06.04.1999 8/1999

Henkilörekisteri - Yhteysvaatimus - Yhdistäminen - Massaluovutus väestötietojärjestelmästä

Tietosuojalautakunta hylkäsi rekisteröidyn yhdistyksen hakemuksen saada väestötietojärjestelmästä Tyrnävän kunnassa asuvien henkilöiden nimi-, osoite- ja, jos mahdollista, puhelinnumerotietoja talouksittain puhelinluettelon laatimista varten.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista sekä henkilötietojen massaluovutusta väestötietojärjestelmästä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Maaseutuyhdistys Maasyke ry

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada väestötietojärjestelmästä Tyrnävällä asuvien henkilöiden nimi-, osoite- ja, jos mahdollista, puhelinnumerotietoja talouksittain puhelinluettelon laatimista varten.

Hakijan tarkoituksena on tehdä Tyrnävälle oma kunnallinen puhelinluettelo ja hakemuksessa tarkoitettujen tietojen saaminen helpottaisi olennaisesti luettelon tekemistä. Tietoja ei ole tarkoitus tallentaa eikä hyödyntää mihinkään muuhun tarkoitukseen, vaan niitä käytetään ainoastaan kyseessä olevan puhelinluettelon laatimiseen.

Tyrnävän kuntaan on tehty puhelinluettelo muutaman kerran aikaisemminkin. Kunnassa ei muilla kuin hakijalla ole tällä hetkellä henkilöresursseja sen toteuttamiseen. Useat kuntalaiset ja kunnassa vaikuttavat yrittäjät ovat kyselleet uutta luetteloa. Hakija uskoo puhelinluettelolle olevan käyttöä ja tarvetta Tyrnävän kunnassa.

Hakija on toimittanut lautakunnalle Väestörekisterikeskuksen 1.2.1999 päivätyn kielteisen ilmoituksen hakijan hakemukseen saada väestötietojärjestelmästä Tyrnävän kunnassa asuvien henkilöiden nimi- ja osoitetietoja talouksittain kunnallisen puhelinluettelon laatimista varten. Väestörekisterikeskus ei katsonut voivansa luovuttaa pyydettyjä tietoja, koska väestötietojärjestelmän tietojen luovuttaminen kunnallisen puhelinluettelon perustamista varten edellytti sekä väestötietolain 29 §:n että henkilörekisterilain 5 §:n mukaista tietosuojalautakunnan poikkeuslupaa. Väestörekisterikeskus ilmoitti ottavansa hakemuksen uudelleen käsiteltäväksi, jos hakija hankkii tietosuojalautakunnalta poikkeusluvan.

Asiassa saatu lisäselvitys

Tietosuojalautakunnalle tekemässään hakemuksessa hakija pyytää, jos mahdollista, saada myös puhelinnumerotietoja. Hakijalta 26.3.1999 puhelimitse saadun vahvistuksen mukaan myös puhelinnumerotiedot halutaan saada väestörekisterikeskukselta.

Väestörekisterikeskukselta 26.3.1999 saadun tiedon mukaan väestörekisterikes-kuksella ei ole puhelinnumerotietoja eikä Tyrnävän alueen puhelinnumerotietojen luovuttaminen siten ole mahdollista.

Hakija on tämän jälkeen ilmoittanut 26.3.1999, että puhelinnumerot poimitaan Oulun ja Kainuun alueiden puhelinluettelosta. Hakija on ilmoittanut myös, että hakija julkaisee paikallisessa lehdessä ilmoituksen, jossa etukäteen kerrotaan hankkeesta ja tarjotaan mahdollisuutta yksittäisten tietojen kieltämiseen julkaisussa. Lehdessä kehotetaan rekisteröityjä täydentämään ja uusimaan tietonsa. Hakijan tarkoituksena on saada puhelinluetteloon myös matkapuhelinnumerot.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilötieto ja henkilörekisteri

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 1 kohdan mukaan sellaista henkilön tai henkilön ominaisuuden taikka elinolosuhteiden kuvausta, joka voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista yksityistä henkilöä koskevaksi. Henkilörekisterilakia ei sovelleta oikeushenkilöitä koskevien tietojen keräämiseen ja tallettamiseen.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 momentin mukaan henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, sekä sellaista luetteloa, kortistoa tai muuta näihin verrattavalla tavalla järjestettyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että kerätessään hakemuksen mukaisia tietoja yksityisistä henkilöistä puhelinluettelossa julkaisemista varten, hakijalle muodostuu henkilörekisterilaissa tarkoitettu henkilörekisteri, jonka rekisterinpitäjä hakija on.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen puhelinluetteloa varten

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa säädetään rekisterinpitoa koskevasta yhteysvaatimuksesta. Mainitun lainkohdan mukaisesti henkilörekisteriin merkittäviksi saa kerätä ja tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus ei täyty hakijan toiminnan ja rekisteröitävien henkilöiden välillä. Kysymys ei myöskään ole henkilörekisterilain 2 §:n 7 a kohdassa ja 5 §:n 4 momentissa (387/94) tarkoitetusta henkilömatrikkelista. Näin ollen hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun luvan poiketa yhteysvaatimuksesta. Henkilöt, jotka itse ilmoittavat taikka täydentävät tai uusivat tietojaan puhelinluetteloa varten, ovat antaneet suostumuksensa näiden tietojen keräämiseen ja julkaisemiseen. Näiltä osin hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa.

Henkilörekisterien yhdistäminen

Hakijan tarkoituksena on yhdistää Oulun ja Kainuun alueen puhelinluetteloon sisältyviä henkilötietoja väestötietojärjestelmästä saataviin tietoihin. Kysymyksessä on henkilörekisterien yhdistäminen.

Henkilörekistereitä saa henkilörekisterilain 20 §:n 1 momentin mukaan yhdistää vain,

1) jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa
tai tietosuojalautakunta luvan;
2) jos yhdistäminen johtuu välittömästi laissa säädetystä
tehtävästä ja rekisterinpitäjällä on tätä tarkoitusta
varten oikeus saada ja käyttää yhdisteltäviä tietoja;
3) jos yhdistäminen tapahtuu osoitetietojen tavanomaiseksi
päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten
välttämiseksi; tai
4) jos on ilmeistä, että yhdistäminen ei vaaranna rekisteröidyn
yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan tai
oikeuksiaan.

Siltä osin kuin asianomaiset eivät itse ilmoita, täydennä tai uusi tietojaan puhelinluetteloa varten henkilörekisterilain 20 §:n 1 momentin 1 kohdan edellytykset yhdistämiselle eivät täyty. Myöskään 2 ja 3 kohdan edellytykset eivät täyty. Ottaen huomioon, että hakijan tarkoituksena on kerätä tietoja talouksittain ja että tarkoituksena on kerätä myös muita tietoja kuin Oulun ja Kainuun alueen puhelinluettelossa jo julkaistuja tietoja, tietosuojalautakunta katsoo, että ei voida pitää ilmeisenä, että yhdistäminen ei vaarantaisi rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan. Tämän vuoksi ei myöskään 4 kohdan edellytys henkilörekisterien yhdistämiselle täyty.

Näin ollen hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan henkilörekisterien yhdistämiseen.

Henkilötietojen saaminen massaluovutuksena väestötietojärjestelmästä

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdassa koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla. Tyrnävällä asuvien henkilöiden nimi- ja osoitetietojen luovutuksessa on kysymyksessä suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttaminen, joten kysymyksessä on henkilötietojen massaluovutus väestötietojärjestelmästä.

Väestötietolain 29 §:n 1 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä saa luovuttaa tietoja henkilörekisterilaissa tarkoitettuna massaluovutuksena vain:

1) jos hakijalla on henkilörekisterilain mukainen oikeus
tallettaa luovutettavat tiedot henkilörekisteriin eikä
niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden
suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka
valtion turvallisuutta; tai
2) jos tietojen luovuttaminen perustuu muun lain säännökseen.

Väestötietolain 29 §:n 2 momentissa on säädetty, että tietosuojalautakunta voi antaa poikkeusluvan tietojen massaluovutukseen, vaikkei hakijalla ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa luovutettavia tietoja henkilörekisteriin.

Tietojen luovuttaminen hakijalle ei perustu muun lain säännökseen. Hakijalla ei myöskään ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa luovutettavia tietoja henkilörekisteriin. Tämän vuoksi hakija tarvitsee väestötietolain 29 §:n 2 momentissa tarkoitetun poikkeusluvan Tyrnävällä asuvien nimi- ja osoitetietojen saamiseen väestötietojärjestelmästä.

Poikkeusluvan edellytykset

Henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu poikkeuslupa yhteysvaatimuksesta ja poikkeuslupa henkilörekisterien yhdistämiseen voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa vaarantuminen voidaan estää.

Väestötietolain 29 §:n 2 momentissa tarkoitetun poikkeusluvan myöntämisen edellytyksenä on, että tietojen luovuttamisella voidaan merkittävästi yksinkertaistaa asioiden hallinnollista tai muuta käsittelyä. Edellytyksenä on lisäksi, että rekisteröidyn yksityisyyden, hänen etujensa ja oikeuksiensa sekä valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Hakemuksen mukaan hakijan tarkoituksena on kerätä nimi-, osoite- ja, jos mahdollista, puhelinnumerotietoja talouksittain Tyrnävän kunnallisen puhelinluettelon laatimista varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että kuntakohtaisen luettelon julkaisemisella voidaan jossain määrin yksinkertaistaa asioiden käsittelyä. Hakijan tarkoituksena on kuitenkin kerätä myös muita tietoja kuin mitä rekisteröitävät ovat antaneet julkaistavaksi Oulun ja Kainuun alueiden puhelinluettelossa ja lisäksi tietoja on tarkoitus kerätä talouksittain. Koska rekisteröitävien ei voida olettaa mieltäneen tällaista tietojensa laajempaa käyttöä puhelinluetteloa varten, tietosuojalautakunta katsoo, ettei ole esitetty henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettua painavaa syytä poikkeusluvan myöntämiseen.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 37 §
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.