22.03.1999 6/1999

Arkistointi - Tutkimusrekisteri - Seurantatutkimus - Rekisterinpitäjä

Tietosuojalautakunta hylkäsi hakemuksen saada säilyttää arkaluonteisia henkilötietoja sisältävä tutkimusrekisteri yksityisessä asunnossa.

ASIA
Henkilötietojen arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
Ylilääkäri X

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada säilyttää Suomen Sydäntautiliitto ry:n toimesta vuosina 1989-1993 suoritetussa aivoverenkiertohäiriöön sairastuneiden seurantatutkimuksessa kertynyt tutkimusmateriaali omakotitalossaan.

Hakemuksen perustelut

Suomen Sydäntautiliiton kautta organisoituun ja hakijan toteuttamaan aivoverenkiertohäiriöiden seurantatutkimukseen rekisteröitiin vuosina 1989-1991 vajaa 600 sairastunutta neljän eri sairaanhoitopiirin alueelta. Sairastuneiden kuntoutumista seurattiin kahden vuoden ajan sairastumispäivästä lukien elokuuhun 1993 asti. Ensimmäisen vuoden ajalta kerättiin tietoa myös hoidon ja kuntoutuksen kustannuksista.

Tutkimusmateriaali on maailmanlaajuisestikin ajatellen arvokas tutkittujen verraten suuren lukumäärän, huolellisen ja monipuolisen seurannan sekä väestöpohjaan perustuneen otannan ansiosta. Tutkimusmateriaalista on toistaiseksi julkaistu kaksi tieteellistä artikkelia. Stakes on myöntänyt apurahan kuntoutuksen kustannus-vaikuttavuuden arvioimiseksi. Tutkimuksen suunnitteluun ja tulosten arviointiin on osallistunut HYKS:n Neurotieteiden yksikkö.

Alkuperäisiä tutkimuspapereita tarvitaan ajoittain tallennettujen tietojen oikeellisuuden tarkistamiseksi.

Tutkimusmateriaali, runsas 4 hyllymetriä arkistomappeja, on varastoituna ylilääkäri X:n omakotitalon lukittavissa olevassa työhuoneessa kahdessa lukollisessa arkistokaapissa. Lisäksi tiedot on tallennettuna samassa työhuoneessa sijaitsevalle mikrotietokoneelle, jonka käyttö on suojattu xxxx ohjelmiston avulla.

Edellä mainituin perustein hakija pyytää lupaa saada säilyttää mainittu tutkimusmateriaali nykytiloissa edelleen tapahtuvaa tulosten analysointia ja raportointia varten.

X on tietosuojalautakunnalle 26.11.1998 antamassaan lisäselvityksessä ilmoittanut, että kysymyksessä on Suomen Sydäntautiliitto ry:n tutkimus, jonka liitto on rahoittanut.

Suomen Sydäntautiliitto on tietosuojalautakunnalle 15.1.1999 saapuneessa selvityksessä ilmoittanut antavansa suostumuksensa ylilääkäri X:n pyyntöön tutkimusrekisterin arkistoimiseen.

KUULEMINEN

Kansallisarkistolle on henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaisesti varattu tilaisuus lausunnon antamiseen arkistointilupahakemuksesta. Kansallisarkistolta on pyydetty lausuntoa erityisesti siitä, voidaanko hakemuksessa tarkoitettuja yksityisiä tiloja pitää soveliaina hakemuksessa tarkoitetun terveydentilatietoja sisältävän tutkimusrekisterin arkistointiin. Lausuntoa on pyydetty myös siitä, olisiko mahdollista arkistolain 17 §:n mukaisesti ottaa ko. tutkimusrekisteri kansallisarkiston tai muun arkistolaissa tarkoitetun arkiston säilytettäväksi ja hoidettavaksi.

Kansallisarkisto on 18.2.1999 antanut siltä pyydetyn lausunnon 14/32/99. Lausunnossaan kansallisarkisto toteaa, että asiasta tehdystä anomuksesta käy ilmi, että aineistosta tehdään edelleen tulosten analysointia ja raportointia, joten kansallisarkisto katsoo, että aineisto on edelleen aktiivisessa tutkimuskäytössä. Kansallisarkiston näkemyksen mukaan tästä johtuen ei aineiston säilytystilojen ja arkistointikysymyksen ratkaiseminen tässä vaiheessa ole ehdottoman välttämätöntä. Aineiston sijoittamiseen johonkin arkistoon tai hävittämiseen on aiheellista palata uudelleen, kun sillä ei enää ole nykyisenkaltaista tutkimuskäyttöä.

Kansallisarkisto on täydentänyt lausuntoaan kirjelmällään 10.3.1999 14/32/99. Lausunnon täydennyksessä kansallisarkisto ilmoittaa, että tutkimuksen tekijällä tulisi olla mahdollisuus käyttää ko. tutkimusaineistoa niin kauan kuin sitä hänen tutkimustyössään tarvitaan. Aineiston lopullinen arkistointi tulee tehdä henkilörekisteriasetuksen mukaisesti, jolloin tutkimusaineisto on arkistoitava johonkin alan tutkimuslaitokseen, esim. Kansanterveyslaitoksen arkistoon.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton henkilörekisteri tulee hävittää, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään.

Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaan henkilörekisteri, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen, voidaan siirtää arkistoitavaksi sellaiseen korkeakouluun taikka tutkimustyötä lakisääteisenä tehtävänä suorittavaan laitokseen tai viranomaiseen, jolle tietosuojalautakunta on antanut arkistointiin luvan. Tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jotka täyttävät edellä mainitut vaatimukset.

Henkilörekisterilain 5 §:n 4 momentin mukaan tieteellistä tutkimusta varten saa 5 §:n 1 momentissa säädetyn yhteysvaatimuksen estämättä kerätä ja tallettaa henkilötietoja henkilörekisteriin. Lainkohdassa annetaan oikeus asetuksella tarkemmin säännellä tieteellistä tutkimusta varten pidettyjä henkilörekistereitä.

Henkilörekisteriasetuksen 1 §:ssä säädetään, mitä on noudatettava tutkimusrekistereitä ylläpidettäessä. Pykälässä säädetään mm. tutkimusrekistereiden säilytysajoista. Säilytysaikojen umpeuduttua tutkimusrekisteri on hävitettävä tai siirrettävä arkistoitavaksi henkilörekisteriasetuksen 14 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa kysymys on seurantatutkimuksesta, jossa tietojen kerääminen on päättynyt elokuussa 1993. Henkilörekisteriasetuksen 1 §:n 3 momentin mukaan seurantatutkimuksessa syntynyttä tutkimusrekisteriä saa säilyttää enintään viisi vuotta tietojen keräämisen päättymisestä, jos se on välttämätöntä tutkimuksen suorittamiseksi. Tässä tapauksessa määräaika tutkimusrekisterin säilyttämiselle on päättynyt elokuussa 1998. Tämän jälkeen rekisteri on tullut joko hävittää tai siirtää arkistoitavaksi henkilörekisteriasetuksen 14 §:n tarkoittamalla tavalla.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu tutkimusrekisteri on Suomen Sydäntautiliitto ry:n toiminnassa syntynyt henkilörekisteri. Tietosuojalautakunta katsoo, että kysymyksessä on tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellinen henkilörekisteri.

Tietosuojalautakunta toteaa, että tutkimusrekisteri sisältää arkaluonteisia henkilötietoja. Tutkimusrekisterin vastuullisena rekisterinpitäjänä on pidettävä Suomen Sydäntautiliitto ry:tä, jonka tulee huolehtia rekisterin tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä. Tietosuojalautakunta katsoo, että tietojen arkistointia yksityisessä asunnossa ei voida pitää asianmukaisena, minkä vuoksi lautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 § 3 kohta
Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisteriasetus 1 §
Henkilörekisteriasetus 14 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.