ja mistä tieto olisi peräisin.

On huomattava, että jos tarkoituksena on käsitellä arkaluonteisia tietoja, perusteen käsittelylle tulee löytyä henkilötietolain 12 §:stä. Näin ollen jos kyse on esimerkiksi rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta koskevasta tiedosta, tulee käsittelyn perustua henkilötietolain 12 §:ään.

Lupahakemuksen mukaan tarkoituksena olisi käsitellä rekisteröityjen nimeä ja asunpaikkaa koskevia tietoja. Lisäksi on syytä ottaa huomioon, että rekisteröityjä koskevana henkilötietona käsiteltäväksi tulisi myös tieto siitä, mitä lupahakemuksen kohteena oleva rekisterimerkinnän sisältö olisi. Epäselväksi jää myös, sisältyisikö merkintään tietoa siitä, miksi henkilö ei sovellu adoptioprosessiin vai pelkästään tieto siitä, että kyseinen henkilö ei sovellu adoptioprosessiin.

Lupahakemus on monelta osin epäselvä ja puutteellisesti perusteltu. Tietosuojavaltuutettu toteaa näkemyksenään, että hakemuksessa annettujen tietojen perusteella ei lupaa henkilötietojen käsittelylle tulisi myöntää.

Hakijan selitys 4.10.2017

Tietosuojalautakunta on varannut hakijalle mahdollisuuden antaa selityksensä tietosuojavaltuutetun lausunnon johdosta. Hakija on antanut asiassa selityksen.

Lupahakemuksen kohteena olevia henkilötietoja ei käsiteltäisi yhdistyksen sisällä julkisesti, vaan oikeus tietojen tarkasteluun ja muokkaamiseen varattaisiin koirien luovutuspäätöksiä tekeville henkilöille eli niin sanotuille koiravaraajille. Koiravaraajat tekevät päätöksiä adoptioprosessiin soveltuvista henkilöistä ja kodeista haastatteluiden ja tarvittavien selvitysten perusteella. Koiravaraajat keräävät henkilöistä tietoja perustuen näiden henkilöiden omiin yhteydenottoihin. Koiravaraajiin otetaan yhteyttä silloin, kun henkilö on kiinnostunut adoptoimaan eläimen yhdistyksen kautta.

Yhdistyksen hallussa on vain ne henkilötiedot, jotka rekisteröity on yhdistykselle itse luovuttanut, eikä tietoja kerätä esimerkiksi ulkopuolisista tietolähteistä. Tietoja adoptioon soveltumattomista henkilöistä kerätään ensinnäkin koiravaraajien suorittamien haastatteluiden perusteella, jossa henkilön soveltuvuutta adoptioon harkitaan. Tällainen haastattelu ja soveltuvuustesti perustuvat näin ollen rekisteröidyn omaan suostumukseen ja tietojen luovuttamiseen.

Toisaalta yhdistys kokee paljon tilanteita, jossa eläimen jo adoptoivalla henkilöllä tulee ongelmia adoptoidun eläimen kanssa ja jälkikäteen joudutaan toteamaan henkilön soveltumattomuus adoptioon. Tällöin eläin vaihtaa kotia ja eläimen adoptoinut omistaja luopuu omistajan oikeuksistaan. Myös tällöin henkilön tiedot on kerätty henkilöltä itseltään. Henkilötietoja ei näin ollen missään tilanteissa kerätä henkilöistä, joilla ei ole ollut mitään liittymää yhdistyksen toimintaan.

Kuten lupahakemuksessa on tuotu esiin, hakijan näkemyksen mukaan yhdistys harjoittaa sellaista tärkeää yleistä etua koskevaa tehtävää eläinsuojelun saralla, johon lupa tulisi myöntää. Tiedon jakaminen adoptioon soveltumattomista kodeista ja henkilöistä edistäisi ennen kaikkea eläinten etua ja yhdistyksen tavoitteita eläinsuojelutyössä. Tiedot ovat tarpeen koiravaraajien arkipäiväisessä työssä, jossa adoptiopäätökset tehdään.

Jottei henkilön katsottaisi perusteetta olevan sopimaton adoptioprosessiin, olisi henkilön nimen ja asuinpaikan lisäksi tarpeen kerätä tieto siitä, miksi henkilö ei ole soveltuva adoptioon. Tämä tieto olisi vain rekisterin ylläpitäjän nähtävillä ja saatavilla pyynnöstä, jos koiravaraaja tarvitsisi poikkeustapauksessa lisätietoja perusteista. Kerättävät henkilötiedot eivät hakijan näkemyksen mukaan olisi virheellisiä, koska tiedot on vastaanotettu rekisteröidyltä itseltään. Hakijan käsityksen mukaan lausuma adoptioon soveltumattomuudesta ei pääsääntöisesti sisältäisi henkilötietolain 11 §:n mukaista arkaluontoista tietoa. Henkilötietojen sisältö rajattaisiin myös vain välttämättömiin tietoihin henkilötietolain tarpeellisuusvaatimuksen mukaisesti.

Hakijan lisäselvitys 27.11.2017

Tietosuojalautakunta on varannut hakijalle mahdollisuuden lisäselvityksen antamiseen. Tietosuojalautakunta on erityisesti pyytänyt hakijaa tarkentamaan, mikä on se rekisteröityjen joukko, joiden henkilötietojen käsittelyyn lupaa haetaan. Tietosuojalautakunta on niin ikään pyytänyt hakijaa tarkentamaan, miltä osin hakija katsoo, että henkilötietolaki ei anna hakemuksessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn mahdollisuutta eli mihin käsittelyyn lupaa tarkalleen haetaan.

Hakija toteaa antamassaan lisäselvityksessä, että lupaa haetaan sellaisten henkilöiden tietojen säilyttämiselle, joille yhdistys on päättänyt olla adoptoimatta eläintä. Eli käytännössä hakija käsittelisi sellaisten henkilöiden tietoja, joille on päätetty olla luovuttamatta eläintä. Nämä tiedot perustuvat henkilöiltä itseltään kerättyihin tietoihin ja henkilön omaan yhteydenottoon.

Tietoja adoptioon soveltumattomista henkilöistä kerätään ensinnäkin koiravaraajien suorittamien haastatteluiden perusteella, jossa henkilön soveltuvuutta adoptioon harkitaan. Tällainen haastattelu ja soveltuvuustesti perustuvat näin ollen rekisteröidyn oma-aloitteiseen tietojen luovuttamiseen.

Toisaalta yhdistys kokee tilanteita, jossa eläimen jo adoptoivalla henkilöllä tulee ongelmia adoptoidun eläimen kanssa ja jälkikäteen joudutaan toteamaan henkilön soveltumattomuus adoptioon. Tällöin eläin vaihtaa kotia ja eläimen adoptoinut omistaja luopuu omistajan oikeuksistaan. Myös tällöin henkilön tiedot on kerätty henkilöltä itseltään alkuperäisen adoption yhteydessä.

Hakija hakee lupaa siksi, että kun kielteinen eläimen luovutuspäätös tehdään, ei esimerkiksi henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan tarkoittaman yhteysvaatimuksen täyttyminen ole yksiselitteistä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖKSEN PERUSTELUT

Sovellettava lainsäädäntö

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n mukaan tietosuojasuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi sekä seurata henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön kehittämistarvetta ja tehdä tarpeelliseksi katsomiaan aloitteita.

Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentissa säädetään henkilötietojen käsittelyperusteista. Henkilötietoja saa momentin 1 kohdan mukaan käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella. Momentin 2 kohdan mukaan henkilötietoja voi käsitellä esimerkiksi rekisteröidyn toimeksiannosta. Momentin 5 kohdan mukaan henkilötietoja voi käsitellä, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus). Henkilötietoja voi momentin 9 kohdan mukaan käsitellä myös, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 9 §:n 1 momentin mukaan käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia (tarpeellisuusvaatimus). Rekisterinpitäjän on pykälän 2 momentin mukaan huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä (virheettömyysvaatimus). Rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn merkitys rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn, jos käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi muussa kuin yksittäistapauksessa taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai sellaisen julkisen vallan käyttämiseksi, joka kuuluu rekisterinpitäjälle tai sivulliselle, jolle tiedot luovutetaan. Lupa voidaan myöntää myös rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Pykälän 3 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset. Määräyksiä voidaan tietosuojavaltuutetun tai luvan saajan hakemuksesta muuttaa tai täydentää, jos se muuttuneiden olosuhteiden vuoksi on tarpeen.

Luvan tarve

Tietosuojalautakunta voi myöntää henkilötietojen käsittelylle henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan, mikäli mikään muu henkilötietojen henkilötietolain 8 §:n 1 momentin mukainen käsittelyperuste ei tule kyseeseen. Hakija hakee tietosuojalautakunnalta mainittua lupaa, sillä sen mielestä on epäselvää, täyttyykö henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus hakemuksessa kuvatussa henkilötietojen käsittelyssä.

Hakijalta saadun selvityksen mukaan henkilötietojen kerääminen perustuu adoptoinnista kiinnostuneen henkilön omaan yhteydenottoon. Tietosuojalautakunta katsoo, että tietoa henkilön soveltumattomuudesta adoptioprosessiin voidaan tällöin käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan tarkoittaman yhteysvaatimuksen perusteella tarpeellisen ajan senkin jälkeen, kun päätös olla luovuttamatta adoptioeläintä on tehty. Tällöin rekisteröidyllä voitaisiin adoptionhakuprosessiin liittyvän suhteen vuoksi katsoa olevan asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Näin ollen hakija ei tältä osin tarvitse henkilötietojen käsittelylle henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitettua tietosuojalautakunnan lupaa.

Tietosuojalautakunnan tehtäviin ei kuulu henkilötietojen käsittelyä koskevan ohjauksen ja neuvonnan antaminen, vaan tämä tehtävä kuuluu henkilötietolain 38 §:n 1 momentin nojalla tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojalautakunta kuitenkin toteaa, että hakijan hakemuksessaan kuvaamaan henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa liittyvän useita epäselvyyksiä. Tietosuojalautakunta pitää hakijan antaman selvityksen perusteella mahdollisena, että hakijan käsittelemiin henkilötietoihin sisältyy henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja. Tällaisten tietojen käsittely on kielletty, jollei käsittelylle ole henkilötietolain 12 §:n mukaista perustetta. Lisäksi rekisteröidyn informoimiseen ja suostumuksen keräämiseen vaikuttaa asiassa saadun selvityksen ja hakijan toimittaman rekisteriselosteen perusteella liittyvän puutteita. Selvityksen nojalla on esimerkiksi epäselvää, minkä tietojen tallettamiseen suostumus on annettu. Tietosuojalautakunta toteaa, että hakijan tulee huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittelyssä kaikilta osin noudatetaan henkilötietolain säännöksiä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET         

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta (389/1994) 2 §:n 1 kohta.

Henkilötietolaki (523/1999) 6 §, 8 §, 9 ja 43 §:n 1 momentti
 

Päätöksen tekemiseen ovat ottaneet osaa tietosuojalautakunnan puheenjohtaja Pekka Nurmi sekä jäsenet Ahti Saarenpää, Eila Ratasvuori, Tuula Sario, Pertti Saloranta ja Sanna Helopuro.