08.11.1999 21/1999

Rekisterinpitäjä - Henkilötietojen käsittely - Suostumus - Yhteysvaatimus - Luovuttaminen - Konserni - Taloudellinen yhteenliittymä - Henkilötunnus - Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Tietosuojalautakunta myönsi kahdelle Turun kaupungin omistamalle vuokra-asuntoyhtiölle luvan käsitellä yhteisen rekisterin avulla tietoja sellaisista yhtiöiden vuokralaisista, joiden vuokrasuhde oli purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla ja henkilöistä, jotka olivat vuokrasuhteen perusteella velasta vastuussa toiselle hakijayhtiölle. Lupa myönnettiin määräaikaisena ja siihen liitettiin useita lupamääräyksiä.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä, tallettamista, säilyttämistä ja käyttämistä sekä henkilötietojen luovuttamista koskeva lupahakemus.

HAKIJAT
Kiinteistö Oy Lehtolaakso ja TVT Asunnot Oy

Hakijat ovat Turun kaupungin omistamia vuokra-asuntoyhtiöitä, joiden tehtävänä on luoda ja ylläpitää riittävä, kohtuullinen ja laatutasoltaan asukkaiden tarpeita vastaava vuokra-asuntokanta Turun alueella siten, että kaupunkiin suuntautuva muuttoliike mahdollistuu.

HAKEMUS
Hakijat katsovat, että hakemuksessa tarkoitetut rekisteröitävät tiedot ovat henkilötietolain 2 luvun 8 §:n 1 momentin 6 kohdassa tarkoitettuja henkilötietoja, joita hakijat voivat lain mukaan rekisteröidä. Mainitun lainkohdan mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on konsernin tai muun taloudellisen yhteenliittymän asiakkaita koskevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään kyseisen yhteenliittymän sisällä. Mikäli kuitenkin katsotaan, että näin ei ole, hakijat pyytävät tietojen käsittelylle henkilötietolain 2 luvun 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa mainittua lupaa.

Hakijat katsovat, että yhteisen rekisterin perustaminen voisi olla mahdollista ilman lupaa myös henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla.

Hakijat pyytävät, siltä osin kuin se katsotaan tarpeelliseksi,

1) ensisijaisesti lupaa saada kerätä, tallettaa ja käyttää tietoja yhteistä "Erityistapaus vuokralaisrekisteri" - nimistä rekisteriä varten yhtiöiden nykyisistä ja aiemmista vuokralaisasiakkaista ja lupaa saada säilyttää näitä tietoja.

2) Mikäli tämä ei ole mahdollista, hakijat hakevat toissijaisesti lupaa saada perustaa kummallekin yhtiölle oma erillinen rekisterinsä ja lupaa luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla rekisterin tietoja yhtiöiden välillä tilanteessa, jossa henkilö hakee huoneistoa jommankumman yhtiön kautta.

Rekisteröitäviä tietoja on tarkoitus käyttää vuokrasopimuksen solmimisvaiheessa sopimuskumppanin maksukykyä ja - halua sekä elämäntapaa (vuokralaisena) arvioitaessa. Rekisterin avulla tultaisiin myös suorittamaan maksusuoritusten seurantaa.

Rekisteriin talletettaisiin seuraavat tiedot henkilöistä, jotka ovat tai ovat olleet sopimussuhteessa vähintään toiseen rekisteriä pitävään yhtiöön vuokralaisena:

1. Sellaisen vuokralaisen nimi (myös aikaisemmin
käytössä ollut nimi), joka on velkaa yhtiöille.

2. Sellaisen vuokralaisen nimi (myös aikaisemmin
käytössä ollut nimi), jonka asumisessa on esiintynyt
häiriöitä, huoneistoa on hoidettu huonosti tai asumisessa
on esiintynyt muu vastaava asuinhuoneiston
vuokrauksesta annetun lain 8 luvun 61 §:ssä mainittu
purkuperuste sillä tavoin, että isännöitsijä tai vastaava
yhtiön toimihenkilö on huomauttanut vuokralaista
asumishäiriöistä varoituksella tai vuokralaisen vuokrasopimus
on purettu oikeuden tuomiolla.

3. Kohdissa 1 ja 2 mainitun vuokralaisen lisäksi huoneiston
vuokrasuhteen velvoitteista myös vastuussa
olevien henkilöiden nimet.

4. Kohdissa 1 ja 2 mainitun vuokralaisen lisäksi huoneistossa
asuvien henkilöiden nimet.

5. Edellä 1-4 kohdissa mainittujen henkilöiden henkilötunnukset,
nykyiset osoitteet, postinumerot ja puhelinnumerot.

6. Osoite, jossa rekisteröity on asunut, eli osoite, jonka
vuokravelasta tai jossa aiheutetusta häiriöstä tai muusta
vastaavasta rekisteröinnin perusteesta on kyse.

7. Saatavan hoitaja eli se isännöintitoimisto tai vuokravalvoja
tai vastaava, joka on hoitanut vuokrauskohdetta
ja vastaa rekisterimerkinnän oikeellisuudesta.

8. Henkilö, joka on antanut talletettavat tiedot tallennusta
varten (useimmissa tapauksissa kohdan 7 henkilö).

9. Velan/velkojen määrä, peruste, eräpäivä ja muut
vastaavat velan/velkojen yksilöintitiedot, kuten korkojen
määrä.

10. Vuokralaisen maksukäyttäytyminen, esimerkiksi
onko vuokrat suoritettu ajallaan vai onko tapahtunut
toistuvia viivästyksiä.

11. Syy, jonka takia henkilö on rekisteröity: tuomio
vuokravelasta, annettu varoitus tai häätö häiritsevän
elämän, asunnon huonon hoidon tai muun vastaavan
syyn takia. Voidaan rekisteröidä myös mikäli tuomiota
ei ole haettu jostakin syystä (varaton ja muuttanut pois
tai muu vastaava), mutta käytös on ollut erittäin tuomittavaa.
Myös haastamatta ja tuomitsematta jättämiset
rekisteröitäisiin.

12. Kohteen vuokravalvonnasta vastaavan henkilön
luonnehdinta vuokralaisen maksuhäiriöiden syistä, jos
ne ovat luonteeltaan vuokralaisesta riippumattomia ja
kuvaavat vuokralaisen maksuhalukkuutta sekä muita
tietoja henkilön maksuvaikeuksista. Rekisteriin kirjattaisiin
tieto siitä, että esimerkiksi sairaus (ei diagnoositietoja
eikä tietoja hoitotoimenpiteistä), työttömyys,
avioero tai takausvastuun aktualisoituminen on
voinut vaikuttaa aiempien vuokraerien suorittamiseen.
Nämä tiedot rekisteröitäisiin ainoastaan rekisteröitävän
suostumuksella tai hänen pyynnöstään.

13. Tiedot mahdollisesta velkajärjestelystä tai yksityisestä
lainatakauksella suoritetusta velkajärjestelystä.
Nämä tiedot rekisteröitäisiin ainoastaan rekisteröitävän
suostumuksella.

14. Tiedot holhottavaksi julistamisesta sekä holhooja ja
holhoojan yhteystiedot. Nämä tiedot rekisteröitäisiin
ainoastaan holhoojan suostumuksella.

Rekisteröidylle ilmoitettaisiin rekisteröityjen tietojen käytöstä päätöksenteossa, sekä siitä, mistä tiedot ovat peräisin, jos vuokrasopimus jää syntymättä. Tässä yhteydessä tiedot esitettäisiin rekisteröidylle ja suoritettaisiin myös mahdollinen virheiden oikaisu.

Tietoja voisivat käyttää vain henkilöt, joiden toimen hoitoon tietojen käyttö kuuluu. Tiedot tulisivat ainoastaan niiden työntekijöiden tietoon, jotka tekevät päätöksen asukkaaksi hyväksymisestä.

Vastaisuudessa tultaisiin uusilta rekisteröitäviltä pyytämään suostumus heitä koskevien tietojen rekisteröintiin ja niiden luovutukseen. Suostumus otettaisiin kirjallisena huoneenvuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä.

Hakemuksen perustelut

Kiinteistö Oy Lehtolaaksolla oli vuoden 1998 lopulla yhteensä 3 223 omistus- tai vuokra-asuntoa ja TVT Asunnot Oy:llä 6 021 asuntoa. Kiinteistö Oy Lehtolaakson vuoden 1998 liikevaihto oli 76,7 Mmk ja TVT Asunnot Oy:n 154,3 Mmk.

Yhtiöillä on yhteinen toimisto. Myös hallinto on asukasedustajia lukuun ottamatta yhteinen. Yhtiöiden isännöinti on hajautettu kolmelle yhtiöiden palveluksessa olevalle isännöitsijälle ja kymmenelle isännöintipalveluja tarjoavalla yritykselle.

Turun kaupunki on asettanut yhtiöille nollatulostavoitteen. Kaupunki edellyttää yhtiöiden huolehtivan asuntojen asukasvalinnasta sekä sosiaalinen monipuolisuus että viihtyvyystekijät huomioon ottaen. Tarkoituksena on taata mahdollisimman monelle kuntalaiselle edullinen asunto.

Rekisterin avulla on tarkoitus nopeuttaa yhtiöiden asukasvalintaa ja asukkaiden palvelua sekä pienentää yhtiöiden luottotappioita. Sen avulla on tarkoitus karsia vuokralaisten joukosta pois sellaiset henkilöt, jotka eivät kykene asumaan asuntokohteessa muita asukkaita häiritsemättä ja jotka eivät halua hoitaa maksuvelvollisuuksiaan.

Koska yhtiöillä on kaupungin asettama velvollisuus tarjota asuntoja niitä tarvitseville huomioon ottaen sosiaalinen monipuolisuus, tarkoitus on, että henkilölle tarjotaan asunto, vaikka hänellä olisi maksuvaikeuksia ja maksuhäiriömerkintöjä luottotietorekisterissä. Huoneistoja ei kuitenkaan haluta vuokrata sellaisille henkilöille, joiden tarkoituksena ei ole maksaa vuokria.

Toiminnan luonteesta ja tarkoituksesta johtuen ei vuokranantajalla ole mahdollisuutta turvata asemaansa vuokrasuhteissa tavanomaisin sopimusehdoin. Tavanomaista pienempi vuokravakuus ei kata toiminnan riskeistä aiheutuvia menetyksiä. Koska vahingon torjumisen ja sen pienentämisen mahdollisuudet ovat sopimuksen päättyessä heikot, tulee vahingonvaaran torjumisen kohdistua sopimuksen tekohetkeen.

Yhteisen rekisterin avulla voitaisiin helposti tarkistaa, onko asuntoa hakeva henkilö velkaa yhtiöille. Mikäli henkilö olisi häädetty huoneistosta vuokranmaksun laiminlyönnin johdosta, tämä kävisi ilmi rekisteristä. Tällaisia henkilöitä ei otettaisi vuokralaisiksi ennen kuin velka olisi maksettu. Yksi rekisteri helpottaisi ja vähentäisi työmäärää, koska henkilön taustaa ei tarvitsisi ryhtyä tarkistamaan yhtiöiden eri toimipaikoista, mikäli hänellä on maksuhäiriömerkintä luottotietorekisterissä. Yhteisen rekisterin avulla voitaisiin estää luottotappioiden kasvu ja näin voitaisiin varmistaa vuokratason pysyminen mahdollisimman matalana. Näin ollen rekisteröinti olisi myös asiakkaiden edun mukaista.

Rekisteriin merkittävillä tiedoilla on suurempi informaatioarvo ja ne kuvaavat monipuolisemmin vuokralaisen maksuhalukkuutta kuin luottotietotoiminnan harjoittajan luottotiedot. Tämän vuoksi perustettava rekisteri parantaisi maksuhäiriöisten henkilöiden mahdollisuuksia asunnon saantiin.

Rekisteriin merkittäisiin asukkaan aiheuttama häiriö siten, että varoitukset ja häätötuomiot häiritsevän elämän ja huoneiston huonon hoidon takia merkittäisiin rekisteriin. Tällaisesta rekisteristä olisi huomattavaa hyötyä, sillä nykyisin henkilö saattaa päästä muuttamaan asuntokohteesta toiseen. Tallettamalla henkilötunnukset rekisteriin voitaisiin estää samannimisten henkilöiden aiheuttamat ongelmat samoin kuin ongelmat, jotka aiheutuvat nykyisin yhä lisääntyvästä trendistä muuttaa nimiä.

Tietojen säilyttäminen vuokrasuhteen päättymisen jälkeen on tarpeellista ja oleellista rekisterin käytön ja siitä saatavan hyödyn kannalta. Rekisteröitäviksi haluttavat tiedot ovat sen luonteisia, että ne yleensä kerääntyvät vuokrasuhteen lopussa ja niiden hyödyntäminen on mahdollista vasta myöhemmin uutta vuokrasopimusta saman henkilön kanssa solmittaessa.

Tietojen joutuminen ulkopuolisten käsiin estettäisiin käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Käytön rekisteröinnillä minimoitaisiin väärinkäytön riskiä. Hakemuksen liitteenä olevaan rekisteriselosteeseen sisältyy alustava suunnitelma rekisterin suojauksesta.

Tietojen luovutusta siinä tapauksessa, että yhteinen rekisteri ei olisi mahdollinen, hakijat perustelevat lisäksi seuraavasti.

Yhtiöiden erillisyys tekee nykyään mahdolliseksi sen, että häädön saanut vuokralainen, jolla on maksamattomia velkoja yhdelle yhtiölle, voi hakeutua ja päästä vuokralaiseksi toiseen. Sanotun epäkohdan korjaaminen vaatii mahdollisuutta luovuttaa tietoja yhtiöiden välillä. Jo kuvatunlaisten rekisterien olemassaolo ja tietoisuus rekisteröitävien tietojen siirtymisestä saattaisi osaltaan vähentää em. pyrkimyksiä.

Uusien vuokrasopimusten tekeminen ajoittuu yleensä kuukauden vaihtumisen aikoihin. Yksittäisten kyselyiden määrä rasittaisi tuohon aikaan kohtuuttomasti varsinaisten rekisterinpitäjien puolesta teknistä tietojenkäsittelyä hoitavaa yhtiötä. Tämän vuoksi tietoja halutaan luovuttaa ensisijaisesti teknisen käyttöyhteyden avulla. Tiedon saannin edellytyksenä olisi konkreettinen sopimuksentekotilanne tai siihen rinnastettava tilanne tietyn asiakkaan kanssa ja tiedon saajana ainoastaan asianomaista tapausta yhtiön lukuun hoitava henkilö.

Hakijoiden asiamieheltä saatu lisäselvitys

Hakijoiden asiamieheltä Petri Lehtoselta on saatu puhelimitse seuraava lisäselvitys:

Yhtiölle velkaa olevien henkilöiden tietoja on tarkoitus säilyttää siihen asti kunnes velka on maksettu ja tilikausi on hyväksytty. Tällaiset henkilöt eivät pääse uudelleen vuokralle ennen kuin rästi on maksettu.

Häiriötä aiheuttaneiden henkilöiden tietoja on tarkoitus säilyttää kauan, ehkä jopa 50 vuotta. Näitä henkilöitä ei välttämättä oteta lainkaan uudestaan vuokralle, vaan heidän osaltaan asiaa tarkastellaan tapauskohtaisesti. Toinen puolisoista voidaan ottaa uudelleen vuokralle vaikka molemmat olisivat tuomittu yhteisvastuullisina, jos tiedetään, että toinen puoliso on yksin aiheuttanut häiriön.

Tietoja rekisteriin ilmoittaisivat yhtiöille isännöintipalveluja tarjoavat yritykset ja yhtiön palveluksessa olevat isännöitsijät, vuokranvalvojat (2 henkilöä, jotka hoitavat vuokrarästien perintää) ja kirjanpitäjät.

Tietoja rekisteristä luovutettaisiin vain asukasvalinnasta päättäville. Turun kaupunki ei osallistu millään tavalla asukasvalintaan. Asukasvalintaa varten erikseen nimetyt henkilöt, joskus myös isännöitsijät, valitsevat asukkaat. Joissakin tapauksissa myös yhtiön johtavat henkilöt osallistuvat asukasvalintaan.

Kohdassa 4 tarkoitetuista henkilöistä tarkoituksena on rekisteröidä vain ne henkilöt, jotka ovat aiheuttaneet yhtiöille häiriötä tai ovat joutuneet vastuuseen yhtiöitä kohtaan. Rekisteröinti tehtäisiin, vaikkei asiaa olisi viety oikeuteen, mutta asianomaista on kuitenkin varoitettu.

Koska kaikkia tilanteita ei voida yksilöidä, on hakemuksessa pyydetty yleisesti lupaa saada rekisteröidä myös huoneistossa asuvien muiden kuin vuokralaisen ja vuokrasuhteen velvoitteista vastuussa olevien nimet, henkilötunnukset sekä nykyiset osoitteet ja puhelinnumerot. Rekisteröinti voi olla tarpeen, jos häiriötä aiheuttaa joku muu kuin vuokralainen tai velvoitteista vastuussa oleva. Lasten nimiä ei ole tarkoitus rekisteröidä muutoin kuin poikkeustapauksissa. Rekisteröinti voisi kuitenkin tulla kysymykseen esimerkiksi jos 17 vuotias sytyttää pyörävajan tuleen tai huoneistoon muuttaa lapsi, joka aiheuttaa häiriötä. Myös joku muu asuntoon muuttava henkilö voi olla häiriön aiheuttaja.

Edellä kohdassa 7 mainittujen henkilöiden lisäksi tietoja rekisteriin voi ilmoittaa kirjanpitäjä.

Tieto haastamatta jättämisestä tarkoittaa tilannetta, jolloin haastemies ei ole löytänyt haastettavaa. Tieto tuomitsematta jättämisestä tarkoittaa tilannetta, jossa tuomiota ei ole edes haettu.

Muut tiedot henkilön maksuvaikeuksista (kohta 12) tarkoittavat maksuvaikeuksia selittäviä tietoja silloin kun maksuvaikeudet johtuvat ymmärrettävistä syistä.

Rekisteröidyn suostumus 12 kohdassa tarkoitettua sairautta koskevan tiedon rekisteröintiin pyydettäisiin aina kirjallisesti.

Rekisteröityjen informoinnin osalta hakijat toivovat, ettei rekisteröityjä tarvitsisi informoida rekisterin tietojen käsittelystä, muulloin kuin silloin, kun vuokrasopimus jää syntymättä. Jokaisen tuomion jälkeen rekisteröityjä ei haluta informoida, koska heitä on mahdoton tavoittaa. Tarkastusoikeus toteutettaisiin kuitenkin milloin tahansa, samoin tiedon korjaaminen.

Hakijoiden asiamies on toimittanut tietosuojalautakunnalle myös selvityksen vuokralaisilta pyydettävien vakuusmaksujen suuruudesta ja rekisteröitävien yhtiöille aiheuttamista luottotappioista. Vakuusmaksut vaihtelevat asunnon koosta riippuen 2.000 markasta 5.000 markkaan, eivätkä ne suurimmassa osassa tapauksista kata edes yhden kuukauden vuokraa. Yhtiöille kelpaa myös Turun sosiaalikeskuksen antama vakuussitoumus.

Rekisteröitävien yhtiöille aiheuttamat luottotappiot olivat vuonna 1998 TVT Asunnot Oy:ssä x mk ja Kiinteistö Oy Lehtolaaksossa x mk. Luottotappiot muodostuvat pienistä noin alle 10.000 mk:n suuruisista summista. Tappiot muodostuvat käytännöllisesti katsoen kokonaisuudessaan siitä, että vuokrasuhteen päättyessä vuokralaiselta jää vuokravelkaa tai muita maksuja maksamatta.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa mm. yhtä tai useampaa yhteisöä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä.

Hakijat ovat pyytäneet lupaa ensisijaisesti yhteisen rekisterin pitämiseen. Tietosuojalautakunta katsoo, että perustettavan yhteisen rekisterin rekisterinpitäjänä olisivat hakijayhtiöt yhdessä.

Henkilötietojen käsittelyn edellytykset

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista, luovuttamista, yhdistämistä ja säilyttämistä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä.

Henkilötietoja saa käsitellä 8 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella, esimerkiksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus). Henkilötietojen luovuttaminen voi kuitenkin tapahtua 1 momentin 5 kohdan nojalla vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Henkilötietoja saa käsitellä 8 §:n 1 momentin 6 kohdan nojalla, jos kysymys on konsernin tai muun taloudellisen yhteenliittymän asiakkaita tai työntekijöitä koskevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään kyseisen yhteenliittymän sisällä.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 13 §:n 2 momentin mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vuokraustoiminnassa.

Luvan tarve

Siltä osin kuin hakijoilla on edellä mainittu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettu rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn, eivät hakijat tarvitse käsittelyyn tietosuojalautakunnan lupaa. Lupaa ei tarvita myöskään siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyssä täyttyy henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus. Hakijat eivät tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa niiden henkilöiden henkilötunnusten käsittelyyn, joita koskevien tietojen käsittely on sallittua joko suoraan lain nojalla tai tietosuojalautakunnan luvan perusteella.

Hakijayhtiöt eivät muodosta konsernia tai muuta taloudellista yhteenliittymää. Tämän vuoksi hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely yhteisen rekisterin avulla ei ole sallittua henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 6 kohdan nojalla.

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus täyttyy siltä osin kuin yhtiö käsittelee omia nykyisiä vuokralaisiaan koskevia tietoja. Tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus täyttyy myös yhtiölle vuokrasuhteen perusteella velasta vastuussa olevan yhtiön entisen vuokralaisen tai muun henkilön välillä niin kauan kunnes velka on maksettu ja tilikausi hyväksytty. Sen sijaan yhteysvaatimus ei täyty siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä toisen yhtiön asunnossa asuvien tai asuneiden tietoja.

Siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä yhtiön asunnossa asuneiden henkilöiden tietoja yhteysvaatimuksen katkeamisen jälkeen ja siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä toisen yhtiön asunnossa asuvien tai asuneiden tietoja, tarvitsevat hakijat tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitetun luvan.

Siltäkin osin kuin yhteysvaatimus täyttyy, voi henkilötietojen luovuttaminen toiselle hakijayhtiölle tapahtua henkilötietolain 8 §:n 2 momentin mukaan vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että asukkaita koskevien henkilötietojen luovuttamisen ei voida katsoa kuuluvan tavanomaisena osana asunnonvuokraustoiminnan harjoittamiseen. Rekisteröityjen ei myöskään voida olettaa tietävän henkilötietojensa tällaisesta luovuttamisesta. Näin ollen hakijat tarvitsevat tietosuojalautakunnan luvan tietojen luovuttamiseen yhtiöiden välillä yhteisen rekisterin perustamista ja ylläpitoa varten.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn mm., jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Henkilötietolain 43 §:n 2 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijoilla on tarve saada säilyttää niiden asunnoissa asuneita, häiriötä aiheuttaneita vuokralaisia ja vuokrasuhteen perusteella velasta vastuussa olevia henkilöitä koskevia tietoja myös tilanteissa, joissa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus ei täyty, koska asianomainen voi hakeutua uudelleen asumaan jommankumman yhtiön asuntoon. Lautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun hakijayhtiöiden yhteisen rekisterin avulla voitaisiin karsia vuokralaisten joukosta sellaisia henkilöitä, jotka eivät kykene asumaan asuntokohteessa muita asukkaita häiritsemättä ja jotka eivät halua hoitaa vuokranmaksuvelvollisuuksiaan.

Edellä mainituista syistä tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötietojen käsittely hakijoiden yhteisen rekisterin avulla on tarpeen hakijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää hakijoille luvan käsitellä yhteisen henkilörekisterin avulla

1) Tietoa sellaisen vuokralaisen nimestä (myös aikaisemmin
käytössä olleesta), jonka vuokrasuhde on
purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla
asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain 8 luvun 61
§:ssä mainitun purkuperusteen johdosta ja tietoa edellä
mainitusta purkuperusteesta.

2) Tietoa toiselle hakijayhtiölle vuokrasuhteen perusteella
velasta vastuussa olevan henkilön nimestä (myös
aikaisemmin käytössä olleesta) niin kauan kunnes
velka on maksettu ja tilikausi hyväksytty.

3) Tarpeellisin osin näitä henkilöitä koskevia edellä
mainituissa hakemuksen kohdissa 5-9 tarkoitettuja
tietoja.

Siltä osin kuin hakijat ovat pyytäneet lupaa saada käsitellä muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja, tietosuojalautakunta katsoo, että luvan myöntämiselle ei ole henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitettuja perusteita eikä lupaan liitettävillä määräyksillä voitaisi estää rekisteröitävien yksityisyyden suojan ja oikeuksien vaarantumista. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen näiltä osin.

Lupamääräykset

Rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tietosuojalautakunta määrää, että

1) Tietoa vuokrasuhteeseen perustuvasta velasta ei saa
rekisteröidä, ellei rekisteröitävälle ole eräpäivän jälkeen
lähetetty kirjallista maksukehotusta.

2) Tiedon saa tallettaa vasta kun kehotuksen lähettämisestä
on kulunut kolme viikkoa, eikä vuokraa ole
tämän ajan kuluessa maksettu.

3) Tietoa ei saa tallettaa, jos rekisteröitävän kanssa on
2-kohdassa mainitun ajan kuluessa sovittu maksujärjestelyistä.

4) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisteriin merkintä
siitä, että vuokrasaatava on riitautettu.

5) Rekisteröidylle on viipymättä ilmoitettava, jos
vuokrasopimuksen syntymättä jääminen johtuu tämän
luvan nojalla käsiteltävistä häntä koskevista tiedoista.

6) Rekisteröityä koskeva tieto on hävitettävä kolmen
vuoden kuluttua siitä, kun vuokrasuhteen purkamista
koskeva tuomio on tullut lainvoimaiseksi.

Määräysten perustelut:

1-3) Lupamääräyksillä halutaan varmistaa, ettei rekisteriin
talleteta tahattomia tai tilapäisistä maksuvaikeuksista
johtuvia maksun viivästymisiä.

4) Ottaen huomioon sen, että tietoja on tarkoitus käyttää
rekisteröityä koskevassa päätöksenteossa, rekisteröidyllä
tulee olla oikeus saada rekisteriin merkintä
vuokrasaatavan riitauttamisesta.

5) Lupamääräys on asetettu, jotta rekisteröity saisi
henkilötietolain 24 §:ssä tarkoitetun yleisen informaation
lisäksi tiedon rekisterimerkinnän käyttämisestä
häntä koskevassa päätöksenteossa.

6) Tieto on poistettava asetetussa määräajassa, koska
tiedon voidaan arvioida tässä ajassa useimmissa tapauksissa
menettäneen merkityksensä kyseessä olevan
henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta ja jotta
rekisteröinnin vaikutukset eivät kohtuuttoman kauan
vaikeuttaisi rekisteröidyn asunnon saantia.

Luvan määräaikaisuus

Lupa myönnetään olemaan voimassa 31.12.2002 asti.
Lupa myönnetään määräaikaisena, jotta luvan nojalla
toteutetun järjestelyn toimivuus ja lupamääräysten
riittävyys voidaan tarvittaessa arvioida uudelleen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 2 mom
Henkilötietolaki 8 § 3 mom
Henkilötietolaki 9 § 1 mom
Henkilötietolaki 13 § 2 mom
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 3 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.