Finlex ®

Tarpeellisuusvaatimus - Arkaluonteinen henkilötieto - Suostumus - Arkistointi

Diaarinumero:	29/72/95
Antopäivä:	26.02.1996
Taltio:	3/1996

Tietosuojalautakunta hylkäsi Takuu-Säätiön arkaluonteisten henkilötietojen keräämistä ja tallettamista koskevan hakemuksen tarpeettomana. Tietojen tallettaminen oli säätiön toiminnan kannalta asiallisesti perusteltua ja säätiöllä oli rekisteröityjen kirjallinen suostumus niiden tallettamiseen. Myös tietojen arkistointia koskeva hakemus hylättiin. Päätöstä tehtäessä otettiin huomioon hakemuksessa tarkoitettujen tietojen arkaluonteisuus ja se, että hakija ei ollut osoittanut, että hakemuksessa tarkoitetut tiedot olisivat tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä. Lautakunta katsoi, etteivät tiedot muustakaan syystä olleet niin merkityksellisiä, että niiden arkistointiin olisi tullut myöntää lupa.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista henkilörekisteriin koskeva poikkeuslupahakemus sekä henkilötietojen arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
Takuu-Säätiö

HAKEMUS
Takuu-Säätiö pyytää tietosuojalautakunnalle 23.8.1995 saapuneen hakemuksen ja 24.10.1995 päivätyn lisäselvityksen mukaan lupaa saada

1) kerätä ja tallettaa kaikkia henkilörekisterilain 6 :n 3, 4 ja 6 -kohdissa tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja henkilöistä, joiden lainoihin hakija myöntää omavelkaisen takauksen, ja

2) arkistoida 1 kohdassa mainittuja velallisia koskevia tietoja, kun takaus on päättynyt.

Hakemuksen 1 -kohdassa tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja ovat henkilötiedot, jotka on tarkoitettu kuvaamaan:

- rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta,

- henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia, ja

- henkilön saamia sosiaalipalveluja, toimeentulotukea, sosiaaliavustuksia ja niihin liittyviä sosiaalihuollon palveluja.

Velallista koskevat tiedot on rekisteröity sekä tietokoneelle että manuaalisesti kansioihin. Arkaluonteiset tiedot ovat pääsääntöisesti paperilla kansioissa.

Hakemuksen perustelut

Takuu-Säätiö on perustettu vuonna 1990 ensisijaisesti auttamaan laitostaustaisia henkilöitä selviytymään veloistaan. Säätiön toimintaa on sittemmin laajennettu koskemaan muitakin ylivelkaantumisen takia vaikeuksissa olevia ihmisiä.

Säätiön tarkoituksena on tukea kriisitilanteessa olevien henkilöiden omaehtoista selviytymistä edistämällä heidän suoritettavanaan olevien ja maksukykyynsä nähden huomattavien velkojen ja korvausten sovittelua ja maksamista ottaen huomioon eri osapuolten edut.

Säätiö tekee asiakkaan kanssa selvityksen tämän veloista ja korvausvelvoitteista, antaa taloudellista neuvontaa, neuvottelee luottojärjestelyistä, tekee velkoja ja korvausvelvoitteita koskevia sopimuksia ja takaa selvitettyjä luottoja.

1. Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen

Hakija katsoo, että se tarvitsee velallista koskevia arkaluonteisia tietoja voidakseen selvittää, onko velallinen kykenevä ja halukas hoitamaan hakijan takaaman luoton. Erityisesti mielenterveysongelmaisten, vankien ja päihdeongelmaisten kohdalla joudutaan hakijan mukaan kartoittamaan arkaluonteisia tietoja. Kyseiset arkaluonteiset tiedot ovat olennainen osa takauspäätöstä. Tiedot on talletettava takausten seurannan takia.

2. Velallista koskevien henkilötietojen arkistointi

Hakijan mukaan velallisia koskevia tietoja tarvitaan tilastointiin, mutta erityisesti tutkimustarkoituksiin. Hakijan edustajalta Leena Veikkolalta puhelimitse 3.1.96 saadun tiedon mukaan tietoja tarvitaan mm. sen tutkimiseen, miten hakijan myöntämä takaus on vaikuttanut velallisen kuntoutumiseen ja hänen myöhempään elämäänsä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

1. Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisteriin saa henkilörekisterilain 5 :n 2 momentin mukaan tallettaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen tallettaminen on hakijan toiminnan kannalta asiallisesti perusteltua, eikä hakija näin ollen tarvitse henkilörekisterilain 37 :ssä tarkoitettua poikkeuslupaa tarpeellisuusvaatimuksesta.

Arkaluonteisten henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen

Henkilörekisterilain 6 :n mukaan henkilörekisteriin merkittäviksi ei saa kerätä eikä rekisteriin tallettaa arkaluonteisia tietoja.

Henkilörekisterilain 7 :n mukaan arkaluonteisten tietojen kerääminen ja tallettaminen henkilörekisteriin on kuitenkin sallittu, jos tietosuojalautakunta on antanut siihen luvan tai rekisteröity suostumuksensa. Suostumus arkaluonteisten henkilötietojen tallettamiseen on henkilörekisteriasetuksen 18 :n mukaan annettava kirjallisesti.

Hakijalta saadun selvityksen mukaan hakijalla on rekisteröityjen kirjallinen suostumus hakemuksessa tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen keräämiseen ja tallettamiseen. Näin ollen hakija ei tarvitse poikkeuslupaa myöskään henkilörekisterilain 6 :n mukaisesta arkaluonteisten henkilötietojen rekisteröintikiellosta.

Päätös

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tarpeettomana.

2. Velallista koskevien henkilötietojen arkistointi

Henkilörekisterilain 27 :n mukaan rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton henkilörekisteri tulee hävittää, jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään.

Henkilörekisteriasetuksen 14 :n mukaan tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jos ne ovat tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellisiä.

Kuuleminen

Tietosuojalautakunta on pyytänyt kansallisarkiston lausunnon siltä osin kuin lupaa on haettu henkilötietojen arkistointiin. Lausunnossaan 19.12.1995 kansallisarkisto katsoo, että mikäli aineisto tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä on niin merkityksellistä, että se on syytä arkistoida, tulisi tiedot säilyttää ainoastaan yhdessä muodossa. Tietojen arkaluonteisuutta korostaen kansallisarkisto puoltaa varauksella kyseisten tietojen arkistointia ja säilyttämistä Takuu Säätiön tiloissa.

Päätös

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

Päätöstä tehtäessä on otettu huomioon hakemuksessa tarkoitettujen tietojen arkaluonteisuus ja se, että hakija ei ole osoittanut, että hakemuksessa tarkoitetut tiedot olisivat tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä. Lautakunta katsoo, etteivät tiedot muustakaan syystä ole niin merkityksellisiä, että niiden arkistointiin tulisi myöntää lupa.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 5 2 mom
Henkilörekisterilaki 6 3-kohta
Henkilörekisterilaki 6 4-kohta
Henkilörekisterilaki 6 6-kohta
Henkilörekisterilaki 7
Henkilörekisterilaki 27
Henkilörekisteriasetus 14
Henkilörekisteriasetus 18