13.01.2010

Asiakirjapyyntö - Asiakirjajulkisuus - Asiakaspalvelu

Asiakirjapyynnön viivytyksetön käsittely

Kaupungin viranhaltija ei ollut vastannut esitettyyn tietopyyntöön, koska katsoi pyydetyt tiedot salassa pidettäviksi. Apulaisoikeuskansleri totesi, että oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin kuuluva muutoksenhakuoikeus edellyttää mahdollisuutta saattaa viranomaisen käsitys asiakirjan salassapidosta tuomioistuimen käsiteltäväksi. Tietopyyntöön on siten sekä hallintolain (434/2003) että julkisuuslain (621/1999) säännösten perusteella annettava laissa säädetyssä ajassa valituskelpoinen päätös. Ratkaisuna ei voi olla vastaamisesta pidättyminen. Viranhaltijan menettelyä oli arvioitava myös hallintolain ilmaisemien hyvän hallinnon perusteiden näkökulmasta. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti viranhaltijan huomiota hallintolain ja julkisuuslain menettelysäännösten noudattamiseen.

Lisäksi kantelija katsoi, että kaupungin oikeuskanslerille asiassa antaman selvityksen asiakirjoihin ei ollut kaikin osin tehty tarpeellisia salassapitomerkintöjä ja että tehdyt merkinnät eivät täyttäneet julkisuuslaissa edellytettyä muotoa. Apulaisoikeuskansleri totesi, että julkisuuslain 25 §:n 1 momentin mukainen pakollinen salassapitomerkintä liittyy asianosaisjulkisuuteen, josta kantelun tarkoittamassa viranomaisten välisessä asiakirjaliikenteessä ei ollut kysymys. Siltä osin, kuin kyse oli salassapitomerkinnästä muihin, viranomaisen käsityksen mukaan salassa pidettäviin asiakirjoihin, apulaisoikeuskansleri totesi merkinnän tekemisen olevan julkisuuslain 25 §:n 2 momentin perusteella vapaaehtoista. Silloin kun merkinnän tekemiseen päädytään, se on kuitenkin tehtävä kyseisessä lainkohdassa edellytetyssä muodossa. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin huomiota asiakirjan salassapidosta tehtävän merkinnän julkisuuslaissa säädetyn muodon noudattamiseen.

Edellä selostetuissa olosuhteissa asiassa oli arvioitava myös, oliko kaupunki lyönyt laimin velvollisuutensa julkisuuslain ja hyvän hallinnon mukaisen hyvän tiedonhallintatavan noudattamiseen. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää viranomaiselta henkilöstölle annettuja riittäviä ohjeita muun muassa julkisuuslain periaatteiden noudattamisesta, ohjeiden noudattamisen valvontaa ja ohjeiden tarpeellista päivittämistä. Asiassa ilmeni, että kaupunki ei ollut päivittänyt julkisuuslaista organisaatiolleen vuonna 2000 jaettua ohjetta asianosaisjulkisuutta koskevaan 25 §:ään vuonna 2005 tehdyn lainmuutoksen perusteella. Tältä osin kaupunki ei siten ollut noudattanut hyvää tiedonhallintatapaa. Kun asia oli kuitenkin jo kaupungin toimenpitein sittemmin korjattu, päivityksen laiminlyönti ei aiheuttanut apulaisoikeuskanslerin enempiä toimenpiteitä.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.