25.11.2002 7/2002

Rekisterinpitäjä - Yleinen etu

Koneyrittäjien liitto ry:lle ja sen jäsenyhdistyksiin kuuluville jäsenyrityksille myönnettiin lupa kerätä ja käsitellä metsätyökoneenkuljettajien henkilötietoja Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriä varten. Rekisterin avulla ylläpidetään tietoja metsätyökoneenkuljettajista, jotka on vapautettu asepalvelukseen kutsumisesta liikekannallepanon sattuessa. Henkilötietojen käsittely oli tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ks. myös päätös 2/13.3.2000

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Koneyrittäjien liitto ry omasta ja jäsenyhdistyksiinsä kuuluvien jäsenyritysten puolesta.

Koneyrittäjien liitto ry on koneyrittäjien työnantaja- ja edunvalvontajärjestö, johon kuuluu noin 1200 metsäkoneyrittäjää. Liittoon kuuluvat yrittäjät hoitavat maamme koneellisesta puunkorjuusta yli 90 prosenttia.

HAKEMUS
Koneyrittäjien liitto ry rekisterinpitäjänä hakee omasta ja jäsenyhdistyksiinsä kuuluvien jäsenyritystensä puolesta lupaa toimia rekisterinpitäjänä ja ylläpitää toistaiseksi Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriä, jonka ylläpitämiseen tietosuojalautakunta antoi päätöksellään Nro 2/13.3.2000 määräaikaisen luvan 1.4.2003 asti.

Hakemuksessa tarkoitettu rekisteri on rekisteri metsätyökoneenkuljettajista, jotka sotilasläänin esikunta on päättänyt jättää kutsumatta palvelukseen liikekannallepanon sattuessa (ns. VAPit). Rekisterin tavoitteena on turvata valtakunnallisesti erittäin tärkeän puuhuollon toimivuus kriisioloissa huolehtimalla erityisammattitaidon omaavien metsätyökoneiden kuljettajien keskitetystä varaamisesta tähän tarkoitukseen.

Hakemukseen on liitetty Huoltovarmuuskeskuksen ja Metsäpoolin lausunto.

Hakemuksen perustelut

Koneyrittäjien liitto ry viittaa tietosuojalautakunnan aiempaan päätökseen ja sen perustana olleessa hakemuksessa esitettyihin syihin sekä määräaikaisen luvan perusteella ylläpidetyn järjestelyn toimivuudesta saatuihin kokemuksiin.

Hakemuksen mukaan tietosuojalautakunnan myöntämän luvan perusteella haettiin syyskuussa 2000 VAP-varausta 1719 metsäkoneenkuljettajalle. Hakemusten perusteella sotilasläänien esikunnat hyväksyivät 970 varausta. Parhaillaan on menossa kahden vuoden välein toimitettava VAP-varausten uudelleen hakeminen. Hakemukset toimitetaan marraskuun lopussa sotilasläänien esikunnille, joiden odotetaan ratkaisevan hakemukset vielä nykyisen tietosuojalautakunnan luvan voimassa ollessa.

Koneyrittäjien liitolle ei ole henkilörekisterissä olevien henkilöiden tai muidenkaan taholta reklamoitu tai muutoinkaan ollut huomautettavaa rekisterin ylläpitoon liittyen.

Ottaen huomioon VAP-varaushakemusten rytmittämisen joka toinen vuosi tapahtuvaksi ja sen, että kyse on toistuvasta ja pitkäjänteisestä toiminnosta, hakijat katsovat, että lupa tulisi myöntää toistaiseksi voimassa olevana.

Viitatussa aikaisemmassa hakemuksessa todettiin mm., että metsäteollisuuden huoltovarmuussuunnittelu perustuu siihen, että alan kalusto siihen liittyvine kuljettajineen varataan kriisiaikoina puuhuollon turvaamiseen hakkuukoneiden osalta 100-prosenttisesti ja metsätraktorien osalta 80-prosenttisesti. Osa metsätraktorikalustosta ja niiden kuljettajista, arviolta 10-20 prosenttia, varattaisiin puolustusvoimien tarpeisiin.

Metsäkoneenkuljettajien varaaminen toimimaan kriisioloissa normaalitehtävissään edellyttää, että metsäkoneyrittäjä tekee varausesityksen sotilaslääninsä esikunnalle. Sotilasläänien esikunnat ilmoittavat tehdyt vapautuspäätökset asianomaiselle henkilölle ja hänen työnantajalleen. Sotilasläänien esikunnat edellyttävät vapautuspäätösten päivittämistä enintään kahden vuoden välein, jotta päätökset säilyisivät ajantasaisina.

Edelleen hakemuksessa todettiin, että metsäteollisuus on käytännöllisesti katsoen 100-prosenttisesti ulkoistanut puunkorjuun yksityisille koneyrittäjille, joiden palveluksessa on noin 3300 metsäkoneenkuljettajaa. Työnantajarakenteesta johtuen metsäkoneenkuljettajien varaustilanne oli jäänyt hyvin puutteelliseksi ja asian kuntoon saattamiseksi varausesitysten tekeminen tuli hoitaa keskitetysti alan työnantajina toimivien koneyrittäjien puolesta. Toimivimmin puuhuolto voitiin hoitaa tarvittavien kone- ja kuljettajaresurssien osalta Koneyrittäjien liiton ja sotilasläänien esikuntien yhteistyönä.

Hakemuksen mukaan Koneyrittäjien liitto keräisi jäsenrekisteriään hyväksi käyttäen jäsenyrityksiltään tiedot niistä yrityksen henkilöistä, jotka tarvitaan, jotta yritys voisi ylläpitää 80 prosentin toiminta-astetta. Hakkuukoneiden käyttötehtäviin osallistuvien osalta pyydettäisiin kaikkien nimet. Henkilöistä pyydettäisiin ilmoittamaan sukunimi, etunimi, henkilötunnus, tehtävänimike, asuinkunta ja tieto siitä, jos asianomainen toimii tehtävässä yrittäjänä.

Jäsenyrityksiltä saadut tiedot koostettaisiin Koneyrittäjien liitossa ja toimitettaisiin asianomaisiin sotilasläänien esikuntiin, jossa sotilasviranomaiset tekisivät tarvittavat varauspäätökset. Tehty varaus ilmoitettaisiin ja rekisteröitäisiin Koneyrittäjien liitossa ylläpidettävään jäsenrekisteristä erillään olevaan Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriin, jotta varausten ajantasaisuus voitaisiin ylläpitää. Liitto ilmoittaisi jäsenyrityksilleen tehdyt varaukset ja jäsenyritykset ilmoittaisivat muutokset niihin ja uudet vapautusesitykset vuosittain.

Hakemukseen liitetyssä Huoltovarmuuskeskuksen ja puolustustaloudellisen suunnittelukunnan Metsäpoolin lausunnossa todettiin mm., että puunkorjuuyritysten VAP-varaaminen ei onnistu suoraan puunkorjuuyritysten toimesta. Käytännössä metsäkoneen kuljettajien VAP-varaaminen oli lähes hoitamatta. Lausunnonantajat katsoivat, että Koneyrittäjät ry:n hakemuksessa kuvattu rekisteri oli tarkoituksenmukainen ja välttämätön koko metsäkonealaa koskevaan VAP-varaamiseen.

Pääesikunnan asevelvollisuusosasto esitti hakemukseen liitetyssä lausunnossaan, että Koneyrittäjien liitolle myönnettäisiin lupa ylläpitää metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriä tärkeänä osana valtakunnallisen kriisivalmiuden parantamista.

Huoltovarmuuskeskuksen ja Metsäpoolin lausunto

Hakemukseen on liitetty Huoltovarmuuskeskuksen ja puolustustaloudellisen suunnittelukunnan Metsäpoolin lausunto.

Lausunnossa todetaan, että poikkeusoloissa toimittaessa keskeinen edellytys on, että välttämättömiin työtehtäviin on varattu riittävä ja osaava henkilöstö. Henkilövaraukset tehdään enintään kahden vuoden välein.

Metsäkoneiden kuljettajien varausta poikkeusolojen tehtäviin on hoidettu vuodesta 2000 lähtien Koneyrittäjien Liitto ry:n rekisterin avulla. Huoltovarmuuskeskuksen ja puolustustaloudellisen suunnittelukunnan Metsäpoolin kannalta järjestelmä on toiminut suunnitellulla tavalla ja Koneyrittäjien Liitto ry on hoitanut rekisteriä hyvin ja lupaehtoja noudattaen.

Koska kokemukset määräaikaisen poikkeusluvan voimassaoloajalta ovat varsin myönteiset ja kun kyse on hyvin pitkäjänteisestä toiminnasta, Huoltovarmuuskeskus ja Metsäpooli esittävät, että Koneyrittäjien Liitto ry:lle myönnettäisiin uusi lupa metsäkoneiden kuljettajien VAP-varausrekisterin pitämiseen siten, että lupa olisi voimassa toistaiseksi.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Asepalvelusta vapauttaminen sodan aikana

Asevelvollisuuslain 19 §:n 2 momentin mukaan liikekannallepanon sattuessa voidaan erityisten ammattien harjoittajia ja muita yksittäisiä henkilöitä, joiden palvelukseen kutsuminen saattaisi puolustusvoimien varustamisen tai ylläpidon, yleisen talouden tai muita yleisiä etuja vaaranalaiseksi, toistaiseksi vapauttaa siitä.

Tieto asevelvollisen vapauttamisesta palvelukseen kutsumisesta liikekannallepanon sattuessa merkitään asevelvollisuuslain 9 a luvussa tarkoitettuun asevelvollisrekisteriin sijoittelua koskevana tietona.

Asevelvollisuuslain 42 a §:n mukaan pääesikunta pitää valtakunnallista asevelvollisrekisteriä kaikista asevelvollisista, sotilasläänin esikunta alueellista asevelvollisrekisteriä sen alueella kirjoilla olevista asevelvollisista sekä joukko-osasto ja sotilaslaitos paikallista asevelvollisrekisteriä sen palveluksessa olevista asevelvollisista.

Asevelvollisuuslain 42 b §:n mukaan asevelvollisrekisteriin merkitään mm. asevelvollisen valvontaa, sijoittelua ja sotilaskoulutuksen suunnittelua varten tarpeelliset henkilö- ja osoitetiedot sekä tiedot asevelvollisen ammatista sen mukaan kuin asetuksella tarkemmin säädetään. Asevelvollisuuslain soveltamisesta annetun asetuksen 13 §:n mukaan asevelvollisrekisteriin merkitään mm. rekisteröitävän henkilötunnus.

Vapauttamista koskevat hakemukset toimitetaan sen sotilaspiirin esikuntaan, jonka valvontaan asianomainen kuuluu (A vapauttamisesta asevelvollisuuden suorittamisesta eräissä tapauksissa 635/1968, 5 §).

Puolustusministeriön asevelvollisten henkilöiden ja kuljetusvälineiden varaamisesta 15.11.1996 antaman määräyksen mukaan vapauttaminen edellyttää, että asevelvollisen työnantaja tai elinkeinonharjoittaja omalta osaltaan tekee varausesityksen kotipaikkansa mukaiselle sotilasläänin esikunnalle. Varaajan tulee tarkistaa varauksensa pääsääntöisesti noin 2 vuoden välein ja aina, mikäli varaajan toimintamenetelmissä, organisaatiossa tai henkilöstössä tapahtuu huomattavia muutoksia. Varaajan tulee ilmoittaa sotilasläänin esikunnan päätöksestä vapautetuksi hyväksytylle henkilöstölle.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa mm. yhtä tai useampaa yhteisöä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.

Koneyrittäjien liitto ry on omasta ja jäsenyhdistyksiinsä kuuluvien jäsenyritysten puolesta pyytänyt lupaa saada toimia perustettavan Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisterin rekisterinpitäjänä. Koneyrittäjien liitto ry on koneyrittäjien edunvalvontajärjestö. Tietosuojalautakunta katsoo, että mainitun rekisterin rekisterinpitäjä on Koneyrittäjien liitto ry.

Henkilötietojen käsittelyn edellytykset

Henkilötietolain 2 §:n mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietolakia sovelletaan henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn ja myös muuhun henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 1 kohdan mukaan mm. kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä koskeviksi.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdissa mainituilla edellytyksillä, joita ovat mm. rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus, laissa säädetty tai sen nojalla määrätty tehtävä tai velvoite, rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen asiakas- tai palvelussuhde, jäsenyys tai muu niihin verrattava suhde taikka rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuva maksupalvelu, tietojenkäsittely tai muu niihin verrattava tehtävä. Momentin 9 kohdan nojalla henkilötietoja saa käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Tietosuojalautakunta katsoo, etteivät henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdissa säädetyt edellytykset täyty hakemuksessa tarkoitetussa henkilötietojen käsittelyssä. Tämän vuoksi hakijat tarvitsevat tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm., jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös
Asiassa saadun selvityksen perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely on tarpeen metsäkonealaa koskevien VAP-varausten hoitamista varten. Saadun selvityksen mukaan tietosuojalautakunnan luvan 2/13.3.2000 nojalla toteutettu hakemuksessa kuvattu järjestely on toiminut hyvin. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saadun tiedon mukaan toiminnassa ei ole ilmennyt ongelmia yksityisyyden suojan kannalta.

Koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, tietosuojalautakunta myöntää Koneyrittäjien liitto ry:lle ja sen jäsenyhdistyksiin kuuluville jäsenyrityksille luvan kerätä ja käsitellä hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja metsätyökoneenkuljettajien VAP-varausten hoitamista varten hakemuksessa kuvatulla tavalla Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisterin avulla.

Lupamääräykset

Ottaen huomioon rekisterin laadun, tietosuojalautakunta pitää tärkeänä, että rekisteröitäviä informoidaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa hakemuksessa tarkoitetusta henkilötietojen käsittelystä ja ettei rekisterin tietoja käytetä muuhun kuin hakemuksessa mainittuun tarkoitukseen. Tietosuojalautakunta katsoo myös tärkeäksi kiinnittää huomiota siihen, että rekisterin tiedot on suojattava laittomalta käsittelyltä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta määrää rekisteröityjen yksityisyyden suojaamiseksi, että:

1. Koneyrittäjien liitto ry:n on huolehdittava siitä, että metsätyökoneenkuljettaja saa tiedon hakemuksessa tarkoitetusta henkilötietojen käsittelystä henkilötietolain 24 §:n 1 momentin mukaisesti ennen kuin yrittäjä luovuttaa häntä koskevat tiedot Koneyrittäjien liitto ry:lle varausesityksen tekemistä varten.

2. Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriä ei saa käyttää muuhun kuin hakemuksessa kuvattuun tarkoitukseen.

3. Koneyrittäjien liitto ry:n on toteutettava henkilötietolain 32 §:ssä tarkoitetut tarpeelliset toimenpiteet Metsätyökoneenkuljettajien varausrekisteriin sisältyvien henkilötietojen suojaamiseksi laittomalta käsittelyltä.

Luvan voimassaolo

Lupa on voimassa toistaiseksi.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Asevelvollisuuslaki 19 § 2 mom
Asevelvollisuuslaki 42 b §
Asetus asevelvollisuuslain soveltamisesta 13 §
Asetus vapauttamisesta asevelvollisuuden suorittamisesta eräissä tapauksissa 5 §
Henkilötietolaki 2 §
Henkilötietolaki 3 § 1 kohta
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 13 § 1 mom 2 kohta
Henkilötietolaki 43 §
Puolustusministeriön määräys 15.11.1996 asevelvollisten henkilöiden ja kuljetusvälineiden varaamisesta

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.