Finlex ®

Huolellisuusvelvoite - Asianmukaisuusvaatimus - Tarpeellisuusvaatimus

Diaarinumero:	22/72/96
Antopäivä:	23.09.1996
Taltio:	18/1996

Helsingin yliopistollisen keskussairaalan kuntayhtymä ei tarvinnut poikkeuslupaa sairaalan tai sen omistamien yhteisöjen palveluksessa olevien henkilöiden kuvallisen henkilötunnisteen toteuttamista varten muodostetun kuvallisen henkilökorttirekisterin pitämiseen.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Helsingin yliopistollisen keskussairaalan kuntayhtymä

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa kuvallisen henkilökorttirekisterin pitämiseen, mikäli lautakunta katsoo, että lupa tarvitaan.

Henkilökorttirekisteri on digitaalisen kuvankäsittelyn ja automaattisen tietojenkäsittelyn kautta muodostettava Helsingin yliopistollisen keskussairaalan tai sen omistamien yhteisöjen palveluksessa olevien henkilöiden kuvallisen henkilötunnisteen
toteuttamiseksi ja tallentamiseksi muodostettu rekisteri. Rekisteriin liitetään myös ne HYKSin potilas- ja tutkimustiloissa toimivat henkilöt, joiden työnantaja on sopimussuhteessa HYKSiin.

Rekisteriin on tarkoitus tallettaa seuraavat tiedot:

A. Helsingin yliopistolliseen keskussairaalaan
palvelussuhteessa olevista henkilöistä tallennetaan:
* henkilön sukunimi
* henkilön kutsumanimi
* henkilön kuva
* henkilötunnus
* virkanimike suomeksi ja ruotsiksi
* virkasuhteen laatu
* henkilön erikseen halutessa virkanimike myös hänen
haluamallaan kielellä
* tulosyksikkö
* kustannuspaikka
* kuvauspäivä
* voimassaoloaika
* monesko tuloste sekä
* tietojen viimeinen päivityspäivä

B. Muista henkilöistä vastaavat tiedot lukuunottamatta
henkilötunnusta, joka korvataan korttinumerolla.
Tulosyksikkö ja kustannuspaikka korvataan
työnantajayhteisön tiedoilla. Virkanimike korvataan
työnantajan ilmoittamalla ammattinimikkeellä.

Rekisteröitävät tarkistavat henkilötietonsa ja hyväksyvät
kuvansa, minkä jälkeen ne tallennetaan lopullisesti
kuvarekisteriin.

Rekisteristä tulostetaan kuvallisia, muovisia luottokortin
kokoisia henkilötunnisteita, joissa näkyvät seuraavat
tiedot:

* HYKSin logo
* tulosyksikkö tai yritys
* henkilön nimi
* henkilön kuva
* henkilön virka- tai ammattinimike suomeksi ja HYKSin
henkilökuntaan kuuluvalla myös ruotsiksi
* erityispyynnöstä ruotsinkielinen nimike voidaan korvata
muun kielisellä nimikkeellä
* voimassaolon päättymisaika
* nimen taustana oleva väripalkki, jolla osoitetaan
kuuluuko kuntayhtymään tai sen hallitsemien yhtiöiden
palvelukseen vai onko ulkopuolinen.

Kuvallinen henkilökortti kiinnitetään nimineulan tapaan
rintaan tai pidetään kaulassa riippuvassa ketjussa.

Hakemuksen perustelut

Hakemuksen mukaan sairaalatoimintaan ovat tulossa kansainväliset laatuluokitukset, jotka asettavat tiukemmat ehdot mm. henkilökunnan tunnistamiselle. Myöskin potilaan palvelu ja potilasturvallisuus edellyttävät, että sairaalan alueella liikkuvat henkilöt voidaan helposti tunnistaa ja erottaa.

Yhteiskunnallinen kehitys edellyttää, että sairaalatoiminnassa nostetaan potilaiden ja henkilökunnan turvallisuustasoa. Esim. huume- ja väkivalta- ym. rikokset ovat lisääntyneet huomattavasti viime vuosina. Jo tämä tuo selvän riskin potilaille ja henkilökunnalle. Yksinkertaisin ja halvin keino turvallisuuden lisäämiseksi sairaalassa on henkilökunnan tunnistaminen. Pelkkien nimineulojen vaihtaminen on varsin helppoa eikä pelkällä nimikilvellä henkilön rinnassa voida riittävästi tunnistaa henkilöä ja hänen tehtäväänsä sairaalassa. Kuvallisen henkilökortin avulla voidaan nostaa HYKSin turvallisuustasoa varsin huokein kustannuksin. Kuvallisella henkilökortilla voidaan varmuudella tunnistaa sairaala-alueella liikkuvat HYKSin toimintaan liittyvät henkilöt ja heidän tehtävänsä.

HYKS kiinteistöineen on yli 10 000 henkilön yhteisö. Sairaalan oman henkilökunnan lisäksi alueella työskentelevät lukuisat tutkimusryhmät, tieteenharjoittajat ja opiskelijat. Määräaikaisen ja tilapäisen henkilökunnan osuus on huomattavan suuri. Kuvallinen henkilökortti on pakollinen kaikille HYKSiin virka- ja työsopimussuhteessa oleville henkilöille. Kortti annetaan myös esim. lääketieteen kandidaateille, jotka opiskelevat pitemmän aikaa sairaalassa ja ulkopuolisille esim. huolto- ja korjaushenkilökunnalle. Ainoastaan sairaanhoito-oppilaitoksen oppilaille ei anneta kuvallista henkilökorttia, koska he ovat vain 2 - 3 viikon harjoittelujakson sairaalassa ja liikkuvat vain tietyillä osastoilla.

Hakija viittaa myös aikaisemmin tietosuojavaltuutetulle asiassa dnro 471/45/95 esittämäänsä. Tietosuojavaltuutettu on toimittanut lautakunnalle asiaan liittyvän aineiston.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 3 §:n mukaan rekisterinpitäjän on henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa toimittava niin, ettei rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen etujaan ja oikeuksiaan perusteettomasti loukata.

Henkilörekisterilain 4 §:n mukaan henkilörekisterin käytön tulee olla asiallisesti perusteltu rekisterinpitäjän toiminnan ja hallinnon kannalta.

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan henkilörekisteriin saa tallettaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Tarpeellisuusvaatimusta arvioitaessa lähtökohtana on, että rekisterin pitämisen ja rekisteriin otettavien henkilötietojen tulee olla rekisterinpitäjän hallinnon ja toiminnan kannalta asiallisesti perusteltuja yleisen mittapuun mukaan arvioituna.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun henkilökorttirekisterin pitäminen on asiallisesti perusteltu hakijan toiminnan kannalta. Kuvallisella henkilökortilla pystytään helpottamaan sairaalan alueella liikkuvien henkilöiden tunnistamista ja näin samalla lisäämään potilaiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Henkilökorttirekisteriin kerättävät ja talletettavat henkilötiedot ovat kaikki, kuva mukaan lukien, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Hakija ei myöskään näitä tietoja kerätessään, tallettaessaan ja käyttäessään perusteettomasti loukkaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa taikka heidän etujaan ja oikeuksiaan. Hakija ei näin ollen tarvitse poikkeuslupaa hakemuksessa tarkoitetun rekisterin pitämiseen hakemuksesta ilmenevään tarkoitukseen.

Päätös

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tarpeettomana.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 3 §
Henkilörekisterilaki 4 §
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom