27.09.2010

Sähköinen asiakirja - Ilmoitus

Ilmoitus sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta

Kantelija oli toimittanut ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen useita sähköpostiviestejä, joista kantelun mukaan osaan hän ei ollut saanut ilmoitusta sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta ja osaan hän oli saanut ilmoituksen vasta sitä erikseen pyydettyään. Oikeuskansleri totesi, että sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 12 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ministeriön mukaan ministeriössä sovelletusta tietohallinnon käytännöstä johtuen ainoastaan ensimmäiseen saman lähettäjän ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen toimittamaan sähköiseen asiakirjaan oli lähtenyt automaattinen kuittaus vastaanottamisesta, vaikka tarkoituksena oli ollut, että kaikkiin ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen saapuneisiin sähköisiin asiakirjoihin lähtisi automaattinen kuittaus.

Siltä osin kuin ministeriön tietohallinnon käytäntö oli johtanut siihen, että kantelijan eräisiin sähköpostiviesteihin ei ollut toimitettu ilmoitusta, oikeuskansleri katsoi, ettei ministeriön menettely ole ollut sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain mukaista. Lisäksi ilmoitus oli toimitettu pitkähkön ajan kuluttua eräiden sähköpostiviestien saapumisesta, ja tältä osin oikeuskansleri totesi, ettei erään sähköpostiviestin osalta aikaisintaan kolmen viikon kuluttua sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta ministeriöstä toimitettu ilmoitus täyttänyt puheena olevan lain 12 §:n 1 momentissa tarkoitettua viivytyksettömyyden vaatimusta. Ministeriö ei ollut kyseisen ilmoituksen toimittamisessa menetellyt sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain mukaisesti.

Koska ministeriö kertoi kanteluasian selvittelyn myötä muuttaneensa ministeriössä sovellettua tietohallinnon käytäntöä siten, että ilmoitus toimitettiin jokaiseen ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen saapuneeseen sähköiseen asiakirjaan, piti oikeuskansleri riittävänä kiinnittää ministeriön huomiota sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 12 §:n 1 momentin mukaiseen ilmoitusvelvollisuuteen.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 12 §:n 1 momentti

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.