03.05.1999 10/1999

Arkistointi - Arkaluonteinen tieto - Säätiö

Takuu-Säätiölle myönnettiin lupa arkistoida sosiaalista takausta hakeneiden hakemusasiakirjat tapauksissa, joissa takaushakemus on hylätty, rauetettu tai Takuu-Säätiön takaus on päättynyt.

ASIA
Henkilötietojen arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
Takuu-Säätiö

HAKEMUS
Sosiaalisen luototuksen valtakunnalliseen kokeiluun ja siihen liittyvän Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen (jälj. Stakes) tutkimusprojektiin liittyen Takuu-Säätiö pyytää lupaa arkistoida henkilörekisterilain 6 §:n 3, 4 ja 6 kohdissa tarkoitettuja arkaluontoisia tietoja sosiaalista takausta hakeneista henkilöistä tapauksissa, joissa takaushakemus on hylätty, rauetettu tai Takuu-Säätiön takaus on päättynyt.

Hakija
Takuu-Säätiö on perustettu vuonna 1990 ensisijaisesti auttamaan laitostaustaisia henkilöitä selviytymään veloistaan. Säätiön toimintaa on sittemmin laajennettu koskemaan muitakin ylivelkaantumisen takia vaikeuksissa olevia ihmisiä.

Säätiön tarkoituksena on tukea kriisitilanteessa olevien henkilöiden omaehtoista selviytymistä edistämällä heidän suoritettavanaan olevien ja maksukykyynsä nähden huomattavien velkojen ja korvausten sovittelua ja maksamista ottaen huomioon eri osapuolten edut.

Säätiö tekee asiakkaan kanssa selvityksen tämän veloista ja korvausvelvoitteista, antaa taloudellista neuvontaa, neuvottelee luottojärjestelyistä, tekee velkoja ja korvausvelvoitteita koskevia sopimuksia ja takaa selvitettyjä luottoja.

Hakemuksen perustelut

Takuu-Säätiö on keväästä 1998 ollut mukana valtakunnallisessa sosiaalisen luototuksen kokeilussa, jonka tarkemmat taustat, tavoitteet ja toteuttamistavat käyvät ilmi hakemukseen liitetystä sosiaalisen luototuksen tutkimussuunnitelmasta. Kokeiluun osallistuu Takuu-Säätiön lisäksi 10 kokeilukuntaa.

Takuu-Säätiön takaama sosiaalinen luotto on mahdollinen tilanteissa, joissa perheen välttämättömyyshyödykkeiden hankintaan ei ole käytettävissä kohtuuehtoista rahoitusmahdollisuutta. Luotto on tarkoitettu pienituloisille, vähävaraisille henkilöille, jotka eivät voi muutoin saada pankkirahoitusta elämäntilanteestaan (esimerkiksi vakuuksien puuttuminen, luottohäiriömerkintä) johtuvista syistä ja joiden maksuvara kuitenkin mahdollistaa haetun suuruisen luoton takaisinmaksun. Sosiaalinen luotto on tarkoitettu yksityishenkilöille ns. viimesijaisena rahoituskanavana, kun kaikki muut mahdollisuudet hankkeen rahoittamiseksi on selvitetty. Toimeentulotuen käyttö avustuksena on tullut selvittää tätä ennen.

Sosiaalista luottoa hakevat antavat Takuu-Säätiölle kirjallisen suostumuksensa siihen, että Takuu-Säätiö voi tallettaa heitä koskevia takaushakemukseen ja sen liitteisiin sisältyviä arkaluonteisia tietoja henkilörekisteriinsä. Suostumus on voimassa takauksen voimassaoloaikana.

Stakesin tarkoituksena on tehdä sosiaalisen luototuksen toteutumisesta sekä kunnissa että Takuu-Säätiössä tutkimus, jota varten Stakes tarvitsee sosiaalisen luototuksen käsittelyasiakirjat käyttöönsä.

Takuu-Säätiö ja Stakes näkevät tutkimuksen toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaisena, että tutkimuksessa olisi käytettävissä myös ne hakemukset, joihin takausta ei ole myönnetty, jotka ovat jostain syystä rauetettu ja ne takaukset, jotka ovat päättyneet. Ilman tietosuojalautakunnan lupaa tämän tutkimusaineiston kerääminen Stakesin tutkimukseen ei ole mahdollista.

Mikäli tietosuojalautakunta myöntää pyydetyn luvan, Takuu-Säätiö kerää kaikki sosiaalisen takauksen hakemusasiakirjat Stakesin tutkimusta varten itselleen. Asiakirjojen sisältämä tietosisältö käy ilmi hakemuksen liitteinä olevista sosiaalisen luoton takaushakemuksesta ja sosiaalisen takauksen hakemista koskevasta asiakastiedotteesta.

Hakijalta saatu lisäselvitys

Takuu-Säätiön toiminnanjohtaja Leena Veikkola on kertonut puhelimitse 23.4.1999, että Takuu-Säätiö pyytää lupaa saada arkistoida sosiaalisen luototuksen hakemusasiakirjat kokonaisuudessaan eikä pelkästään niihin sisältyviä arkaluonteisia tietoja.

Hakemuksessa tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja saattaa sisältyä takaushakemukseen liitettyyn velkahistoriaan, jonka sosiaalista luottoa hakeva on itse kirjoittanut.

Sosiaalista luototusta koskevia hakemuksia on tullut Takuu-Säätiölle 505 kappaletta, 187 tapauksessa takaus on myönnetty. Yhteensä takauksia on haettu 10 miljoonan markan arvosta, takauksia on myönnetty 2 miljoonan markkaa.

Lupaa saada arkistoida hakemusasiakirjat myös niissä tapauksissa, joissa takaushakemus on hylätty, haetaan sen vuoksi, että Stakesin tutkimuksessa on tarkoitus vertailla Takuu-Säätiössä ja kunnissa toteutettavaa sosiaalista luototusta. Takuu-Säätiön kriteerit luoton myöntämiselle ovat tiukemmat kuin kuntien. Takuu-Säätiö ei esim., toisin kuin kunnat, myönnä sosiaalista luottoa henkilölle, joka saa toimeentulotukea. Tutkimuksessa selvitetään, olisiko luotto ollut syytä myöntää myös joissakin tapauksissa, joissa se on hylätty.

Arkistoitavia hakemusasiakirjoja on tarkoitus säilyttää Takuu-Säätiön lukittavissa tiloissa, lukittavassa kassakaapissa ja lukittavissa peltilaatikoissa. Sosiaalisen luototuksen kokeilun päätyttyä hakemusasiakirjat hävitetään.

Luottoa hakevista kerättävät arkaluonteiset tiedot

Sosiaalista luototusta hakevan velkahistoriaan saattaa sisältyä henkilörekisterilain 6 §:n 3, 4 ja 6 -kohdissa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja, jotka on tarkoitettu kuvaamaan:

- rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta (3 kohta),

- henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia (4 kohta) ja

- henkilön saamia sosiaalipalveluja, toimeentulotukea, sosiaaliavustuksia ja niihin liittyviä sosiaalihuollon palveluja ( 6 kohta).

Sosiaalisen luototuksen tutkimus

Sosiaalisen luototuksen tutkimus toteutetaan ajanjaksolla 1.1.1999 - 31.12.2001. Tutkimuksessa arvioidaan, miten sosiaalisen luototuksen kokeilun tavoitteet ovat toteutuneet. Lisäksi tutkimuksessa vertaillaan 10 kokeilukunnan ja Takuu-Säätiön toteuttamia kokeiluja.

Yhteiskunnallisella tasolla tutkimuksen tehtävä on selvittää, mitä uutta sosiaalinen luototus tuo kansalaisten yhdenvertaisuuteen luotto-yhteiskuntaan osallistumisessa. Tutkimuksessa selvitetään, avaako luoton onnistunut hoitaminen esimerkiksi asiakkaiden pääsyn myös normaaleille lainamarkkinoille.

Kuntatasolla tutkimuksen tehtävänä on arvioida sosiaalisen luototuksen taloudellisia vaikutuksia. Arvioitavana on, lisääkö toiminta kuntien menoja vai vähentääkö se niitä esimerkiksi sosiaalietuuksien säästöinä. Tähän liittyen arvioidaan sosiaalisen luototuksen vaikutuksia toimeentulon käyttöön, käytön asteeseen ja sen uudelleen suuntaamiseen. Tutkimuksen tehtävänä on myös selvittää luototuksen vaikutuksia sosiaalityöhön.

Yksilötasolla tutkitaan mitä vaikutuksia sosiaalisella luotolla on syrjäytymisen ehkäisemisessä ja kansalaisten omatoimisuuden lisääntymisessä. Nämä kysymykset liittyvät samalla ehkäisevän sosiaali- ja terveyspolitiikan laajempiin pyrkimyksiin tunnistaa ja torjua nousevia sosiaalisia ongelmia sekä vähentää toimeentulotukiriippuvuutta.

Lisäksi tutkitaan, mitkä kansalaisryhmät valikoituvat tai valitaan luototuksen kohteiksi ja mitkä ovat luottojen käyttötarkoitukset. Tällä tutkimustehtävällä uskotaan saatavan arvokasta tietoa niistä apua tarvitsevista sosiaaliryhmistä ja sosiaalisista ongelmista, jotka ehkä tällä hetkellä ovat vain hämärästi havainnoitavissa.

Tutkimuksessa selvitetään lisäksi, voidaanko sosiaalisella luototuksella ja missä määrin helpottaa kansalaisten velkatilannetta tai joissakin tapauksissa jopa ratkaista ylivelkaantumiseen liittyviä ongelmia. Tutkimuksessa arvioidaan myös, miten sosiaalinen luototus vaikuttaa yksilön oikeusturvaan. Tutkimukseen liittyy myös vertailu Takuu-Säätiön toteuttaman ja kuntien organisoiman sosiaalisen luototuksen välillä.

Tutkimuksen lopputulemana pyritään ratkaisemaan sosiaalisen luototuksen lopullinen tarve tai tarpeettomuus ja myönteisessä tapauksessa sosiaalisen luototuksen validi järjestämistapa samalla kun arvioidaan sen vaatimat yhteiskuntapoliittisesti välttämättömät toimenpiteet - resurssit, organisointi ja mahdolliset lainsäädäntötarpeet.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on varannut henkilörekisterilain 27 §:ään ja henkilörekisteriasetuksen 14 §:ään viitaten Kansallisarkistolle tilaisuuden lausunnon antamiseen Takuu-Säätiön arkistointilupahakemuksesta.

Lausunnossaan 29.3.1999 KA 14/32/99 Kansallisarkisto edellyttää, että aineistoa tutkimustarpeisiin arkistoitaessa arkaluontoiset tiedot (hakemukset liitteineen) säilytetään keskitetysti yhdessä muodossa ja yhdessä paikassa. Mikäli hakijoista on laadittu tiedosto tietokoneelle, tulostetaan se paperille ja liitetään manuaalisiin kansioihin.

Aineisto tulee Kansallisarkiston mukaan säilyttää lukitussa tilassa ja Takuu-Säätiön tulee nimetä vastuuhenkilö, joka vastaa tietojen asianmukaisesta käytöstä tutkimuksen tarpeisiin.

Tietojen arkaluontoisuutta korostaen Kansallisarkisto puoltaa kyseisten tietojen arkistointia ja säilyttämistä Takuu-Säätiön tiloissa Stakesin tutkimusta varten. Tutkimuksen valmistuttua tarkastetaan, onko aineisto vielä tutkimuksen kannalta merkityksellistä, jolloin se joko hävitetään tai siirretään tutkimusta ja tutkijapalvelua harjoittavaan tutkimuslaitokseen.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton henkilörekisteri tulee hävittää, jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään. Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaan tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jos ne ovat tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellisiä. Tietosuojalautakunnan on lupapäätöksessään määrättävä, miten rekistereiden suojaus on järjestettävä sekä miten henkilötietojen käyttöä on valvottava.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, ottaen huomioon asiassa saatu selvitys, että hakemuksessa tarkoitetut sosiaalisen luototuksen hakemusasiakirjat voivat olla tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää Takuu-Säätiölle luvan arkistoida edellä mainitut hakijan omassa toiminnassa syntyneet hakemusasiakirjat tapauksissa, joissa takaushakemus on hylätty, rauetettu tai Takuu-Säätiön takaus on päättynyt.

Lupamääräykset

Tietosuojalautakunta määrää, että

- arkistoitavat henkilötiedot on suojattava asianmukaisesti luvatonta käsittelyä, käyttöä, muuttamista ja anastusta vastaan,

- tiedot on säilytettävä keskitetysti yhdessä muodossa ja yhdessä paikassa, ja

- Takuu-Säätiön on nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa tietojen asianmukaisesta käytöstä tutkimuksen tarpeisiin.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisteriasetus 14 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.