Finlex

Lag om antagningsregistret och studentexamensregistret 18.12.1998/1058

I enlighet med riksdagens beslut föreskrivs:

1 kap

Antagningsregistret

1 § (24.7.2009/560)

Register och registeransvarig

Antagningsregistret består av

1) registret för ansökan till universiteten,

2) registret för ansökan till yrkeshögskolorna,

3) registret för ansökan till yrkesutbildning och gymnasieutbildning.

Registeransvarig för antagningsregistret är Utbildningsstyrelsen. I registerföringen deltar för Utbildningsstyrelsens räkning dessutom universiteten i fråga om det delregister som avses i 1 mom. 1 punkten, yrkeshögskolorna i fråga om det delregister som avses i 1 mom. 2 punkten samt anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning i fråga om det delregister som avses i 1 mom. 3 punkten.

1 a § (30.11.2007/1123)

Den registeransvariges uppgifter

Utbildningsstyrelsen svarar för samlandet av data i antagningsregistret och för genomförandet på riksplanet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i anslutning till ansökan och antagning till utbildning.

Närmare bestämmelser om den registeransvariges uppgifter utfärdas genom förordning av statsrådet.

2 § (24.7.2009/560)

Ändamål

Av antagningsregistrets delregister används

1) registret för ansökan till universiteten vid antagning av studerande till studier som leder till sådana lägre och högre högskoleexamina som avses i universitetslagen (558/2009),

2) registret för ansökan till yrkeshögskolorna vid antagning av studerande till studier som leder till sådan yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen som avses i yrkeshögskolelagen (351/2003) samt sådan yrkespedagogisk lärarutbildning som avses i lagen om yrkespedagogisk lärarutbildning (356/2003),

3) registret för ansökan till yrkesutbildning och gymnasieutbildning vid antagning av studerande till sådana utbildningar och examina som avses i lagen om yrkesutbildning (630/1998), i gymnasielagen (629/1998) och i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998).

Antagningsregistret används för att

1) informera om studier och antagning,

2) ordna ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats; ordnandet inbegriper i fråga om antagningen till universiteten och högskolorna också arrangemangen kring mottagande av endast en studieplats som leder till högskoleexamen, samt för att följa ansökan till utbildning och antagningen av studerande,

3) ge universiteten och yrkeshögskolorna samt anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning de uppgifter som behövs för antagningen av studerande och utvecklandet av antagningen och ordnandet av studierna,

4) informera sökande som blivit utan studieplats om utbildningsmöjligheter,

5) producera uppgifter om sökande och antagna studerande för uppföljning och utvärdering av utbildningssystemet, samt för att

6) genomföra andra funktioner som behövs för antagningen av studerande.

3 § (24.7.2009/560)

Datainnehåll

I antagningsregistret kan följande införas:

1) den sökandes namn, personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, modersmål samt nödvändig kontaktinformation,

2) uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina,

3) uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande,

4) uppgifter om resultatet av antagningen, mottagandet av studieplats och inskrivning eller anmälan till läroanstalten, samt

5) sökandens samtycke till eller förbud mot att namn- och adressuppgifter lämnas ut för information och marknadsföring som gäller utbildning.

I antagningregistret kan förutom de uppgifter som räknas upp i 1 mom. föras in uppgifter om hälsotillstånd som inverkar på yrkesvalet samt uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen enligt vad den sökande själv meddelat. Dessa uppgifter begärs och införs endast i det fall att de behövs för antagningen av studerande.

I vart och ett av de delregister som nämns i 1 § 1 mom. får förutom uppgifter enligt 1 och 2 mom. också införas andra uppgifter som behövs med tanke på delregistrets ändamål och som är relevanta för bedömningen av om de sökande lämpar sig för en utbildning eller ett yrke enligt 2 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

4 §

Källor

Den registeransvarige för antagningsregistret har rätt att utöver de uppgifter som sökanden har lämnat och utan hinder av bestämmelserna om tystnadsplikt få de uppgifter som avses i 3 § 1 och 3 mom. ur studentexamensregistret, av Befolkningsregistercentralen, arbetskraftsmyndigheterna, anordnarna av grundläggande utbildning och påbyggnadsutbildning, universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt ur sådana gemensamma register för två eller flera universitet som har bildats för antagningen av studerande. (30.11.2007/1123)

Den som söker till utbildning skall underrättas om vilka uppgifter om honom som införs i antagningsregistret.

5 § (24.7.2009/560)

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter som avses i 3 § 1 och 3 mom. får lämnas ut ur antagningsregistret utan hinder av bestämmelserna om tystnadsplikt i den mån de behövs för att mottagaren ska kunna sköta sina uppgifter, som följer:

1) till universitet, yrkeshögskolor, anordnare av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt två eller flera universitets gemensamma register,

2) till vederbörande ministerium och Statistikcentralen för utredningar om uppföljning av utbildningssystemet,

3) till Folkpensionsanstalten för behandling av studiestödsärenden samt till Folkpensionsanstalten och arbetskraftsmyndigheterna för utredning av förutsättningarna för erhållande av utkomstskydd för arbetslösa, arbetsmarknadsstöd och utbildningsdagpenning enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002),

4) till kommuner som tillhandahåller sådan studerandehälsovård som avses i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) och andra som tillhandahåller studerandehälsovård enligt den lagen, för skötseln av denna uppgift, (30.12.2010/1350)

4 a) till kommuner som ordnar uppsökande ungdomsarbete enligt ungdomslagen (72/2006) för skötseln av uppgifter enligt den lagen, (20.8.2010/694)

5) till den i 3 § i lagen om utlänningsregistret (1270/1997) avsedda registeransvariga för utlänningsregistret för skötseln av de uppgifter som föreskrivs för den i utlänningslagen (301/2004) eller medborgarskapslagen (359/2003).

Uppgifter som avses i 3 § 2 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten för antagningen av studerande.

Uppgifter som avses i 1 mom. kan lämnas ut även i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning. Innan uppgifterna lämnas ut med hjälp av en teknisk anslutning ska den som begär att få uppgifterna lämna en utredning som visar att uppgifterna skyddas på det sätt som avses i 32 § 1 mom. i personuppgiftslagen (523/1999).

I fråga om offentlighet för och utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret ska i övrigt bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas.

6 §

Förvaringstid

Uppgifterna i antagningsregistret förvaras fem år efter det att beslut om antagning har fattats.

Uppgifter som behövs för utvärdering och uppföljning av utbildningen eller uppgifter som av andra skäl är värdefulla som källmaterial för forskning förvaras dock varaktigt enligt vad arkivverket bestämmer särskilt.

2 kap

Studentexamensregistret

7 §

Ändamål och registeransvarig

Studentexamensregistret förs och används för ordnande av studentexamen, för förvaring av uppgifter om avlagda studentexamina och prov som hör till examina samt för uppföljning av hur studentexamen fungerar.

Registeransvarig för studentexamensregistret är studentexamensnämnden.

8 §

Källor, datainnehåll och förvaringstid

Uppgifter som behövs för att de prov som ingår i studentexamen skall kunna ordnas och uppgifter som gäller examinandernas gymnasieutbildning inhämtas till registret hos dem som ordnar gymnasieutbildning. Den registeransvarige inför uppgifter om studentexamina i registret.

I studentexamensregistret införs

1) namn, personbeteckning, kön, modersmål och uppgifter om gymnasieutbildning i fråga om dem som anmält sig till proven och deltagit i dem,

2) de vitsord och poängtal som examinanderna fått i olika prov, samt

3) tidpunkten när examen har avlagts eller underkänts, när prov har tagits om efter examen samt när examen har kompletterats.

I studentexamensregistret kan förutom uppgifter enligt 2 mom. också införas sådana uppgifter om studentexamen i fråga om varje examinand som behövs för registrets ändamål samt om hur examen avlagts och ordnats.

Uppgifterna i studentexamensregistret förvaras varaktigt.

9 §

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter enligt 8 § 2 mom. om de personer som har deltagit i studentexamen och som sökt till någon sådan utbildning som avses i 2 § 1 mom. utlämnas till antagningsregistret då dessa uppgifter behövs för antagningen av studerande.

Studentexamensnämnden får för publicering lämna ut namnet på dem som godkänts i studentexamen.

3 kap

Särskilda bestämmelser

10 §

Tillämpning av andra författningar

I fråga om antagningsregistret och studentexamensregistret tillämpas utöver denna lag vad som bestäms om behandling av personuppgifter.

11 §

Närmare bestämmelser

Närmare bestämmelser om verkställigheten av denna lag kan utfärdas genom förordning.

12 §

Ikraftträdande

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1999.

Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

Uppgifter om dem som har deltagit i studentexamen och som sökt till någon sådan utbildning som avses i 2 § 1 mom. 1–3 punkten får ur studentexamensregistret utlämnas till antagningsregistret innan denna lag träder i kraft.

RP 59/1998, KuUB 14/1998, RSv 193/1998

Ikraftträdelsestadganden:

28.6.2002/547:

Denna lag träder i kraft den 15 juli 2002.

Denna lag tillämpas första gången i gemensam ansökan till yrkeshögskolorna för utbildning som börjar läsåret 2003–2004.

Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

RP 35/2002, KuUB 4/2002, RSv 89/2002

25.5.2007/623:

Denna lag träder i kraft den 1 juni 2007.

RP 156/2006, FvUB 37/2006, RSv 311/2006

30.11.2007/1123:

Denna lag träder i kraft den 1 februari 2008.

Denna lag tillämpas för första gången på ansökan till yrkesutbildning och gymnasieutbildning för utbildning som inleds läsåret 2008–2009.

Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

RP 38/2007, KuUB 3/2007, RSv 44/2007

24.7.2009/560:

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2010.

RP 7/2009, KuUB 5/2009, RSv 103/2009

20.8.2010/694:

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2011.

RP 1/2010, KuUB 5/2010, RSv 105/2010

30.12.2010/1350:

Denna lag träder i kraft den 1 maj 2011.

Åtgärder som krävs för verkställigheten av denna lag får vidtas innan lagen träder i kraft.

RP 90/2010, ShUB 40/2010, RSv 244/2010