20.6.2016 9/2016

Henkilötietojen käsittely - Yleinen etu - Nimitietopalvelu - Henkilötietojen luovuttaminen

Hakija pyysi tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n mukaista lupaa aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömien henkilötietojen, kuten henkilöiden elinvuosien sekä ammattitietojen käsittelyyn ja avaamiseen kirjasto-, arkisto- ja museoalan toimijoiden yhteisessä nimitietopalvelussa. Siltä osin kun kysymys on henkilötietojen luovutuksesta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla, jätti tietosuojalautakunta hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta. Siltä osin kun kysymys on muusta hakemuksessa kuvatusta käsittelystä, tietosuojalautakunta myönsi hakijalle henkilötietolain 43 §:n 1 mukaisen luvan, sillä käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, eikä tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

HAKIJA   Kansalliskirjasto (jäljempänä myös hakija)

HAKEMUS

Hakija hakee henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitettua lupaa aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömien henkilötietojen, kuten henkilöiden elinvuosien sekä ammattitietojen käsittelyyn ja avaamiseen kirjasto-, arkisto- ja museoalan toimijoiden yhteisessä nimitietopalvelussa. Palvelun koko tietosisältöä saisivat hyödyntää auktorisoidut käyttäjät kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa sekä palvelun tuottamiseen osallistuvissa yhteistyöorganisaatioissa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS

Siltä osin kun kysymys on henkilötietojen luovutuksesta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla, jättää tietosuojalautakunta hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta jäljempänä esitetyin perustein.

Siltä osin kun kysymys on muusta hakemuksessa kuvatusta käsittelystä, tietosuojalautakunta myöntää hakijalle henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaisen luvan jäljempänä esitetyin perustein.

Lupa myönnetään määräaikaisena siten, että lupa on voimassa siihen asti, kunnes EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee jäsenvaltioissa sovellettavaksi eli 25.5.2018 saakka.

HAKEMUKSEN TAUSTA JA PERUSTELUT

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perustelut

Kirjasto-, arkisto- ja museoalan toimijoiden (jäljempänä myös KAM-organisaatiot) lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville tallentamiinsa kokoelmiin ja aineistoihin liittyvää tietoa. KAM-organisaatioiden kokoelmiin kuuluu kulttuuriperintö kaikessa laajuudessaan, sisältäen muun muassa julkaisuja, esineitä, taideteoksia, valokuvia, rakennettua kulttuuriympäristöä sekä arkistoja. Nämä aineistot ovat lähes aina kytköksissä erilaisiin toimijoihin, kuten henkilöihin, yhteistöihin tai sukuihin. Aineistojen kuvailu perustuukin keskeisesti näiden toimijoiden henkilötietoihin (lähinnä nimitieto tai muu palvelun toteuttamisen kannalta välttämätön henkilötieto). Ne koskevat KAM-organisaatioiden järjestelmissä tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä tai hänen julkista identiteettiään kuten salanimeä tai taiteilijanimeä.

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan tiedonhaun helpottamiseksi, rekistereiden laadun varmistamiseksi ja kulttuuriperinnän säilyttämiseksi. Kokoelmien hallinta edellyttää, että sekä toimijat että luovan työn tulokset ovat tunnistettavissa ja erotettavissa toisistaan, ja että niitä koskeva tieto voidaan säilyttää mahdollisimman kattavana ja ymmärrettävänä tuleville sukupolville. Samannimisten toimijoiden erottamiseksi voidaan tallentaa esimerkiksi syntymä- ja kuolinaika, ja jos nekin ovat samat, henkilön ammatti. Tietoja tallennetaan standardinmukaisesti toimijoiden tunnistamisen varmistamiseksi siten, että aineiston kannalta tarpeelliset tiedot kerätään. Henkilötietojen tallennusta ohjaa joukko kansainvälisiä standardeja ja ohjeita.

Henkilötietolakia koskevassa hallituksen esityksessä (96/1998) todetaan, että lain soveltamisessa on aina kyseessä punninta yksityisen ja yleisen edun välillä. Tietosuojalautakunta voi myöntää rekisterinpitäjällä luvan henkilötietojen käsittelyyn muun muassa yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

KAM-organisaatiot katsovat, että henkilötietojen ylläpito KAM-organisaatioiden yhteisessä nimitietopalvelussa ja näiden tietojen asettaminen rajoitetusti julkiseen käyttöön on tarpeen KAM-organisaatioiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Lisäksi hakemuksen kohteena olevassa henkilötietojen käsittelyssä on kysymys tärkeän yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisesta, sillä paikkansapitävä ja luotettava henkilöihin liittyvä tieto mahdollistaa toimivien kansallisten verkkopalveluiden rakentamisen sekä kansainvälisten nimitietokantojen yhteiskäyttöisyyden ja hyödynnettävyyden. Lisäksi virheettömät ja kattavat henkilötiedot varmistavat sen, että esimerkiksi tieteellisestä julkaisutoiminnasta koituva meriitti tai tekijänoikeuskorvaukset kohdistuvat oikeille henkilöille.

KAM-organisaatioilla on mittavat ja kansallisesti merkittävät kokoelmat, joiden digitoiminen ja verkkoon saattaminen palvelee tiedon saavutettavuutta, käytettävyyttä ja avoimuutta. Digitalisoitumisen myötä muistiorganisaatioille on avautunut mahdollisuus tarjota kansallisten tietokantojen metadata entistä laajempaan käyttöön. Samalla niiden rooli yhteiskunnan tietotarpeiden palvelijana on entisestään korostunut. Julkisten muistiorganisaatioiden tehtävänä on kulttuuriperinnön säilyttäminen sekä aineistojen saattaminen tutkijoiden ja muiden niitä tarvitsevien käyttöön. KAM-organisaatioiden yhteinen nimitietopalvelu edistää tietojen laatua, tehostaa resurssien käyttöä ja lisää kirjastojen, arkistojen ja museoiden välistä yhteistyötä. Yleisen edun kannalta on tärkeää, että henkilötietojen laatu voidaan turvata mahdollisimman hyvin ja laajasti.

Hakija toteaa hakemuksensa perusteluissa, että julkishallinnossa tallennetaan samoja nimitietoja kuin niin sanotuissa muistiorganisaatioissa. Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) edellyttää julkisen hallinnon yhteisiä kuvauksia ja määrityksiä yhteentoimivuuden toteuttamiseksi. Valtiovarainministeriön tavoitteena on vähentää päällekkäistyötä poistamalla nimitietojen kopioinnin teknisiä ja lainsäädännöllisiä esteitä.

Lupahakemuksessa tarkoitetulla henkilötietojen käsittelyllä mahdollistetaan tietojen käsittely siten, että toimijat voidaan tunnistaa ja erottaa toisistaan ja että heitä koskevat nimitiedot voidaan säilyttää mahdollisimman kattavana jälkipolville. Kun nämä tiedot voidaan jakaa KAM-organisaatioiden kesken, päällekkäisen työn määrä vähenee ja henkilötietojen luotettavuus paranee. Ellei näitä tietoja voida jakaa eri toimijoiden välillä, jokainen KAM-organisaatio kerää ja tallentaa kokoelmiinsa ja aineistoihinsa liittyvien henkilötiedot noudattaen vain oman alansa standardeja, mikä vaikeuttaa henkilötietojen yhteiskäyttöä.

Tietosuojalautakunta on tehnyt Kansalliskirjastoa koskien päätöksen 13.3.2007 (1/2007), joka koskee syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittelyä Kansalliskirjastossa. Päätöksessään tietosuojalautakunta katsoi, että tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittely on tarpeen kansallisen kulttuuriperinnön ja muiden kokoelmin ylläpidossa ja niihin liittyvässä tiedonvälityksessä ja tietopalvelussa. Syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittely johtui näin ollen Kansalliskirjastolle silloisen yliopistolain 25 §:ssä ja vapaakappalelain 1 §:ssä säädetyistä tehtävistä. Näin ollen Kansalliskirjasto ei tarvinnut lupaa tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittelyyn.

Käsiteltävät tiedot sekä niiden lähteet ja luovutukset

Luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen osalta nimitietopalvelun toimijatietokanta on henkilörekisteri. Rekisterinpitäjänä toimisi Kansalliskirjasto. KAM-organisaatiot pysyvät rekisterinpitäjinä omille toimijatietokannoilleen, joista voidaan tuoda tietoja yhteiseen nimitietopalveluun. Nimitietopalvelusta voidaan vastaavasti siirtää toimijoiden tietoja KAM-organisaatioiden omiin järjestelmiin tai mahdollisesti sektorikohtaisiin järjestelmiin, kuten kirjastojen yhteiseen toimijatietokantaan.

Hakemuksen kohteena ovat sellaisten henkilöiden henkilötiedot, jotka liittyvät KAM-organisaatioiden tallentamiin aineistoihin. Henkilötiedot on kerätty yleensä julkisista lähteistä (esimerkiksi julkaisuista) tai henkilöltä itseltään. Nimitietopalvelussa käsitellään yksinomaan seuraavia henkilötietoja:

- nimi, jolla henkilö on tunnettu;

- taiteilijanimi sekä henkilön oikea nimi;

- syntymä- ja kuolinvuosi (tarvittaessa); ja

- ammatti (tarvittaessa); sekä

arkisto- ja museosektorilla joidenkin aineistojen osalta myös:

 - syntymä- ja kuolinpaikka.

Henkilötietoja tuottavat ja jakavat keskenään seuraavat kansalliset muistiorganisaatiot:

- Kansallinen audiovisuaalinen instituutti;

- Kansallisarkisto;

- Kansalliskirjasto; ja

- Museovirasto.

Pääsy tietoihin on rajattu vain näiden muistiorganisaatioiden aineistojen kuvailutyötä tekeviin.

Edellä mainittujen organisaatioiden lisäksi tietoja luovutetaan kansainväliseen ISNI-tietokantaan, jossa ylläpidetään julkisten identiteettien International Standard Name Identifier -standarditunnuksia. ISNI-järjestelmä on tarkoitus ottaa Suomessa käyttöön tutkijoiden, taiteilijoiden ja muiden luovaa työtä tekevien toimijoiden tunnistamisen helpottamiseksi. Se mahdollistaa kansainvälisesti yhtenäisten nimimuotojen käytön.

Kansainvälinen ISNI-keskus noudattaa toiminnassaan EU:n tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Järjestelmään osallistuvat organisaatiot lähettävät tietokantaan kattavat nimitiedot julkisten identiteettien yksiselitteisen tunnistamisen takaamiseksi, mutta ne voivat määritellä tietoelementtitasolla, mitä tietoelementtejä esitetään julkisesti ja mitä voidaan käyttää vain tietokannan sisäisessä nimitietojen analysoinnissa. Kansalliskirjasto tulee kieltämään omassa ISNI-sopimuksessaan syntymä- ja kuolinvuosien julkisen esittämisen.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutetun lausunto 15.2.2016

Tietosuojalautakunta on pyytänyt lupahakemuksesta lausuntoa tietosuojavaltuutetulta. Tietosuojavaltuutettu toteaa lausunnossaan muun muassa, että se pitää nimitietopalvelun perustamista sinänsä tarpeellisena, mutta hakemuksessa annettujen tietojen perusteella ei ole mahdollista arvioida tarkemmin siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Kysymys on kuitenkin mitä ilmeisimmin laajasta ja merkittävästä hankkeesta. Henkilötietojen käsittely viranomaistoiminnassa perustuu viranomaiselle laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseen. KAM-organisaatioiden yhteisen nimitietopalvelun ylläpidosta vaikuttaisi sen vuoksi olevan tulevaisuudessa tarpeellista säätää esimerkiksi Kansalliskirjaston tehtäviä koskevassa lainsäädännössä.

Hakijan selitys tietosuojavaltuutetun lausunnosta 14.4.2016

Hakija on toimittamassaan selityksessä todennut, että tietosuojavaltuutettu ei ota selkeää kantaa siihen, miten Kansalliskirjaston lakisääteiset tehtävät tulisi määritellä, vaan toteaa ainoastaan, että KAM-organisaatioiden yhteisen nimitietopalvelun ylläpito ”ei vaikuta kaikilta osin” kuuluvan Kansalliskirjaston laissa säädettyihin tehtäviin. Kansalliskirjaston lakisääteisten tehtävien (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohta) rajaus on ajoittain herättänyt keskustelua. Tulevaisuudessa voi hyvinkin olla tarpeen säätää asiasta tarkemmin erillislailla. Epätäsmällinen lainsäädäntö ei kuitenkaan saa olla toiminnan kehittämisen esteenä.

Hakija on toimittamassaan selityksessä tarkentanut myös kuvaustaan käsiteltävistä henkilötiedoista sekä tietojen luovutuksista.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖKSEN PERUSTELUT

Sovellettava lainsäädäntö

Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Käsittely on sallittua lainkohdan 1 momentin 4 kohdan mukaan silloin, jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Samaisen momentin 9 kohdan mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua myös silloin, kun tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn, jos käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi muussa kuin yksittäistapauksessa taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai sellaisen julkisen vallan käyttämiseksi, joka kuuluu rekisterinpitäjälle tai sivulliselle, jolle tiedot luovutetaan. Lupa voidaan myöntää myös rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Samaisen pykälän 3 momentin mukaan tällainen lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Yliopistolain 30 §:n 2 momentin mukaan yliopiston ja ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta.

Yliopistolain 70 §:n mukaan Helsingin yliopiston yhteydessä toimii Kansalliskirjasto. Kansalliskirjasto vastaa toimialallaan kansallisen kulttuuriperinnön tallettamisesta, ylläpidosta ja saatavuudesta. Kansalliskirjaston tehtävänä on kehittää ja tarjota kansallisia palveluja yliopistojen kirjastoille, yleisille kirjastoille, ammattikorkeakoulukirjastoille ja erikoiskirjastoille sekä edistää kirjastoalan kotimaista ja kansainvälistä yhteistyötä. Kansalliskirjaston tehtävistä säädetään muutoin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetussa laissa (1433/2007).

Kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetun lain 1 §:n mukaan lain tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön.

Kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetun lain 2 §:n 1 momentin mukaan kyseistä lakia sovelletaan:

1) Suomessa valmistettuihin painotuotteisiin ja tallenteisiin, jotka on tarkoitettu levitettäviksi yleisölle;

2) ulkomailla valmistettuihin painotuotteisiin ja tallenteisiin, jotka on tarkoitettu levitettäviksi yleisölle Suomessa tai jotka on Suomessa yleisölle levittämistä varten erikseen muunnettu;

3) Suomessa sijaitsevilla palvelimilla oleviin verkkoaineistoihin sekä muihin verkkoaineistoihin, jotka on tarkoitettu yleisön saataville Suomessa;

4) televisio- ja radiotoiminnasta annetun lain (744/1998) 7 §:n 1 momentin mukaisen ohjelmistoluvan saaneen tai 7 b §:n mukaisen ilmoituksen tehneen televisio- tai radiotoiminnan harjoittajan taikka Yleisradio Oy:n alkuperäisiin televisio- ja radio-ohjelmistoihin ja niihin sisältyviin ohjelmiin;

5) kotimaisen tuottajan valmistamiin julkisesti esitettäviksi tarkoitettuihin elokuviin ja niiden mainos- ja muuhun tiedotusaineistoon; sekä

6) ulkomaisen tuottajan valmistamiin julkisesti esitettäviksi tarkoitettuihin elokuviin ja niiden mainos- ja muuhun tiedotusaineistoon, jos elokuvan ja muun aineiston tallettamisesta on sovittu.

Samaisen pykälän 2 momentin mukaan kyseinen laki ei koske tietoverkon välityksellä saatavilla olevia arkistolaissa (831/1994) tarkoitettuja asiakirjoja, lukuun ottamatta yleisön saataville tarkoitettuja julkaisuja, taikka sellaista elokuvaa, johon sovelletaan arkistolakia.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Luvan tarve

Hakijan viittaamassa tietosuojalautakunnan ratkaisussa 1/13.3.2007 tietosuojalautakunta katsoi, että Kansalliskirjasto ei tarvinnut tietosuojalautakunnan lupaa teosten tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittelyyn, koska tietojen käsittely johtui Kansalliskirjastolle laissa säädetyistä tehtävistä. Käsillä olevassa hakemuksessa on kysymys kuitenkin huomattavasti laajemmasta käsittelykokonaisuudesta, jossa hakija hakee lupaa myös muiden KAM-organisaatioiden toimialaan kuuluvien toimijatietojen käsittelyyn.

Yliopistolain 70 §:n mukaan hakija vastaa toimialallaan kansallisen kulttuuriperinnön tallettamisesta, ylläpidosta ja saatavuudesta. Lakia koskevassa hallituksen esityksessä HE 7/2009 vp lisäksi tarkennetaan, että ”kansallisella kulttuuriperinnöllä” tarkoitettaisiin kyseisessä pykälässä Kansalliskirjaston hallinnoimaa kansallisomaisuuden kokoelmaa, joka koostuu julkaistun kulttuuriperinnön arkistokokoelmasta, kansalliseen sivistykseen kuuluvista historiallisista tiedekokoelmista ja näiden käyttöä tukevasta ajankohtaisesta tutkimuskirjallisuudesta.

Kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetun lain 1 §:n mukaan lain tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Kyseistä lakia sovelletaan vain sen 2 §:ssä yksilöityihin aineistoihin. Hakemuksen kohteena olevaan nimitietopalveluun tulisi sisältymään myös muunlaista aineistoa, jota kyseinen laki ei kata.

Kansalliskirjaston lakisääteiset tehtävät ovat niin yliopistolaissa kuin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetussa laissa määritelty varsin laajasti. Kansalliskirjaston lakisääteiset tehtävät eivät kuitenkaan yllä kuvatun mukaisesti täysin kata hakemuksen kohteena olevaa käsittelyä sillä tavalla, että käsittelyn voitaisiin katsoa perustuvan hakijan lakisääteisiin tehtäviin. Näin ollen hakija tarvitsee henkilötietolain 43 §:n mukaisen luvan tietojen käsittelyyn.

Luvan edellytykset

Viranomaisen oikeudesta luovuttaa henkilötietoja viranomaisen henkilörekisteristä säädetään julkisuuslaissa, jota sovelletaan myös Helsingin yliopistoon ja täten myös sen yhteydessä toimivaan Kansalliskirjastoon. Henkilötietolain esitöiden (HE 96/1998 vp) mukaan julkisuuslaissa säädetään, millä edellytyksillä henkilötietojen laajamittainen luovuttaminen esimerkiksi sähköisessä muodossa on sallittua. Julkisuuslakia koskevassa hallituksen esityksessä (30/1998 vp) todetaan nimenomaisesti, että tietosuojalautakunta ei ole toimivaltainen käsittelemään asioita, jotka koskevat henkilötietojen luovutusta viranomaisten henkilörekisteristä.

Julkisuuslain esitöiden mukaan viranomainen voi antaa 16 §:n 3 momentissa tarkoitetuin tavoin tietoja myös silloin, kun tietosuojalautakunta on antanut luvan tietojen tallettamiseen ja käyttöön. Sen sijaan tietosuojalautakunta ei ole toimivaltainen käsittelemään asioita, jotka koskevat henkilötietojen luovutusta viranomaisten henkilörekisteristä. Näin ollen tietosuojalautakunta jättää lupahakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta siltä osin kun kysymys on henkilötietojen luovuttamisesta julkisuuslain nojalla. Siltä osin kun kysymys on hakijan oikeudesta käsitellä tallettaa ja muutoin käyttää hakemuksessa kuvattuja tietoja, on tietosuojalautakunta kuitenkin toimivaltainen käsittelemään ja ratkaisemaan asian.

Tietosuojalautakunta voi myöntää henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaisen luvan yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Hakija on hakemuksessaan ja toimittamassaan lisäselvityksessään esittänyt perusteet sille, että käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. KAM-organisaatioiden nimitietopalvelulla voidaan osaltaan edistää muun muassa kulttuuriperintöaineistojen laatua ja säilyvyyttä tulevillekin sukupolville, minkä voidaan perustellusti katsoa palvelevan yleistä etua. Ottaen huomioon yhtäältä käsiteltävien henkilötietojen rajattu määrä sekä toisaalta henkilötietojen käsittelyn minimointi hakijan toiminnassa (eli että esimerkiksi kuolinvuosi- tai ammattitietoa käsitellään ainoastaan tarvittaessa), tietosuojalautakunta katsoo, ettei rekisteröityjen yksityisyys vaarannu hakemuksessa kuvatussa henkilötietojen käsittelyssä. Näin ollen lupa henkilötietojen käsittelyyn voidaan myöntää.

Luvan määräaikaisuus

EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta) on tulossa sovellettavaksi jäsenvaltioissa 25.5.2018. Asetusta on sovellettava sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Yleisen tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja valvontaviranomaisten toimivalta tulevat Suomessa muuttumaan. Näin ollen tietosuojalautakunta pitää perusteltuna luvan myöntämistä määräaikaisena siten, että luvan voimassaolo päättyy, kun tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET       

Henkilötietolaki (523/1999) 6 §, 8 ja 43 §

Yliopistolaki (558/2009) 30 ja 70 §

Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007) 1 ja 2 §

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentti

Päätöksen tekemiseen ovat ottaneet osaa tietosuojalautakunnan puheenjohtaja Pekka Nurmi sekä jäsenet Ahti Saarenpää, Eila Ratasvuori, Lea Mäntyniemi, Pertti Saloranta ja Hannu Rautiainen.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.