06.09.1999 17/1999

Rekisterinpitäjä - Henkilötunnus - Oikeutettu etu - Lupa - Lupamääräys

Tietosuojalautakunta myönsi Keski-Pohjanmaan teknologiapalvelukeskus KETEKille määräaikaisen luvan käsitellä henkilötietoja tietyltä alueelta kotoisin olevista ja alueella työskennelleistä ja opiskelleista diplomi-insinööreistä, insinööreistä ja teknikoista ja luvan saada em. tietoja eräistä yksityisoikeudellisista oppilaitoksista. Hakemus hylättiin lautakunnan toimivaltaan kuulumattomana siltä osin kuin tarkoitus oli käsitellä henkilötunnuksia. Jatkolupa myönnetty päätöksellä 9/11.9.2000.

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Keski-Pohjanmaan teknologiapalvelukeskus KETEK (jälj. KETEK)

Hakijan toiminta-alueena on pk-yritysten liiketoiminnan, tuotannon ja teknologian kehittäminen. Hakija on osa Keski-Pohjanmaan ammatillisen koulutuksen kuntayhtymää.

HAKEMUS
KETEK pyytää lupaa saada

1) luoda ja ylläpitää ATK-pohjaista rekisteriä, joka sisältää
Keski-Pohjanmaalta, eteläiseltä Pohjois-Pohjanmaalta, ja pohjoiselta
Pohjanmaalta kotoisin olevat, tällä alueella työskentelevät
ja tällä alueella opiskelleet diplomi-insinöörit, insinöörit
ja teknikot,

2) lupaa saada käyttää Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakouluun kuuluvan
Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitoksen
(jälj. Ylivieskan yksikkö) vastaavaa rekisteriä, jonka perustamiseen
tietosuojalautakunta on myöntänyt poikkeusluvan
2/26.1.1998, ja

3) lupaa antaa omat tietonsa vastaavasti Ylivieskan yksikön käyttöön.

Tarkoituksena on luoda rekisteri, jonka avulla

- voidaan saada selville alueella aloittavan tai jo toimivan yrityksen tarpeisiin sopivat diplomi-insinöörit, insinöörit ja teknikot,

- voidaan löytää sopiva otos diplomi-insinöörien, insinöörien ja teknikoiden yrittäjyys-, työllistymis- ja koulutuksen kehittämistutkimuksiin, ja

- voidaan saada henkilökohtainen kontakti kulloisessakin tapauksessa sopiviin henkilöihin.

Tietoja on tarkoitus käyttää tutkimustarkoituksiin.

Rekisteriin sisältyisivät mm. seuraavat tiedot:

Nimi, osoite, henkilötunnus, syntymäkotikunta, asuinkunta, opintotiedot, työkokemus, kiinnostusalueet, muuttohalukkuus ko. alueelle, lupa yhteystietojen välittämiseen yrityksille, jos ominaisuudet vastaavat hakua ja lupa tietojen käyttämisestä tutkimustarkoituksiin.

Hakemukseen on liitetty KETEKin ja Ylivieskan yksikön välinen 22.1.1999 päivätty sopimus tietojen vaihdosta.

Hakemuksen perustelut

Kokkolan alueella on lähdetty voimakkaasti monipuolistamaan elinkeinorakennetta. Tarkoituksena on lisätä tietotekniikan ja elektroniikan osaamista alueella. Näitä projekteja ja kehitystyötä on tehty yhdessä Kokkolan kaupungin, KETEKin, ammattikorkeakoulun, Chydenius Instituutin ja aikuiskoulutuskeskuksen kanssa. Projektien vetäjistä, ohjelmoijista ja tietotekniikan/elektroniikan opettajista on alueella pulaa.

Hakijalta saatu lisäselvitys

Hakija on antanut siltä pyydetyn kirjallisen lisäselvityksen.

Lisäselvityksessään 4.5.1999 KETEK ilmoittaa, että tarkoitus on, että tietoja vaihdetaan jatkuvasti Ylivieskan yksikön rekisterin kanssa, edellyttäen, että molempien luvat rekisterin ylläpitämiseen ovat voimassa. Hakija pyytää siis lupaa sekä henkilötietojen saamiseen Ylivieskan rekisteristä että henkilötietojen luovuttamiseen Ylivieskan yksikölle.

KETEKin rekisteriin on tarkoitus hankkia tietoja myös suoraan Ylivieskan toimintayksikön poikkeusluvassa 2/26.1.1998 mainituista oppilaitoksista, mikäli tiedot eivät ole ajan tasalla Ylivieskan rekisterissä. Nämä oppilaitokset ovat:

Oulun yliopisto, Tampereen teknillinen korkeakoulu, Helsingin teknillinen korkeakoulu, Oulun seudun ammattikorkeakouluun kuuluvat Oulun teknillinen oppilaitos ja Raahen tietokonealan oppilaitos, Kajaanin ammattikorkeakoulu sekä Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakouluun kuuluvat Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitos ja Kokkolan teknillinen oppilaitos.

Lisäksi tarkoitus on hankkia tietoja Vaasan ammattikorkeakouluun kuuluvasta Vaasan Teknillisestä oppilaitoksesta.

Rekisteriin on tarkoitus sisällyttää Keski-Pohjanmaalta ja eteläiseltä Pohjois-Pohjanmaalta kotoisin olevien henkilöiden lisäksi tietoja myös pohjoiselta Pohjanmaalta kotoisin olevista.

Rekisteröitävien henkilötunnuksia pyydetään osoitteiden väestörekisterikeskuksesta tapahtuvaa hankkimista ja päivittämistä varten.

Rekisteröitäville postitetaan kysely, missä tiedustellaan heidän kiinnostustaan tulla alueella aloittavien tai jo toimivien yritysten palvelukseen. Kyselyssä tiedustellaan rekisteröitävien koulutusta, työkokemusta ja kiinnostusalueita. Rekisteröitäviltä pyydetään lupa heidän yhteystietojensa välittämiseen yrityksille, jos heidän ominaisuutensa sopivat hakuun. Lupaa kysytään myös yhteystietojen käyttämiseen tutkimustarkoituksiin. Kyselyssä tiedustellaan lisäksi, olisiko henkilöillä kiinnostusta perustaa oma yritys tälle alueelle.

Rekisteriä on tarkoitus käyttää vain Kokkolan Osaajat projektissa, joka päättyy 31.12.2000. Rekisterin tietoja luovutettaisiin vain Ylivieskan toimintayksikölle.

Tietosuojalautakunnan Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitokselle myöntämä poikkeuslupa 2/26.1.1998

Tietosuojalautakunta on myöntänyt Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun Ylivieskan yksikölle (oik. Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitokselle) henkilörekisterilain mukaisen poikkeusluvan 2/26.1.1998 vastaavanlaisen rekisterin pitämiseen. Poikkeuslupa on määräaikainen ja sen voimassaolo päättyy 30.6.2000.

Ylivieskan yksikölle myönnettiin poikkeuslupa saada luoda ja ylläpitää rekisteriä Keski-Pohjanmaalta ja eteläiseltä Pohjois-Pohjanmaalta kotoisin olevista ja alueella työskennelleistä ja opiskelleista diplomi-insinööreistä, insinööreistä ja teknikoista sekä lupa saada henkilötietoja oppilaitoksilta ja järjestöiltä rekisterin perustamista ja ylläpitoa varten. Rekisteriä oli tarkoitus käyttää insinööriyrittäjyyden edistämistä koskevassa opetusministeriön ja EU:n rahoittamassa 2,5 vuotisessa INSY-tutkimusprojektissa. Rekisterin avulla selvitettiin alueella aloittavan tai jo toimivan yrityksen tarpeisiin sopivat henkilöt ja etsittiin sopiva otos yrittäjyys-, työllistymis- ja koulutuksen kehittämistutkimuksiin.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietolain 3 §:n 4 kohdan mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että Keski-Pohjanmaan ammatillisen koulutuksen kuntayhtymään kuuluva KETEK on hakemuksessa tarkoitetun rekisterin henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

2. KETEKin oikeus käsitellä hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja

KETEKin tarkoituksena on kerätä, tallettaa ja yhdistää hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja omaa rekisteriään varten.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja yhdistämistä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä. Henkilötietoja saa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Koska henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdissa säädetyt edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty siltä osin kuin rekisteröidyt eivät ole antaneet 8 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettua yksiselitteistä suostumustaan henkilötietojensa käsittelyyn, tarvitsee KETEK tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn, jos käsittely on tarpeen

- rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi muussa kuin yksittäistapauksessa

- yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi

- sellaisen julkisen vallan käyttämiseksi, joka kuuluu rekisterinpitäjälle tai sivulliselle, jolle tiedot luovutetaan.

Lupa voidaan myöntää myös rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Henkilötietolain 43 §:n 2 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Rekisterin avulla on tarkoitus saada selville alueella aloittavan tai jo toimivan yrityksen tarpeisiin sopivat diplomi-insinöörit, insinöörit ja teknikot ja sen avulla voidaan löytää sopiva otos mainittujen ammattikuntien yrittäjyys-, työllistymis- ja koulutuksen kehittämistutkimuksiin.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely on tarpeen hakijan sekä alueella aloittavien tai jo toimivien yritysten ja tutkijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää KETEKille luvan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen käsittelyyn.

Ottaen huomioon jäljempänä asetetut lupamääräykset, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

3. Henkilötunnuksen käsittely

Hakijan tarkoituksena on pyytää oppilaitoksilta myös rekisteröitävien henkilötunnukset.

Henkilötietolain 13 §:ssä säädetään tyhjentävästi tilanteista, joissa henkilötunnusta saa käsitellä.

Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 §:n mukaan käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;

2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien
toteuttamiseksi; tai

3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia
varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka- työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Sen lisäksi, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötietolain 13 §:ssä säädetyt edellytykset henkilötunnuksen käsittelylle eivät täyty hakemuksessa tarkoitetussa rekisterinpidossa. Koska tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnuksen muuhun käsittelyyn, tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen siltä osin kuin tarkoitus on käsitellä henkilötunnuksia.

4. Oppilaitosten oikeus luovuttaa henkilötietoja KETEKin rekisteriä varten

KETEK pyytää lupaa saada henkilötietoja

- Oulun yliopistosta

- Tampereen teknillisestä korkeakoulusta

- Teknillisestä korkeakoulusta

- Kajaanin ammattikorkeakoulusta

- Oulun seudun ammattikorkeakouluun kuuluvista Oulun seudun teknillisestä
oppilaitoksesta ja Raahen tietokonealan oppilaitoksesta

- Vaasan ammattikorkeakouluun kuuluvasta Vaasan teknillisestä oppilaitoksesta

- Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakouluun kuuluvista Ylivieskan tekniikan
ja sosiaalialan oppilaitoksesta ja Kokkolan teknillisestä
oppilaitoksesta.

Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:n (muut. 22.4.1999/526) mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Muista kuin viranomaisten henkilörekistereistä henkilötietoja saa luovuttaa silloin, kun henkilötietolain 8 §:ssä säädetyt henkilötietojen käsittelyn yleiset edellytykset täyttyvät.

Hakemuksessa tarkoitetuista oppilaitoksista muut kuin Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitos ja Kokkolan teknillinen oppilaitos ovat valtion, kunnan tai kuntayhtymän ylläpitämiä. Niihin sovelletaan henkilötietojen luovutuksen osalta yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ää. Näillä oppilaitoksilla on yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:n mukainen oikeus luovuttaa KETEKille ne henkilötiedot, joiden käsittelyyn tietosuojalautakunta on edellä myöntänyt luvan tai joiden käsittelyyn rekisteröidyt ovat antaneet henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitetun yksiselitteisen suostumuksensa.

Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitoksen ja Kokkolan teknillisen oppilaitoksen henkilörekistereistä saa luovuttaa henkilötietoja henkilötietolain 8 §:ssä säädetyillä edellytyksillä. Koska henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdissa säädetyt edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty siltä osin kuin rekisteröidyt eivät ole antaneet 8 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettua yksiselitteistä suostumustaan henkilötietojensa luovuttamiseen, tarvitsee KETEK tietojen saamiseen Ylivieskan yksiköstä ja Kokkolan teknillisestä oppilaitoksesta tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Päätös

Rekisterin avulla on tarkoitus saada selville alueella aloittavan tai jo toimivan yrityksen tarpeisiin sopivat diplomi-insinöörit, insinöörit ja teknikot ja sen avulla voidaan löytää sopiva otos mainittujen ammattikuntien yrittäjyys-, työllistymis- ja koulutuksen kehittämistutkimuksiin.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen luovutus on tarpeen hakijan ja alueella aloittavien tai jo toimivien yritysten ja tutkijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää KETEKille luvan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen saamiseen Ylivieskan yksiköstä ja Kokkolan teknillisestä oppilaitoksesta.

Ottaen huomioon jäljempänä asetetut lupamääräykset, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

5. Hakijan oikeus luovuttaa henkilötietoja Ylivieskan yksikölle

Hakijan tarkoituksena on luovuttaa henkilötietoja Ylivieskan yksikölle. Koska hakija on osa Keski-Pohjanmaan ammatillisen koulutuksen kuntayhtymää, sovelletaan henkilötietojen luovuttamiseen hakijan henkilörekisteristä yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ää.

Päätös

Siltä osin kuin Ylivieskan yksiköllä on tietosuojalautakunnan myöntämän poikkeusluvan 2/26.1.1998 tai rekisteröityjen yksiselitteisesti antaman suostumuksen johdosta oikeus tallettaa ja käyttää KETEKin rekisteriin sisältyviä tietoja, on KETEKillä yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:n nojalla oikeus luovuttaa hakemuksessa tarkoitettuja tietoja Ylivieskan yksikölle.

Koska Ylivieskan yksiköllä ei ole voimassa olevaa lupaa tallettaa ja käyttää Vaasan Teknillisestä oppilaitoksesta saatavia tietoja, ei KETEKillä ole oikeutta luovuttaa Vaasan Teknillisestä oppilaitoksesta saamiaan tietoja Ylivieskan yksikölle ellei rekisteröity ole yksiselitteisesti antanut suostumustaan henkilötietojensa käsittelyyn. KETEKin oikeus luovuttaa mainittuja tietoja Ylivieskan yksikölle ilman rekisteröidyn suostumusta edellyttää tietosuojalautakunnan Ylivieskan yksikölle myöntämää lupaa tallettaa ja käyttää mainittuja tietoja. Ylivieskan yksikkö ei ole hakenut lupaa mainittujen tietojen tallettamiseen ja käyttämiseen.

LUPAMÄÄRÄYKSET

Rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tietosuojalautakunta määrää, että

1) hakijan tulee rekisteröitävälle postitettavassa kyselyssä
pyytää rekisteröitävän suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
hakemuksessa mainittua tarkoitusta varten,

2) rekisteristä on poistettava niitä henkilöitä koskevat tiedot,
jotka eivät edellä mainitussa kyselyssä ole antaneet suostumustaan
henkilötietojensa käsittelyyn tai jotka ovat muulla tavoin
kieltäneet henkilötietojensa käsittelyn,

3) luvan nojalla käsiteltäviä tietoja ei saa käyttää muuhun kuin
hakemuksessa kuvattuun tarkoitukseen.

LUVAN MÄÄRÄAIKAISUUS

Hakemuksen mukaan perustettavaa rekisteriä on tarkoitus käyttää vain Kokkolan Osaajat projektissa, joka päättyy 31.12.2000. Tämä huomioon ottaen lupa myönnetään määräaikaisena siten, että se on voimassa 31.12.2000 asti.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 13 §
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 3 mom
Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 18 a §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.