15.02.1999 4/1999

Väestötietojen massaluovutus - Yhteysvaatimus - Henkilötunnus - Kiinteistönkauppa - Maanvuokrasopimus

Tietosuojalautakunta hylkäsi Helsingin kaupungin kiinteistöviraston kansliaosaston hakemuksen saada väestötietojärjestelmän vapaa selailuoikeus ns. laajaan henkilön tunnistusohjelmistoon (HTU), jonka avulla voitiin selvittää henkilön henkilötunnus. Tunnistusohjelmiston avulla saatavia henkilötunnuksia oli tarkoitus käyttää kiinteistönkauppojen ja maanvuokrasopimusten osapuolten henkilöllisyyden varmistamiseen.

ASIA
Henkilötietojen massaluovutusta väestötietojärjestelmästä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Helsingin kaupungin kiinteistöviraston kansliaosasto

HAKEMUS
Hakija pyytää väestötietolain 29 §:n 2 momentin ja henkilörekisterilain 37 §:n mukaista poikkeuslupaa väestötietojärjestelmän vapaaseen selailuoikeuteen (laaja henkilön tunnistusohjelmisto HTU)

Hakemuksen perustelut

Hakija vastaa Helsingin kaupungin organisaatiossa kiinteistönkauppakirjojen ja maanvuokrasopimusten tekemisestä ja niiden täytäntöönpanosta. Kiinteistökauppoja tehdään vuosittain toista sataa ja maanvuokrasopimuksia tai niiden muutoksia runsaat kuusisataa.

Kiinteistönkauppakirjasta tulee maakaaren 2 luvun 1 §:n mukaan käydä (tunnistettavalla tavalla) ilmi kaupan osapuolet. Maanvuokralain 1 luvun 3 §:n mukaan osapuolten on allekirjoitettava sopimus.

Maakaaren 12 luvun 1 §:n mukan lainhuudon hakijan on esitettävä selvitys saantonsa laillisuudesta. Tämän selvityksen oleellinen osa on osapuolten YhenkilöllisyysY. Lainhuutohakemus on maakaaren 12 luvun 4 §:n mukaisesti hylättävä, jos hakija ei ole selvittänyt luovuttajan omistusoikeutta luovutettuun kiinteistöön.

Maanvuokraoikeus on maakaaren 14 luvun 2 §:n mukaan kirjattava, mikäli sopimuksessa on ns. vapaa siirto-oikeus. Muissakin tapauksissa kirjaamiseen on oikeus.

Edellä mainittujen säädösten mukaan osapuolet on yksilöitävä sopimuksessa niin, ettei synny epäselvyyttä siitä, ketkä ovat sopimuksen osapuolet. Hakija katsoo, että yksityishenkilön osalta tämä yksilöinti toteutuu henkilötunnuksen avulla. Nykytilanteessa kaupunki varmistaa sopimuskumppaninsa henkilöllisyyden sopimuksen laatimisvaiheessa joko väestörekisterikeskuksesta tilaamallaan virkatodistuksella tai vuokramiehen itsensä hankkimalla todistuksella.

Ottaen huomioon kaupungin vuosittain tekemien kiinteistönkauppojen ja maanvuokrasopimusten määrän ja sen, että kyseessä ovat vapaaehtoisuuteen perustuvat oikeustoimet, hakija katsoo, että henkilörekisterilain ja väestötietolain edellyttämät painavat syyt asioiden käsittelyn ja henkilön yksityisyyden suojelemisen osalta poikkeusluvan myöntämiselle ovat olemassa.

Hakemukseen liitetyt asiakirjat

Hakemukseen on liitetty Helsingin kaupungin kiinteistöviraston kansliaosaston väestörekisterikeskukselle 3.2.1998 tekemä väestötietojärjestelmän suorakäyttöluvan muutoshakemus. Käyttöoikeutta on haettu henkilötietojen hakuun henkilötunnuksella ja henkilön tunnistukseen nimellä ja muilla tiedoilla siten, että vastaukseksi saadaan mm. henkilötunnus (= laaja henkilön tunnistusohjelmisto HTU).

Hakemuksen liitteenä olevalla väestörekisterikeskuksen päätöksellä 25.2.1998 96/40/96 em. Helsingin kaupungin kiinteistöviraston kansliaosaston hakemus on hylätty siltä osin, kuin lupaa on haettu HTU tunnistusohjelmiston käyttöön. Lupa on myönnetty NIM tunnistusohjelman käyttöön, joka antaa vastaukseksi syntymäajan, mutta ei henkilötunnusta. Väestörekisterikeskus toteaa päätöksessään, että se ei katso voivansa myöntää Helsingin kaupungin kiinteistövirastolle anottua väestötietojärjestelmän vapaata selailuoikeutta laajaan henkilön tunnistusohjelmistoon (HTU) hakemuksessa mainituilla perusteilla. Hakemuksessa ei ole mainittu lakiin perustuvaa oikeutta saada massaluovutuksena henkilötunnuksia väestötietojärjestelmästä. Päätöksessä todetaan, että mikäli hakija esittää edellä tarkoitetut perusteet taikka hankkii luovutukselle väestötietolain 29 §:n 2 momentissa ja henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun tietosuojalautakunnan poikkeusluvan, asia voidaan käsitellä uudestaan.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisteri

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa muun muassa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä on henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettu henkilötietoja sisältävä henkilörekisteri.

Henkilötietojen massaluovutus väestötietojärjestelmästä

Väestötietolain 25 §:n mukaan väestötietojärjestelmästä luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen ilmoitettuun käyttötarkoitukseen. Tietoa ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta. Henkilötunnus voidaan luovuttaa ainoastaan silloin, kun henkilön luotettava yksilöinti sekä tietojen käyttötarkoitus sitä edellyttävät, ja jos pyytäjällä on tai voi olla se henkilörekisterilain tai muun lain perusteella hallussaan.

Väestötietolain 26 §:n 1 momentin mukaan kunnan viranomaisille luovutetaan niille säädettyjen tehtävien hoitamisessa tarpeelliset tiedot. Yksittäisen hallintoasian käsittelyssä tarvittavat tiedot tulee hankkia viran puolesta, jollei rekisteröity ole asian vireille tultua viivytyksettä ilmoittanut toimittavansa itse tarpeelliset selvitykset tai jollei muunlaiseen menettelyyn ole erityistä syytä.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdassa koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Koska hakija voisi käyttää väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksiin sisältyvää HTU-näyttöä teknisen käyttöyhteyden avulla, kysymyksessä on henkilötietojen massaluovutus väestötietojärjestelmästä.

Väestötietolain 29 §:n 1 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä saa luovuttaa tietoja henkilörekisterilaissa tarkoitettuna massaluovutuksena vain:

1) jos hakijalla on henkilörekisterilain mukainen oikeus
tallettaa luovutettavat tiedot henkilörekisteriin
eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn
yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan
taikka valtion turvallisuutta;
tai
2) jos tietojen luovuttaminen perustuu muun lain säännökseen.

Väestötietolain 29 §:n 2 momentissa on säädetty, että tietosuojalautakunta voi antaa poikkeusluvan tietojen massaluovutukseen, vaikkei hakijalla ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa luovutettavia tietoja henkilörekisteriin.

Poikkeusluvan tarve

HTU-tunnistuskysely mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilöiden vapaan selailumahdollisuuden. Näin ollen väestörekisterikeskus luovuttaa suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös muista kuin hakemuksessa tarkoitettujen sopimusten osapuolista. Hakijalla ei ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa näitä henkilöitä koskevia tietoja henkilörekisteriin, koska henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhteysvaatimus ei täyty näiden henkilöiden ja hakijan välillä. Koska tietojen luovuttaminen hakijalle ei perustu myöskään muun lain säännökseen, tarvitsee hakija väestötietolain 29 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan hakemuksen mukaiseen tietojen saamiseen väestörekisterikeskukselta.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeusluvan myöntämiselle on väestötietolain 29 §:n 2 momentin mukaan edellytyksenä, että tietojen luovuttamisella voidaan merkittävästi yksinkertaistaa asioiden hallinnollista tai muuta käsittelyä. Edellytyksenä on lisäksi, että rekisteröidyn yksityisyyden, hänen etujensa ja oikeuksiensa sekä valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Laki ei edellytä henkilötunnuksen merkitsemistä kiinteistönkauppakirjaan tai maanvuokrasopimukseen.

Tietosuojalautakunta toteaa, että hakijalla on mahdollisuus käyttää väestörekisterikeskuksen NIM tunnistusohjelmaa sopimusosapuolten tunnistamiseen. Ottaen myös huomioon asiassa saadun selvityksen mm. vuosittain tehtävien kiinteistönkauppojen ja maanvuokrasopimusten määrästä, tietosuojalautakunta katsoo, että hakija ei ole esittänyt selvitystä siitä, että poikkeusluvan myöntämisellä voitaisiin merkittävästi yksinkertaistaa asioiden hallinnollista tai muuta käsittelyä kiinteistönkauppakirjojen ja maanvuokrasopimusten tekemisessä ja niiden täytäntöönpanossa.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Väestötietolaki 25 §
Väestötietolaki 29 §
Maakaari 2 luku 1 §
Kaupanvahvistaja-asetus 5 §
Maanvuokralaki 1 luku 3 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.