03.09.2007 5/2007

Yhteysvaatimus - Oikeutettu etu - Lupa - Toimivalta

Tietosuojalautakunta hylkäsi yhtiön hakemuksen saada käsitellä väestötietojärjestelmän THS-kyselyllä saatavia tietoja suoritettujen maksujen kohdistamiseksi oikeisiin kotitalouksiin. Tietojen avulla ei voitu varmistaa maksujen oikeaa kohdistamista. Kyselyllä saatavien tietojen käsittely olisi voinut myös vaarantaa henkilön yksityisyyden suojaa.

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista väestötietojärjestelmästä koskeva hakemus ja hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja

HAKIJA Silta Oy
PL 175
00121 Helsinki

HAKEMUS

Hakija hakee laajennettuja oikeuksia 7.7.2006 myönnettyyn käyttöoikeuslupaan (Dnro 897/410/06) Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmään.

Hakemuksen perustelut

Silta Oy tuottaa henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita. Keravan kaupunki ulkoisti Silta Oy:lle kaupungin talous- ja palkkapalvelut maaliskuussa 2006. Keravan toimipisteen taloushallinnon keskeisiin tehtäviin kuuluu selvittää Keravan kaupungille tulevien suoritusten kohdistaminen lähetettyihin laskuihin.

Laajennetuilla käyttöoikeuksilla varmistetaan, että kotitalouksien Keravan kaupungille suorittamat maksut kohdistetaan oikein ja että väärät maksumuistutukset vältetään.

Kun taloushallinnon hoito kuului kaupungille, selvitystehtäviä hoitavilla nimetyillä henkilöillä oli käytössään FACTA-Kuntarekisteri-järjestelmä, jonka avulla he pääsivät katsomaan samaan kotitalouteen kuuluvien henkilöiden nimet. Järjestelmää käyttävien henkilöiden nimet oli yksilöity ja henkilöillä oli omat järjestelmätunnuksensa.

Silta Oy haki Keravan toimipisteen taloushallinnon palveluyksikössä työskenteleville kolmelle henkilölle käyttöoikeuksia Väestörekisterikeskuksesta. Lupa väestötietojärjestelmän suorakäyttöön saatiin 7.7.2006. Seuraavia haettuja oikeuksia ei kuitenkaan saatu: henkilön THA-tunnistus (henkilötunnus), THS-tunnistus (syntymäaika) ja HHA (huoneiston asukkaat). Nämä oikeudet kyseisillä taloushallinnon henkilöillä oli käytössään kaupungin hallinnoidessa taloushallintopalveluja.

Hylätyillä oikeuksilla saatavien tietojen käsittely ei vaarantaisi henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Saatavilla tiedoilla vältyttäisiin aiheettomilta maksumuistutuksilta silloin, kun samaan kotitalouteen kuuluva maksaa ilman viitetietoa kotitalouteen kuuluvan vuokran, päivähoitolaskun tai terveyskeskusveloituksen.

Haettavia tietoja käsitellään vain väestörekisterin näytöillä eikä niitä käsitellä missään muussa yhteydessä tai muodossa. Tietoja ei käsitellä automaattisesti eikä niistä muodosteta rekisteriä tai sen osaa.

Kaikki Väestörekisterikeskuksen käyttöoikeuden luvan saaneet nimetyt henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen, jonka mukaan he eivät saa luovuttaa työssään hankkimiaan tietoja ulkopuolisille. Tämä sitoumus sitoo myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Ulkopuoliset eivät pääse käsiksi yhtiön tietojärjestelmiin. Järjestelmiin kirjaudutaan käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Sisäisellä kulunvalvonnalla on varmistettu, että ulkopuoliset eivät pääse Keravan toimipisteeseen ilman lupaa.

SILTA OY:LTÄ SAADUT LISÄSELVITYKSET

Hakijalta 27.4.2007 saatu lisäselvitys

Hakija on pyynnöstä toimittanut tietosuojalautakunnalle Väestörekisterikeskuksen hakijalle 7.7.2006 myöntämän luvan väestötietojärjestelmän suorakäyttöön. Luvan mukaan hakijalle on myönnetty käyttöoikeus väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen eVäestöSuoran näyttöihin seuraavasti:

Lakiasiat:

Henkilökyselyt henkilötunnuksella:

HPE = perustiedot
HOS = osoitetiedot
HEO = edelliset osoitteet
HTO = edelliset tilapäiset osoitteet
HNS = entiset nimet (15 ikävuoden jälkeen tapahtuneet muutokset)
HLA = lapset
HLH = huollettavat
HVA = vanhemmat
HVH = vanhemmat/huoltajat

Luvan mukaan suorakäyttöyhteydellä hankittuja tietoja saa käyttää ainoastaan palkanmaksutehtävien hoitamiseen ja laskujen maksatukseen liittyvissä henkilötietojen ja muiden luvassa määriteltyjen tietojen tarkistuksissa.

Luvan mukaan oikeutta THA-näyttöön ei voida myöntää, koska se paljastaa kaikkien samannimisten henkilöiden henkilötunnukset. Oikeutta THS- näyttöön ei voida myöntää, koska se paljastaa kaikkien samannimisten henkilöiden syntymäajat.

Luvassa todetaan, että jos luvansaaja saa tietosuojalautakunnalta luvan THS-näytön mahdollistavaan henkilötietojen käsittelyyn, otetaan asia erillisestä kirjallisesta hakemuksesta uudelleen käsittelyyn tältä osin. Tällöin tulee hakemukseen oheistaa tietosuojalautakunnan antama lupa.

Luvan mukaan oikeutta HHA -näyttöön ei voida myöntää, koska se paljastaa kaikki huoneistossa/rakennuksessa asuvat henkilöt. Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan edellyttämä yhteysvaatimus ei täyty hakijan tarkoittamassa toiminnassa.

Hakijalta 4.6.2007 saatu lisäselvitys

Tietosuojalautakunta on pyytänyt hakijalta selvitystä siitä, miten THS-kyselyllä saatavia tietoja konkreettisesti käytetään sen varmistamiseksi, että kotitalouksien Keravan kaupungille suorittamat maksut kohdistetaan oikein ja väärät maksumuistutukset vältetään. Selvitystä on pyydetty myös siitä, miten THS-kyselyllä saatavilla tiedoilla voidaan välttyä aiheettomilta maksumuistutuksilta silloin, kun samaan kotitalouteen kuuluva maksaa ilman viitetietoa kotitalouteen kuuluvan vuokran, päivähoitolaskun tai terveyskeskusveloituksen.

Hakija on tietosuojalautakunnalle 4.6.2007 antamassaan lisäselvityksessä perustellut THS-kyselyllä saatavien tietojen käyttöä sillä, että maksut voitaisiin kohdistaa oikein ja aiheettomat maksumuistutuksen välttää, jos hakija voisi katsoa väestörekisteristä, keitä asuu samassa osoitteessa maksajan kanssa.

THS-, THA- ja HHA-KYSELYT

Väestörekisterikeskuksen kyselysovellus EVäestöSuora mahdollistaa suoran kysely-yhteyden valtakunnalliseen väestötietojärjestelmään. Väestötietojärjestelmästä löytyy ajantasaiset tiedot koko Suomen väestöstä, rakennuksista ja kiinteistöistä, joita asiakas voi reaaliaikaisesti kysellä (katsella) omalta työasemaltaan. Kyselypalvelukokonaisuuden tietosisältö on laaja ja se koostuu noin 60 erilaisesta tietonäytöstä, joiden sisällössä on Väestörekisterikeskuksen mukaan huomioitu asiakkaiden työtarpeiden lisäksi myös tietosuojan asettamat vaatimukset. eVäestöSuora on tarkoitettu vain työ- ja virkakäyttöön.

Henkilökyselyissä tiedot haetaan joko henkilötunnuksella tai muilla henkilön tunnistamisen mahdollistavilla tiedoilla. Tietosisällöltään erilaisia henkilökyselyjä on 27, mm. THS-, THA- ja HHA- kyselyt.

THS- ja THA- kyselyt

THS- ja THA- kyselyillä henkilön tiedot haetaan väestötietojärjestelmästä ilman henkilötunnusta, nimellä ja nimeen mahdollisesti liitettävillä muilla henkilön tunnistamisen mahdollistavilla tiedoilla. Kumpikin kysely antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* sukunimi (nykyinen, myös entinen nimi jos sitä on käytetty hakuperusteena)
* etunimet
* mahdollinen kuolinpäivä
* kotikunta
* nykyinen osoite/muuttopäivä
* entinen osoite/muuttopäivä
* nykyinen tai entinen tilapäinen osoite
* maistraatin koodi ja nimi

THA-kysely antaa vastaustietona edellisten tietojen lisäksi henkilöiden täydelliset

*henkilötunnukset.

HHA- kysely

HHA-kyselyllä henkilön tiedot haetaan väestötietojärjestelmästä henkilötunnuksella ja kysely antaa vastaustietona seuraavat tiedot:

* asunnon asuinpaikkatunnus
* osoite
* valmistumisaika
* huoneiston pinta-ala
* huoneistotyyppi
* asunnon asukkaiden lukumäärä, henkilötunnukset, nimet, asuntoon muuttopäivä

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on pyytänyt Silta Oy:n hakemuksesta Väestörekisterikeskuksen lausunnon.

Lausunnossaan 9.8.2007 Väestörekisterikeskus viittaa THA-näytön osalta tietosuojalautakunnan soveltamiskäytäntöön, jonka mukaan lautakunnalla ei ole oikeutta päättää THA-näytön mahdollistamista oikeuksista, koska henkilötunnuksen käsittelystä ja luovuttamisesta on säädetty tyhjentävästi.

HHA-näytön osalta väestörekisterikeskus viittaa THA-kyselystä lausumaansa. Lisäksi väestörekisterikeskus toteaa, että HHA-näyttö ei kerro asuuko henkilö huoneistossa "varsinaisena" asukkaana vai esimerkiksi alivuokralaisena. Täten on tietosuojan ja henkilön oikeusturvan kannalta arveluttavaa tehdä laskutukseen liittyviä lopullisia päätelmiä HHA-näytön paljastamien tietojen perusteella.

THS- näytön osalta väestörekisterikeskus ilmoittaa, että jos tietosuojalautakunta katsoo oikeaksi myöntää Silta Oy:lle luvan THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittelyyn, Väestörekisterikeskus harkitsee erillisen hakemuksen perusteella oikeuden myöntämistä Silta Oy:lle väestötietojärjestelmän THS-tunnistusohjelman käyttöön tietosuojalautakunnan mahdollisesti asettamin erityisehdoin.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Tietosuojalautakunta on tutkinut hakemuksen hakemuksena saada henkilötietoja väestötietojärjestelmästä ja hakemuksena saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Henkilötietolain 3 §:n 4 kohdan mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Tietosuojalautakunta katsoo, että Silta Oy, joka on pyytänyt oikeutta THS-, THA- ja HHA-kyselyihin oman yritystoimintansa hoitamista varten, olisi mainituilla kyselyillä saatavien henkilötietojen henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Hakemus saada henkilötietoja väestötietojärjestelmästä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n 1 kohdan mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdan mukaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm henkilötietojen luovuttamista.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan lain 3 §:n 1 kohdassa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä
viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Henkilötietojen luovutuksessa väestötietojärjestelmästä on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen luovuttamisesta väestötietojärjestelmästä on säädetty väestötietolaissa (507/1993). Tietojen luovuttamisesta päättää väestörekisterikeskus tai maistraatti sen mukaisesti kuin väestötietolain 31 §:ssä säädetään. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötietojen luovuttamiseen väestötietojärjestelmästä.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jättää hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta.

Hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä THS-, THA- ja HHA-kyselyillä saatavia
henkilötietoja

Hakijalle voidaan väestötietolain 29 §:n perusteella luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Väestötietolain 25 §:n mukaan henkilötunnus voidaan luovuttaa väestötietojärjestelmästä ainoastaan silloin, jos pyytäjällä on tai voi olla henkilötunnus henkilötietolain tai muun lain perusteella hallussaan.

Tietosuojalautakunta voi määrätyin edellytyksin myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä. Koska henkilötunnuksen käsittelystä kuitenkin säädetään tyhjentävästi henkilötietolain 13 §:ssä, tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnuksen käsittelyyn.

Hakemus saada käsitellä THA- ja HHA-kyselyllä saatavia henkilötietoja

THA-kysely antaa vastauksena mm. kaikkien hakuehdot täyttävien henkilöiden henkilötunnukset ja HHA-kysely kaikkien asunnossa asuvien henkilötunnukset.

Tietosuojalautakunnan toimivallasta edellä lausuttu huomioon ottaen tietosuojalautakunta jättää hakijan hakemuksen saada käsitellä THA- ja HHA-kyselyn avulla saatavia henkilötietoja tutkimatta. Kysymys hakijan oikeudesta käyttää THA- ja HHA-kyselyjä tulee ratkaistavaksi, kun tietojen luovuttamisesta päätetään väestötietolain mukaisessa järjestyksessä.

Hakemus saada käsitellä THS-kyselyllä saatavia henkilötietoja

Henkilötietojen käsittelyn yleiset edellytykset

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä 8 §:n 1 momentin mukaan mm. rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (1 kohta), rekisteröidyn toimeksiannosta tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osallisena (2 kohta), jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta (4 kohta), jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus, 5 kohta) tai jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten (7 kohta). Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietojen käsittelyn yleisten edellytysten täyttyminen ja luvan tarve

Rekisteröidyt eivät ole antaneet hakijalle yksiselitteistä suostumustaan tietojensa käsittelyyn (8 §:n 1 momentin 1 kohta) eikä tietojen käsittely tapahdu rekisteröidyn toimeksiannosta (2 kohta). THS-kyselyn avulla saatavien tietojen käsittelystä ei säädetä laissa eikä käsittely johdu Silta Oy:lle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta (4 kohta). Rekisteröidyillä ei myöskään ole asiallista yhteyttä Silta Oy:n toimintaan (5 kohta).

Silta Oy on perustellut THS-kyselyjen avulla saatavien tietojen käyttöä sillä, että tietojen avulla kotitalouksien Keravan kaupungille suorittamat maksut voitaisiin kohdistaa oikein ja aiheettomat maksumuistutukset välttää. Hakijan antaman lisäselvityksen mukaan maksut voitaisiin kohdistaa oikein ja aiheettomat maksumuistutuksen välttää, jos hakija voisi katsoa väestörekisteristä, keitä asuu samassa osoitteessa maksajan kanssa. Tietosuojalautakunnan saaman selvityksen mukaan THS-kyselyllä saatavien tietojen avulla ei kuitenkaan voida selvittää sitä, ketkä asuvat maksajan kanssa samassa osoitteessa. Koska THS-kyselyn avulla saatavat tiedot eivät näin ollen ole tarpeellisia niiden ilmoitettuun käyttötarkoitukseen, eivät myöskään muut henkilötietolain 8 §:n 1 momentissa säädetyt edellytykset THS-kyselyllä saatavien henkilötietojen käsittelylle täyty.

Edellä mainituista syistä hakija tarvitsisi tietosuojalautakunnan luvan THS-kyselyllä saatavien henkilötietojen käsittelyyn.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan, jos käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi muussa kuin yksittäistapauksessa taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai sellaisen julkisen vallan käyttämiseksi, joka kuuluu rekisterinpitäjälle tai sivulliselle, jolle tiedot luovutetaan. Lupa voidaan myöntää myös rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Päätös

THS-kyselyllä saatavien tietojen avulla ei voida varmistaa, että kotitalouksien Keravan kaupungille suorittamat maksut kohdistetaan oikein. Tietosuojalautakunta katsoo, että luvan myöntämiselle säädetyt edellytykset eivät täyty ottaen huomioon, että kyselyllä saatavien tietojen käsittely voisi myös vaarantaa henkilön yksityisyyden suojaa. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää Silta Oy:n hakemuksen saada käsitellä THS-kyselyllä saatavia tietoja.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 § 1 kohta
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 1 kohta
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 3 § 7 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 9 § 1 mom
Henkilötietolaki 13 §
Henkilötietolaki 38 § 2 mom
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom
Väestötietolaki 25 29 31 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.