Beaktats t.o.m. FörfS 1054/2019.

14.12.2017/884

Lag om nationella studie- och examensregister

Se anmärkningen för upphovsrätt i användningsvillkoren.

I enlighet med riksdagens beslut föreskrivs:

1 kap

Allmänna bestämmelser

1 § (26.4.2019/568)
Lagens syfte

Lagen syftar till att

1) göra det möjligt att på elektronisk väg datasäkert och centraliserat samla in, behandla och lämna ut studie- och examensuppgifter om en person till personen själv och myndigheter som behöver uppgifterna,

2) säkerställa studie- och examensuppgifternas enhetlighet och tillförlitlighet samt effektivisera förvaltningens verksamhet,

3) främja ansökan till utbildning, identifieringen och erkännandet av tidigare kunskap samt livslångt lärande.

2 §
Tillämpningsområde

Denna lag ska tillämpas på utbildning och examina om vilka det föreskrivs i

1) lagen om grundläggande utbildning (628/1998),

2) gymnasielagen (629/1998),

3) lagen om anordnande av studentexamen (672/2005),

4) lagen om yrkesutbildning (531/2017),

5) yrkeshögskolelagen (932/2014),

6) universitetslagen (558/2009).

I denna lag föreskrivs det om studentnummer och studentnummerregistret, den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen, studentexamensregistret, antagningsregistret samt högskolornas riksomfattande datalager. Lagen innehåller dessutom bestämmelser om den tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter som Utbildningsstyrelsen ska svara för.

Om inte något annat föreskrivs i denna lag ska personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas på behandlingen av uppgifter i de register, de informationsresurser, det datalager och den tjänst som avses i denna lag.

L om anordnande av studentexamen 672/2005 har upphävts genom L 502/2019.

3 § (26.4.2019/568)
Studentnummer och studentnummerregistret

Ett studentnummer är en permanent kod som tilldelas en person och som används för att identifiera personen när uppgifter i en informationsresurs eller ett datalager som avses i denna lag eller i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) förs in, behandlas och lämnas ut. Utbildningsanordnare, anordnare av småbarnspedagogik, serviceproducenter inom småbarnspedagogiken och högskolor kan även använda studentnumret för att identifiera personer när de utför uppgifter enligt lagen om småbarnspedagogik, lagen om grundläggande utbildning, gymnasielagen, lagen om yrkesutbildning, yrkeshögskolelagen eller universitetslagen.

När sådana uppgifter om en person som avses i denna lag eller i lagen om småbarnspedagogik förs in för första gången ska den som för in uppgiften be Utbildningsstyrelsen om personens studentnummer. Om personen saknar studentnummer ska Utbildningsstyrelsen skapa ett studentnummer. Utbildningsstyrelsen ska meddela den som för in uppgiften studentnumret för kännedom.

Studentnumren bildar ett studentnummerregister. I studentnummerregistret ska dessutom personens namn samt personbeteckningen eller andra nödvändiga identifikationsuppgifter föras in. Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för studentnummerregistret. Studentnummer kan lämnas ut via en teknisk anslutning. De uppgifter som förs in i studentnummerregistret ska bevaras permanent.

2 kap

Den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen

4 §
Ändamålet med informationsresursen

De uppgifter som förts in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen i fråga om den undervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning, den utbildning som avses i gymnasielagen och den utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning används när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om utbildningsförmåner.

De uppgifter som förts in i informationsresursen används dessutom för beviljande av finansiering för undervisning och utbildning i enlighet med bestämmelserna i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009).

Uppgifterna kan även utnyttjas när andra myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs.

Uppgifterna i informationsresursen kan dessutom användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen.

5 § (26.4.2019/568)
De gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen samt ansvarsfördelningen mellan dem

Utbildningsanordnarna och Utbildningsstyrelsen är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen. Utbildningsstyrelsen ska svara för informationsresursens allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Utbildningsanordnarna ska i fråga om de uppgifter som de fört in svara för korrektheten enligt artikel 5.1 d och för den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan den allmänna dataskyddsförordningen. Utbildningsstyrelsen ska svara för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen.

Om en utbildningsanordnares verksamhet läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de berörda uppgifterna i informationsresursen.

6 §
Införandet av uppgifter i informationsresursen

En utbildningsanordnare är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som avses i 7–9 §. (26.4.2019/568)

Utbildningsstyrelsen bestämmer närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna aktuella. Utbildningsstyrelsen meddelar närmare föreskrifter om datastrukturen i fråga om de uppgifter som anges i 7–9 §.

I informationsresursen ska dessutom personernas namn och studentnummer föras in.

7 §
Uppgifter om grundläggande utbildning

En utbildningsanordnare enligt lagen om grundläggande utbildning ska för de elever som den ger utbildning i enlighet med lagen om grundläggande utbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den undervisning som eleven deltar i,

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) genomgångna studier och vitsorden för dem samt slutbedömning,

4) uppgifter om ordnandet av undervisning som utgör beräkningsgrund för sådan finansiering som avses i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet.

En kommun ska i informationsresursen också föra in uppgift om att en läropliktig i fråga om vilken kommunen är skyldig att övervaka att läroplikten fullgörs inte deltar i undervisning som ordnas i enlighet med lagen om grundläggande utbildning.

En utbildningsanordnare ska i informationsresursen dessutom föra in uppgift om att en sådan särskild examen som avses i 38 § i lagen om grundläggande utbildning har avlagts och hur den har bedömts.

8 §
Uppgifter om gymnasieutbildning

En utbildningsanordnare enligt gymnasielagen ska för de studerande som den ger utbildning i enlighet med gymnasielagen föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den utbildning som genomgås,

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) genomgångna studier och en bedömning av studeranden,

4) uppgifter om ordnandet av utbildning som utgör beräkningsgrund för sådan finansiering som avses i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet.

En utbildningsanordnare ska också i informationsresursen föra in uppgift om att ett sådant prov som avses i 36 § 2 mom. i gymnasielagen har avlagts och hur den studerande har bedömts. (26.4.2019/568)

9 § (26.4.2019/568)
Uppgifter om yrkesutbildning

En utbildningsanordnare enligt lagen om yrkesutbildning ska för varje studerande som den ger utbildning i enlighet med lagen om yrkesutbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den examen, den examensdel eller de examensdelar som avläggs eller den utbildning som genomgås, inklusive sådan övrig yrkesutbildning som avses i 8 § i lagen om yrkesutbildning,

2) när examen har avlagts eller utbildningen inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) avlagda examensdelar och genomgångna utbildningsdelar och delområden inom gemensamma examensdelar och deras omfattning, bedömning av kunnandet samt avlagd examen eller genomgången utbildning,

4) uppgifter som behövs vid beräkningen av de studerandeår som avses i 32 b § i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet samt uppgifter som används som viktningsgrund för den basfinansiering och den prestationsfinansiering som avses i den lagen.

Utbildningsanordnaren ska dessutom föra in följande uppgifter i informationsresursen om de studerandes personliga utvecklingsplaner för kunnandet:

1) tidpunkter då den personliga utvecklingsplanen för kunnandet godkänts och uppdaterats,

2) den examen som avläggs eller handledande utbildning eller övriga yrkesutbildning som avses i 8 § i lagen om yrkesutbildning som genomgås, de examens- eller utbildningsgrunder som iakttas, det eventuella kompetensområde som avläggs samt de examens- eller utbildningsdelar som avläggs,

3) uppgifter om de examensdelar, delområden inom gemensamma examensdelar eller övriga studier som en behörig myndighet bedömt och intygat och som utbildningsanordnaren inkluderat i den studerandes examen på basis av erkännande av den studerandes kunnande,

4) uppgifter om de examensdelar, delområden inom gemensamma examensdelar eller övriga studier som en behörig myndighet bedömt och intygat och som utbildningsanordnaren sänt till utnämnda bedömare av kunnandet för erkännande av kunnandet,

5) annat kunnande som den studerande förvärvat och påvisat tidigare än sådant som ingår i 2 eller 3 punkten i detta moment och som anknyter till den examen som avläggs eller handledande utbildning som genomgås,

6) eventuella avvikelser från kraven på yrkesskicklighet eller målen för kunnandet enligt 66 § i lagen om yrkesutbildning,

7) behovet av examensutbildning och förvärvande av annan behövlig yrkesskicklighet,

8) anteckning om att det finns en omständighet som är väsentlig för genomförandet av utbildningen,

9) sådana studier som stöder studiefärdigheterna som avses i 63 § i lagen om yrkesutbildning som ordnas för den studerande vid behov,

10) tidpunkterna för och innehållet i yrkesproven, yrkesprovsmiljöerna samt anordnaren av yrkesprov, om denna är någon annan än utbildningsanordnaren,

11) motsvarande uppgifter om övrigt påvisande av kunnandet samt i fråga om studerande som får särskilt stöd sådan anpassning av bedömningen av kunnandet och individuell bedömning av kunnandet som avses i 64 § 2 mom. i lagen om yrkesutbildning,

12) bedömarna av kunnandet som avses i 54 § i lagen om yrkesutbildning, samt

13) det mål som ingår i den karriärplan som utarbetas för den studerande.

Om den studerande deltar i examensutbildning eller annat förvärvande av behövligt kunnande, införs förutom de i 2 mom. avsedda uppgifterna även målen, innehållen, undervisningen och sätten och tidpunkten för förvärvande av annat kunnande för examensutbildningen eller förvärvande av annat behövligt kunnande.

Om den studerandes förvärvande av kunnande ordnas på en arbetsplats i samband med praktiska arbetsuppgifter som läroavtalsutbildning eller i form av utbildning som grundar sig på utbildningsavtal, införs dessutom

1) den studerandes ansvariga arbetsplatshandledare och den lärare som utbildningsanordnaren utsett eller av grundad anledning en annan företrädare för utbildningsanordnaren,

2) förutom arbetsplatshandledaren och den lärare eller övriga företrädare för utbildningsanordnaren även den företrädare för utbildningsanordnaren som ordnat läroavtalsutbildning, om examen ordnats på basis av läroavtalsutbildning enligt 27 § 1 mom. i lagen om yrkesutbildning,

3) de viktigaste arbetsuppgifterna som utförts på arbetsplatsen för att förvärva det kunnande som krävs enligt examensgrunderna och den personliga utvecklingsplanen för kunnandet,

4) i utbildning som grundar sig på utbildningsavtal tidpunkten för förvärvande av kunnande som ordnas på en arbetsplats,

5) i läroavtalsutbildning tidpunkten för förvärvande av kunnande i fråga om förvärvande av kunnande i andra inlärningsmiljöer som anvisats av utbildningsanordnaren samt i fråga om förvärvande av kunnande som ordnas på en arbetsplats.

Om den studerande med stöd av 109 a § 4 mom. i lagen om yrkesutbildning har gett sitt samtycke till att uppgifter om den personliga utvecklingsplanen för kunnandet får lämnas ut, ska uppgiften om samtycket föras in i informationsresursen.

10 §
Utlämnande av uppgifter ur informationsresursen

Uppgifter ur informationsresursen får lämnas ut till

1) myndigheter som enligt lag eller en lagstadgad uppgift har rätt att av en utbildningsanordnare få sådana uppgifter som finns i informationsresursen, sekretessbelagda uppgifter dock endast om det separat uttryckligen i lag föreskrivs om utlämnande av uppgifterna eller rätten att få uppgifterna,

2) Sysselsättningsfonden till den del den med stöd av lag har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen,

3) den ansvariga arbetsplatshandledaren eller bedömaren av kunnandet för en studerande inom yrkesutbildningen, till den del denne med stöd av lag har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen,

4) den som med stöd av ett i 29 § 5 mom. avsett samtycke från den berörda personen har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen,

5) den som med stöd av ett i 109 a § 4 mom. i lagen om yrkesutbildning avsett samtycke från den berörda personen har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen.

(26.4.2019/568)

Utbildningsstyrelsen får utgående från informationsresursen ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring och annan uppföljning samt styrning och finansiering av samt forskning kring undervisningen och utbildningen.

11 §
Tid för bevarande av uppgifterna i informationsresursen

De uppgifter som förs in i informationsresursen ska bevaras permanent.

De uppgifter som gäller tillfälligt avbrytande av studierna, uppgifter som ingår i den personliga utvecklingsplanen för kunnandet och de uppgifter som har bevarats med tanke på beviljandet av finansiering för undervisning och utbildning ska dock bevaras i endast fem år från det att studierna avslutades eller examen avlagdes. (26.4.2019/568)

3 kap

Studentexamensregistret

12 §
Ändamålet med studentexamensregistret

Studentexamensregistret förs och används för ordnande av studentexamen, för bevarande av uppgifter om avlagda studentexamina och prov som hör till examina samt för uppföljning av hur studentexamen fungerar.

13 § (26.4.2019/568)
Personuppgiftsansvarig för studentexamensregistret

Studentexamensnämnden är personuppgiftsansvarig för studentexamensregistret.

14 §
Studentexamensregistrets datainnehåll och skyldigheten att föra in uppgifter

Den registeransvarige ska i registret föra in uppgifter om avläggandet av studentexamen. Anordnarna av gymnasieutbildning ska sända de andra uppgifter som avses i denna paragraf till registret.

I studentexamensregistret införs

1) namn, personbeteckning, studentnummer, kön, modersmål och uppgifter om den genomgångna utbildning som krävs för att delta i och avlägga studentexamen i fråga om dem som anmält sig till proven och deltagit i dem,

2) provprestationerna och bedömningsanteckningarna samt de vitsord och poängtal som examinanderna fått i olika prov,

3) tidpunkten när examen har avlagts eller underkänts, när prov har tagits om efter examen samt när examen har kompletterats.

Utöver de uppgifter som nämns i 2 mom. kan det i studentexamensregistret också föras in sådana uppgifter om studentexamen i fråga om varje examinand som behövs för ändamålet med registret samt uppgifter om hur examen avlagts och ordnats.

15 §
Utlämnande av uppgifter ur studentexamensregistret

I fråga om personer som har deltagit i studentexamen och sökt till en utbildning som avses i 17 § 3 mom. ska de i 14 § 2 mom. avsedda uppgifter som behövs för antagningen av studerande lämnas ut till antagningsregistret.

Studentexamensnämnden får för publicering lämna ut namnen på dem som godkänts i studentexamen.

16 §
Tid för bevarande av uppgifterna i studentexamensregistret

Uppgifterna i studentexamensregistret ska bevaras permanent.

4 kap

Antagningsregistret

17 §
Ändamålet med antagningsregistret

Antagningsregistret används för att

1) informera om studier och antagningen av studerande,

2) ordna ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats samt för att följa ansökan till utbildning och antagningen av studerande,

3) ge universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt anordnarna av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen de uppgifter som behövs för antagningen av studerande, utvecklingen av antagningen och ordnandet av studierna,

4) informera sökande som blivit utan studieplats om utbildningsmöjligheter,

5) ta fram data om sökande och antagna studerande för uppföljning och utvärdering av utbildningssystemet, och

6) vidta andra åtgärder som behövs för antagningen av studerande.

Antagningsregistret består av delregister, som omfattar registret för ansökan till högskolorna och registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen.

Av antagningsregistrets delregister används

1) registret för ansökan till högskolorna vid antagning av studerande till studier som leder till sådana lägre och högre högskoleexamina som avses i universitetslagen och sådan yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen som avses i yrkeshögskolelagen samt, enligt universitetens och yrkeshögskolornas bedömning, även vid antagning av studerande till annan utbildning som erbjuds av högskolan i fråga, samt för övervakning av begränsningarna vid mottagandet av studieplats,

2) registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen vid antagning av studerande till sådana utbildningar och examina som avses i lagen om yrkesutbildning och gymnasielagen samt till sådan påbyggnadsundervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning.

18 § (26.4.2019/568)
De gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret samt ansvarsfördelningen mellan dem

Gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret är Utbildningsstyrelsen samt universiteten och yrkeshögskolorna i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 1 punkten och anordnarna av yrkesutbildning, gymnasieutbildning och påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 2 punkten.

Utbildningsstyrelsen svarar för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret och för det nationella genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande. Utbildningsanordnarna och högskolorna svarar för att de uppgifter som de fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Utbildningsstyrelsen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen.

19 § (26.4.2019/568)
Antagningsregistrets datainnehåll

I antagningsregistret kan följande föras in:

1) den sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, modersmål och behövlig kontaktinformation,

2) uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina,

3) uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande,

4) uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid läroanstalten i fråga, och

5) sökandens samtycke till att personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring av utbildning.

Förutom de uppgifter som anges 1 mom. kan i antagningsregistret föras in uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen. Dessa uppgifter inhämtas och förs in endast i det fall uppgifterna behövs för antagningen av studerande.

I antagningsregistret kan det dessutom föras in sådana uppgifter om den sökandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som den sökande själv uppgett och som ska beaktas när antagningen ordnas. När en person har sökt till en utbildning som avses i 81 § i lagen om yrkesutbildning, 33 § i yrkeshögskolelagen eller 43 a § i universitetslagen, kan i antagningsregistret föras in uppgift om huruvida det finns sådana hälsorelaterade omständigheter som inverkar på yrkesvalet som den sökande själv uppgett, som ska beaktas vid antagningen.

När en person har sökt till en utbildning som avses i 81 § i lagen om yrkesutbildning, 33 § i yrkeshögskolelagen eller 43 a § i universitetslagen, kan i antagningsregistret föras in uppgift om ett beslut om indragning av studierätten. När en studerande har sökt till en utbildning som avses i 33 § i yrkeshögskolelagen eller 43 a § i universitetslagen som överflyttande studerande, kan i registret för ansökan till högskolorna föras in uppgift om ett i 33 § i yrkeshögskolelagen eller ett i 43 a § i universitetslagen avsett pågående ärende som gäller indragning av studierätten.

I vart och ett av de delregister som nämns i 17 § 2 mom. kan förutom uppgifter enligt 1–4 mom. i denna paragraf också föras in andra uppgifter som är nödvändiga med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 17 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

20 § (26.4.2019/568)
Datakällor för antagningsregistret

De som är gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret har rätt att utöver de uppgifter som sökanden har uppgett, trots sekretessbestämmelserna, få sådana uppgifter som avses i 19 § 1 och 5 mom. ur studentexamensregistret och från Befolkningsregistercentralen, arbets- och näringsmyndigheterna, anordnarna av grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning, universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt ur sådana gemensamma register för två eller flera högskolor som har skapats för antagningen av studerande.

21 § (26.4.2019/568)
Utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret

Trots sekretessbestämmelserna får uppgifter som avses i 19 § 1 och 5 mom., i den utsträckning de uppgifter som avses i 1 mom. behövs och de uppgifter som avses i 5 mom. är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter, lämnas ut ur antagningsregistret

1) till universitet, yrkeshögskolor, anordnare av yrkesutbildning och gymnasieutbildning och anordnare av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen samt till register som är gemensamma för två eller flera högskolor,

2) till det behöriga ministeriet och Statistikcentralen för utredningar som gäller uppföljning av utbildningssystemet,

3) till Folkpensionsanstalten för skötseln av uppgifter enligt lagen om studiestöd (65/1994), lagen om stöd för skolresor (48/1997) och lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner (566/2005) samt till Folkpensionsanstalten och arbets- och näringsmyndigheterna för utredning av förutsättningarna för att få en arbetslöshetsförmån enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002),

4) till kommuner och andra som ordnar studerandehälsovård enligt hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) för skötseln av denna uppgift,

5) till kommuner som ordnar uppsökande ungdomsarbete enligt ungdomslagen (1285/2016) för skötseln av en uppgift enligt den lagen,

6) till de personuppgiftsansvariga enligt 3 § i lagen om utlänningsregistret (1270/1997) för skötseln av de uppgifter som dessa har enligt utlänningslagen (301/2004) och medborgarskapslagen (359/2003).

Sådana uppgifter som avses i 19 § 2–4 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten i denna paragraf för antagningen av studerande.

22 §
Tid för bevarande av uppgifterna i antagningsregistret

Uppgifterna i antagningsregistret ska bevaras i fem år från det att ett beslut om antagning har fattats. De uppgifter om mottagandet av en studieplats som finns i registret för ansökan till högskolorna ska dock bevaras permanent.

5 kap

Högskolornas riksomfattande datalager

23 § (26.4.2019/568)
Ändamålet med högskolornas riksomfattande datalager

För ett centraliserat bevarande och centraliserad användning av högskolornas uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer ska det finnas ett riksomfattande datalager, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas och genom vilket antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster genom en teknisk anslutning datasäkert ges tillgång till detta innehåll. Högskolorna får använda datalagret också när de sköter övriga uppgifter som de har enligt 2 § i universitetslagen och 4 § i yrkeshögskolelagen och när de lämnar ut uppgifter till myndigheter och andra högskolor.

24 § (26.4.2019/568)
De gemensamt personuppgiftsansvariga för datalagret samt ansvarsfördelningen mellan dem

Undervisnings- och kulturministeriet samt universiteten och yrkeshögskolorna är gemensamt personuppgiftsansvariga för datalagret. Undervisnings- och kulturministeriet ska svara för datalagrets allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Universiteten och yrkeshögskolorna ska svara för att de uppgifter som de fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Undervisnings- och kulturministeriet ska svara för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen.

25 §
Datainnehållet i högskolornas riksomfattande datalager och skyldigheten att föra in uppgifter

Högskolorna ska föra in följande uppgifter i datalagret:

1) studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen,

2) uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem,

3) uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Undervisnings- och kulturministeriet bestämmer hur varje högskola ska hålla innehållet i datalagret aktuellt.

Högskolorna kan med administratören för datalagret komma överens om att i datalagret föra in ett sådant datainnehåll ur ett register som högskolan i fråga ansvarar för som är mer omfattande än vad som avses i 1 mom.

26 §
Utlämnande av uppgifter ur högskolornas riksomfattande datalager

Ur datalagret ska till antagningsregistrets förfogande lämnas ut de i 25 § avsedda uppgifter som förts in i datalagret och som enligt 19 § kan föras in i antagningsregistret. (26.4.2019/568)

Högskolorna beslutar om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt. (26.4.2019/568)

Undervisnings- och kulturministeriet kan utgående från datalagret ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring samt annan uppföljning och styrning av utbildningen och forskningen.

27 §
Tid för bevarande av uppgifterna i högskolornas riksomfattande datalager

De uppgifter som avses i 25 § 1 mom. ska bevaras i datalagret permanent.

6 kap

Tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter

28 §
Ändamålet med tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter samt uppgifter som lämnas ut

Utbildningsstyrelsen administrerar en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter där de uppgifter om personer som finns i de register och informationsresurser som avses i denna lag förs samman och centraliserat för kontroll och vidareutnyttjande tillhandahålls personerna själva och lämnas ut till dem som har rätt att få uppgifterna.

Med hjälp av tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter utlämnas

1) sådana uppgifter i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen som avses i 7–9 §, med undantag för de uppgifter som avses i 9 § 2–5 mom.,

2) sådana uppgifter i studentexamensregistret som avses i 14 § 2 mom.,

3) sådana uppgifter i antagningsregistret som avses i 19 §, samt

4) sådana uppgifter i högskolornas riksomfattande datalager som avses i 25 §.

(26.4.2019/568)
29 §
Utlämnande av uppgifter via tjänsten

Via användargränssnittet i tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter kan en person kontrollera och vidareutnyttja sina egna uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag.

Uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag kan lämnas ut till myndigheter via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter med stöd av den rätt att få uppgifter myndigheten har enligt lag eller på grundval av en lagstadgad uppgift.

Myndigheterna får uppgifter ur tjänsten genom en teknisk anslutning. Utbildningsstyrelsen kan öppna en teknisk anslutning för en sådan myndighet som med stöd av denna eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. När en myndighet begär uppgifter ska den meddela Utbildningsstyrelsen för vilket ändamål uppgifterna ska användas och lämna annan information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt.

Via tjänsten kan uppgifter i enlighet med 2 och 3 mom. lämnas ut också till Sysselsättningsfonden. (26.4.2019/568)

En person om vilken det förts in uppgifter i ett sådant register, en sådan informationsresurs eller ett sådant datalager som avses i denna lag kan i tjänsten ge sitt samtycke till att en uppgift i det aktuella registret, informationsresursen eller datalagret lämnas ut till en myndighet eller någon annan aktör samt återkalla sitt samtycke. Ur tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter får uppgifter med samtycke av den berörda personen lämnas ut via ett tekniskt gränssnitt eller i något annat elektroniskt format. (26.4.2019/568)

Uppgifter som lämnas ut bevaras inte i Utbildningsstyrelsens tjänst.

30 §
Administratörens uppgifter

Utbildningsstyrelsen ska i egenskap av administratör för tjänsten svara för tjänstens allmänna funktion och öppningen av tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för lagenligheten vid utlämnandet av uppgifter via tjänsten och för klarläggandet av förutsättningarna för att öppna tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för tjänstens tillgänglighet och skyddet av denna och samlar in loggdata om användningen av tjänsten. Loggdata bildar ett loggdataregister för vilket Utbildningsstyrelsen är registeransvarig.

Utbildningsstyrelsen är skyldig att underrätta de registeransvariga om att en teknisk anslutning öppnas.

7 kap

Ikraftträdande och övergångsbestämmelser

31 §
Ikraftträdande

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2018.

Genom denna lag upphävs lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret (1058/1998). De uppgifter som förts in i antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret enligt den lagen ingår i de register och informationsresurser med samma namn som avses i denna lag.

32 §
Övergångsbestämmelser

Med avvikelse från bestämmelserna i 3 § 2 mom. kan ett studentnummer på begäran av utbildningsanordnaren eller högskolan tilldelas en elev eller studerande som är elev eller studerande den 1 oktober 2017 eller därefter. På den registeransvariges begäran kan ett studentnummer också tilldelas en person som ännu inte har ett studentnummer och om vilken det har förts in uppgifter i de register eller informationsresurser som avses i 31 § 2 mom. före ikraftträdandet av denna lag.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen införs de i 7–9 § avsedda uppgifterna om personer som vid ikraftträdandet av denna lag är elever eller studerande hos den aktuella utbildningsanordnaren, inklusive sådana studier, utbildnings- och examensdelar och delområden inom studierna eller utbildningen som har genomgåtts före ikraftträdandet av lagen. I informationsresursen ska det dock inte föras in uppgifter om sådana studier på årskurser inom den grundläggande utbildningen som genomgåtts före ikraftträdandet av lagen.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen ska det dessutom föras in uppgifter om sådana år 2017 avlagda yrkesinriktade grundexamina som avses i lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998), inklusive hur de har bedömts.

De uppgifter som avses i 2 och 3 mom. ska vara införda i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen senast den 28 februari 2018.

Trots det som föreskrivs i 2 och 3 mom. får utbildningsanordnaren i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen föra in uppgifter om sådana studier som avses i 7 och 8 § och som har genomförts tidigare än vad som anges i 2 mom. och uppgifter om sådana yrkesinriktade grundexamina som avlagts tidigare än vad som anges i 3 mom., förutsatt att Utbildningsstyrelsen har meddelat en föreskrift om datastrukturen för sådana uppgifter.

Om förskoleundervisning ordnas på en sådan plats som avses i 1 § 2 eller 3 mom. i lagen om småbarnspedagogik (36/1973) ska de i 7 § i denna lag avsedda uppgifterna om eleverna i förskoleundervisning föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen från och med den 1 januari 2019.

I 8 § avsedda uppgifter om Reifeprüfung-examina som avlagts före den 1 januari 2019 ska inte föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen.

När det gäller de examenstillfällen för studentexamen som anordnas 2018 ska de provprestationer och bedömningsanteckningar som avses i 14 § 2 mom. i denna lag föras in i studentexamensregistret endast beträffande sådana elektroniska prov som avses i 1 § 2 mom. i lagen om anordnande av studentexamen.

Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) förblir i kraft också till den del den utfärdats med stöd av 1 a § i lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret.

L om småbarnspedagogik 36/1973 har upphävts genom L om småbarnspedagogik 540/2018, som gäller fr.o.m. 1.9.2018.

RP 72/2017, KuUB 9/2017, RSv 121/2017

Ikraftträdelsestadganden:

26.4.2019/568:

Denna lag träder i kraft den 1 maj 2019. Bestämmelserna i 8 § 2 mom. träder dock i kraft först den 1 augusti 2019.

Uppgifter om övrig yrkesutbildning som avses i 9 § 1 mom. 1 punkten i denna lag, som hänför sig till tiden mellan den 1 januari 2019 och den 30 april 2019, införs i informationsresursen retroaktivt senast den 1 juli 2019.

De uppgifter som avses i 9 § 2–5 mom. i denna lag införs i informationsresursen senast den 1 juli 2019.

RP 260/2018, KuUB 19/2018, RSv 283/2018

Finlex ® är en offentlig och gratis internettjänst för rättsligt material som ägs av justitieministeriet.
Innehållet i Finlex produceras och upprätthålls av Edita Publishing Ab. Varken justitieministeriet eller Edita svarar för eventuella fel i innehållet i databaserna, för den omedelbara eller medelbara skada som orsakas av att felaktig information används eller för avbrott i användningen av eller andra störningar i Internet.