13.03.2007 1/2007

Luvan tarve - Laissa säädetty tehtävä

Kansalliskirjasto ei tarvinnut tietosuojalautakunnan lupaa teosten tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittelyyn, koska tietojen käsittely johtui Kansalliskirjastolle laissa säädetyistä tehtävistä.

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Suomen Kansalliskirjasto

HAKEMUS

Hakija pyytää, että

1) tietosuojalautakunta ottaa kantaa siihen, onko tekijän elinvuosia koskevan tiedon käsittely Kansalliskirjastolle tarpeen sille laissa säädettyjen tai sen nojalla määrättyjen velvoitteiden täyttämiseksi (henkilötietolaki 8 § 1 mom. 4 kohta)

2) mikäli lautakunta päätyisi siihen, ettei syntymävuotta koskevan henkilötiedon käsittely ole Kansalliskirjastolle sallittua henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 tai 8 kohdan nojalla, kirjasto pyytää toissijaisesti, että lautakunta antaisi sille henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan tekijöiden syntymä- ja elinvuositietojen käsittelyyn

Hakijan tarkoituksena on turvata menettely, jossa yksittäinen tekijä voisi aina halutessaan kieltää syntymävuottaan koskevan tiedon julkistamisen.

Hakemuksen tausta

Hakemuksessa todetaan, että Kansalliskirjaston lakisääteisenä tehtävänä on kansallisen kulttuurin tuotteiden tallentaminen ja niiden saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Tätä tarkoitusta varten Kansalliskirjasto ylläpitää teosluetteloita. Teosten kuvailu perustuu keskeisesti tekijätietoihin. Tavoitteena on paitsi yksilöidä tekijä, myös erotella eri tekijöiden teokset toisistaan.

Kansalliskirjastossa oli aiemmin käytössä menettely, jossa teosten kuvailu perustui tekijän syntymävuoteen tai elinvuosiin. Yleisöllä on vapaa pääsy kirjastotietokantoihin, joten tämä merkitsi samalla syntymävuotta tai elinvuosia koskevan tiedon julkistamista.

Vuonna 1998 yksittäinen asiakas teki menettelystä kyselyn tietosuojavaltuutetulle, joka kannanotossaan Dno 331/45/98 katsoi, että tietojen tallentaminen avoimeen tietoverkkoon rinnastuu henkilötietojen siirtoon EU:n ulkopuolelle. Tietosuojavaltuutettu katsoi, että tällainen luovutus edellyttää pääsääntöisesti rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Koska tekijöiden suuren lukumäärän vuoksi yksilöllisen suostumuksen pyytäminen ei ole käytännön kirjastotyön sujuvuuden kannalta mahdollista, hakija siirtyi tietosuojavaltuutetun vastauksen jälkeen järjestelmään, jossa teosten kuvailu on perustunut tekijöille annettuun järjestysnumeroon.

Hakemuksessa todetaan, että tietosuojavaltuutetun vastauksen jälkeen EU:n henkilötietodirektiivi on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä. EY-tuomioistuin on 6.11.2003 antamassaan tuomiossa (C-101/01) todennut mm., että yhteisön lainsäätäjän tarkoituksena ei direktiiviä laadittaessa ollut rinnastaa tietojen tallentamista tietoverkkoon artiklassa 25 tarkoitettuun henkilötietojen siirtoon kolmanteen maahan.

Oikeudellisen tilanteen näin muututtua Kansalliskirjasto lähetti 8.4.2005 tietosuoja-valtuutetulle kirjeen, jossa se pyysi uutta kannonottoa asiassa. Vastauksessaan 12.6.2006 (Dnro 686/41/2005) tietosuojavaltuutettu katsoi, ettei hänellä ole syytä muuttaa aiemmin antamaansa ohjausta asiassa. Vastauksensa lopuksi tietosuojavaltuutettu kuitenkin totesi, että kysymys on tulkinnanvarainen. Samalla valtuutettu kehotti Kansalliskirjastoa pyytämään ratkaisua asiassa tietosuojalautakunnalta.

Hakemuksen perustelut

1. Elinvuosia koskevan tiedon käsittelyn tarpeellisuus

Hakija toteaa, että jo henkilötietolaki itsessään velvoittaa kirjaston huolehtimaan siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja käsitellä. Yksittäisen tekijän kannalta on olennaista, että hänen julkaisutuotantonsa erottuu mahdollisimman selkeästi muiden, mahdollisesti samannimisten tekijöiden julkaisuista. Nykyiseen järjestelyyn liittyy vaara, että teokset identifioidaan väärin.

Hakija toteaa, että Kansalliskirjaston on toiminnassaan otettava huomioon myös tekijänoikeuslaissa määritellyt yksinoikeudet. Kirjastoilla on tekijänoikeuslain 19 §:n nojalla oikeus laissa säädetyin edellytyksin saattaa suojattuja teoksia yleisön saataville. Niiltä osin kuin teossuoja on rauennut, voidaan teoksia kuitenkin antaa yleisön käyttöön rajoituksetta. Koska teossuojan kesto puolestaan on sidottu tekijän elinvuosiin (70 vuotta tekijän kuolemasta), helpottaisi teosluetteloon sisällytetty tieto tekijän elinvuosista olennaisesti kirjaston palvelutehtävien hoitamista.

Näillä perusteilla Kansalliskirjasto katsoo, että syntymävuositiedon julkistaminen on tarpeen kirjaston lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Samalla se on myös yksittäisten tekijöiden etujen mukaista.

Lisäksi Kansalliskirjasto haluaa tuoda esiin sen, että tiedot on koottu yksinomaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista yms. Tältä osin Kansalliskirjasto viittaa henkilötietolain 8 § 1 momentin 8 kohtaan, jonka mukaan henkilötietoja saa käsitellä jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä kuvaavista yleisesti saatavilla olevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeuksien ja etujen turvaamiseksi.

Lupahakemuksen perustelut

Henkilötietolakiin liittyvässä hallituksen esityksessä (96/1998) todetaan, että lain so-veltamisessa on aina kyseessä punninta yksityisen ja yleisen edun välillä. Tietosuoja-lautakunta voi myöntää rekisterinpitäjälle luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Vapaakappalelain 1§:n mukaan kansalliskirjaston toiminnan tavoitteena on saattaa kansallisen kulttuurin tuotteet tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Kansalliskirjaston tehtäväalueen laajennuttua sille on avautunut mahdollisuus tarjota kansallisten tietokantojen tietueet koko kirjastoverkon käyttöön. Samalla kansalliskirjaston rooli yhteiskunnan tietotarpeiden palvelijana on entisestään korostunut. Toimintaan liittyy näin ollen tärkeä yleinen etu.

Myös EU:n henkilötietodirektiivin eräänä tavoitteena on estää henkilötietojen vapaan liikkuvuuden rajoittaminen EU-maiden välillä. Käytäntö, jossa teoksen kuvailu perustuu nimenomaan tekijän syntymä- tai elinvuosiin, on jo voimassa monissa EU-maissa, esimerkiksi Ruotsissa. Tulkintojen erot ovatkin omiaan estämään tietojen vaihtoa kansallisten kirjastolaitosten välillä.

Henkilötietolakiin liittyvässä hallituksen esityksessä todetaan, että yksilön määräämis-valta on riittävässä määrin toteutettavissa myös kielto-oikeutena. Kansalliskirjaston tarkoituksena olisi jatkossakin turvata menettely, jossa yksittäinen tekijä voisi aina halutessaan kieltää syntymävuotta koskevan tiedon julkistamisen.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n 1 kohdan mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 38 §:n 2 momentin mukaan tietosuojalautakunta käsittelee henkilötietojen käsittelyyn liittyviä lain soveltamisalan kannalta periaatteellisesti tärkeitä kysymyksiä ja käyttää päätösvaltaa tietosuoja-asioissa siten kuin henkilötietolaissa säädetään. Henkilötietolain 43 §:ssä säädetään tietosuojalautakunnan lupatoimivallasta ja 44 §:ssä tietosuojalautakunnan oikeudesta antaa henkilötietojen käsittelyä koskevia määräyksiä. Tietosuojalautakunnan toimivaltaan ei kuulu ohjauksen antaminen yksittäisissä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Tietosuojalautakunta on tutkinut hakemuksen lupahakemuksena saada käsitellä tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietoja Kansalliskirjaston kirjastotietokannoissa, joihin yleisöllä on vapaa pääsy maailmanlaajuisen tietoliikenneverkon välityksellä.

Sovellettavat henkilötietolain säännökset

Henkilötietolain tarkoituksena on lain 1 §:n mukaan toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä. Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa pykälän 1 momentin mukaan käsitellä muun muassa rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (1 kohta), jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta (4 kohta), jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä kuvaavista yleisesti saatavilla olevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeuksien ja etujen turvaamiseksi (8 kohta) tai jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan (9 kohta).

Luvan tarve

Yliopistolain 25 §:n (29.6.2006/586) 1 momentin mukaan Helsingin yliopiston yhteydessä toimii Kansalliskirjasto. Kansalliskirjasto vastaa toimialallaan kansallisen kulttuuriperinnön ja muiden kokoelmien ylläpidosta sekä niihin liittyvästä tiedonvälityksestä ja tietopalvelusta.

Yliopistolain 25 §:n 2 momentin mukaan Kansalliskirjaston tehtävänä on kehittää ja tarjota kansallisia palveluja yliopistojen kirjastoille, yleisille kirjastoille, ammattikorkeakoulukirjastoille ja erikoiskirjastoille sekä edistää kirjastoalan kotimaista ja kansainvälistä yhteistyötä. Kansalliskirjaston tehtävistä on lisäksi voimassa, mitä vapaakappalelaissa (420/1980) säädetään.

Vapaakappalelain 1 §:n 1 momentin mukaan kansallisen kulttuurin tuotteiden säilyttämiseksi, tilastoimiseksi ja luetteloimiseksi sekä niiden saattamiseksi tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön painotuotteen sekä ääni- ja kuvatallenteen valmistaja on velvollinen luovuttamaan valmistamiaan tuotteita Helsingin yliopiston kirjastolle maksuttomina vapaakappaleina siten kuin vapaakappalelaissa säädetään. Pykälän 2 momentin (27.7.1984/577) mukaan elokuvaan sovelletaan vapaakappalelakia siten kuin elokuvien arkistoinnista annetusta laista (576/84) ilmenee.

Tietosuojalautakunta katsoo, että tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositiedon käsittely on tarpeen kansallisen kulttuuriperinnön ja muiden kokoelmien ylläpidossa ja niihin liittyvässä tiedonvälityksessä ja tietopalvelussa. Syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittely johtuu näin ollen Kansalliskirjastolle yliopistolain 25 §:ssä ja vapaakappalelain 1 §:ssä säädetyistä tehtävistä. Tämän vuoksi Kansalliskirjasto ei tarvitse lupaa tekijöiden syntymä- ja kuolinvuositietojen käsittelyyn.

Päätös
Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tarpeettomana.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki ietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 § 1 kohta
Yliopistolaki 25 §
Vapaakappalelaki 1 §
Henkilötietolaki 1 §
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom 4 kohta
Henkilötietolaki 38 § 2 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.