25.03.2002 3/2002

Soveltamisala - Siirto_EU:n ja_ETA:n ulkopuolelle - Toimivalta - Oikeutettu etu - Arkaluonteinen henkilötieto - Tärkeä yleinen etu

Tietosuojalautakunta myönsi Karjala-tietokantasäätiölle luvan käsitellä luovutetun Karjalan alueen lakkautettujen evankelis-luterilaisten ja ortodoksisten seurakuntien vuosien 1901-1950 ja osittain vanhempiin väestörekisteriasiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja. Säätiö keräsi ja talletti tiedot atk-pohjaiseen väestötieteelliseen Karjala-tietokantaan käytettäväksi tieteelliseen ja muuhun siihen verrattavaan tarkoitukseen. Hakemus hylättiin siltä osin kuin säätiön tarkoituksena oli käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja. Siltä osin kuin tietoja oli tarkoitus siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle hakemus jätettiin tietosuojalautakunnan toimivaltaan kuulumattomana tutkimatta.

Ks. myös tietosuojalautakunnan päätökset T:1/98, T:48/92, T:7/92 ja 26/90 ja KHO:n päätökset 5.1.2001 taltio n:o 1 ja 9.11.1992 taltio n:o 4018.

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Karjala-tietokantasäätiö

Karjala-tietokantasäätiö on yksityinen säätiö, jonka hallituksessa ovat edustettuina väestörekisterikeskus, kirkkohallitus, Mikkelin maakunta-arkisto, Mikkelin kaupunki, Karjalan Liitto, Suomen Sukututkimusseura sekä Joensuun, Jyväskylän ja Kuopion yliopistot.

HAKEMUS
Karjala-tietokantasäätiö pyytää lupaa luovutetun Karjalan alueen lakkautettujen evankelis-luterilaisten ja ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoihin sisältyvien elossa olevia henkilöitä koskevien henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen. Hakija on myöhemmin lisäselvityksissään 25.1.2002 ja 15.3.2002 tarkentanut hakemustaan siten, että hakemus koskee luovutetun Karjalan alueen lakkautettujen evankelis-luterilaisten ja ortodoksisten seurakuntien vuosien 1901-1950 rippikirjoihin, lastenkirjoihin, syntyneiden ja kastettujen luetteloihin, kuulutettujen ja vihittyjen luetteloihin sekä muuttaneiden luetteloihin sisältyvien henkilötietojen keräämistä ja tallettamista. Lisäksi hakemus koskee vuotta 1901 aikaisempia kirkonkirjamerkintöjä lähinnä syntyneiden ja kastettujen luetteloissa, jotka sisältävät mahdollisesti nykyisin elossa olevien henkilöiden henkilötietoja.

Lisäksi hakija pyytää lupaa luovuttaa edellä mainittuun tietoaineistoon sisältyviä henkilötietoja Internetin välityksellä.

Hakemuksen perustelut

Karjala-tietokantasäätiön tarkoituksena on edistää Neuvostoliitolle luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta palvelevaan käyttöön sekä edistää Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sekä arkistohallinnon toiminnan tukemiseksi ja kehittämiseksi säätiö ylläpitää Mikkelin kaupungissa atk-pohjaista väestötieteellistä Karjala-tietokantaa, jota käytetään tieteelliseen sekä muuhun siihen verrattavaan tarkoitukseen. Hakemukseen liitetyn rekisteriselosteen mukaan tietokanta on suunniteltu ensisijaisesti yliopistolliseen tutkimus- ja opetuskäyttöön, mutta myös sukututkijat voivat hyödyntää tietokannan tietoja. Tietokanta luodaan tallettamalla Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävät luovutetun Karjalan alueen seurakuntien väestörekisteriasiakirjat. Väestörekisteriasiakirjoja ovat rippikirjat, lastenkirjat, syntyneiden ja kastettujen luettelot, kuulutettujen ja vihittyjen luettelot, kuolleiden ja haudattujen luettelot sekä muuttaneiden luettelot.

Tietokannan lähdeaineiston vanhin osa on 1700-luvulta. Lähdeaineistoon ei ole juurikaan tehty tietoja koskevia muutoksia 31.12.1949 jälkeen. Suurin osa tietokantaan merkittävistä henkilöistä on kuollut.

Tietokanta koostuu sekä manuaalisista kirkonkirjasidoksista että atk:lle tallennetuista tiedoista. Tietokannan tallennusaineistoa siirretään atk-tietokantaan jatkuvasti sitä mukaan kuin tallennustyö etenee. Pääpaino konekieliseen muotoon siirrettävässä aineistossa on 1700- ja 1800-luvun tiedoissa.

Karjala-tietokantaan on talletettu 2.189 272 henkilötietoa eli yli neljännes arvioidusta kokonaistietomäärästä, joka on 7,5 miljoonaa henkilötietoa.

Tietojen suojaus

Arkistossa säilytettävän manuaalisen aineiston suojauksessa noudatetaan viranomaisten antamia ohjeita ja säädöksiä. Asiaton pääsy atk:lle tallennettuihin tietoihin on estetty salasanoilla ja käyttäjien valvonnalla.

Tietojen luovuttaminen tietokannasta

Karjala-tietokantasäätiö noudattaa arkistolaitoksen ohjeita tietojen käsittelystä ja luovuttamisesta. Tietojen luovuttamisessa tietokannasta noudatetaan samoja periaatteita, joita tiedot tietokantaan luovuttava viranomainen noudattaa antaessaan arkistossa olevien kirkonkirjojen tietoja tutkijoiden käyttöön. Tietojen välittäminen Internet-tietoverkon kautta tapahtuisi rajoitetusti, eikä muuttaisi Karjala-tietokannan käyttötarkoitusta, vaan edistäisi sen käyttöä. Tavoitteena on, että Karjala-tietokannan vastuuhenkilöt hallinnoisivat salasanojen antoa ja tiedonhakujärjestelmän käyttöä. Koska tietokantahanke on aikoinaan perustettu edistämään nimenomaan tieteellistä tutkimusta, on koko luovutetun Karjalan kirkonkirja-aineiston saaminen tilastolliseen käyttöön ensisijaisen tärkeää. Järjestelmän avulla käyttäjä voi etsiä vastauksia tutkimuksellisiin ongelmiinsa suorittamalla tiedonhakujärjestelmään sisältyviä kyselyjä Karjala-tietokannasta. Järjestelmää voidaan käyttää ns. yleisellä tasolla, jolloin vastaukset ovat lähinnä tilastollisia. Toisaalta myös sukututkijat voivat hyödyntää tiedonhakujärjestelmää esim. etsimällä yksittäisiä henkilöitä koskevia tietoja.

Hakijan antama lisäselvitys

Hakija on antanut tietosuojalautakunnalle 25.1.2002 ja 15.3.2002 päivätyt lisäselvitykset.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Koska tietokantaan talletetaan kaikki kirkonkirjoissa olevat merkinnät mahdollisimman lähdeuskollisesti, sisältää tietokanta hakijan antaman lisäselvityksen mukaan myös henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja. Esimerkiksi 1940 -luvun kirkonkirjoissa on merkintöjä henkilön uskonnollisesta vakaumuksesta, rikoksista, rangaistuksista tai rikoksen seuraamuksista sekä tietoja terveydentilasta ja hoitotoimenpiteistä.

Hakijan lisäselvityksen 25.1.2002 mukaan hakemuksessa tarkoitettu tietoaineisto sisältää myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja henkilötietolain mukaisesti suojattavaa ei julkista tietoa.

Tietojen luovuttaminen Internet-tietoverkon kautta

Lisäselvityksistä käy ilmi, että 1900-luvun tietoja sisältävästä verkkopalvelusta ei ole tarkoitus tehdä kaikille kansalaisille avointa. Tietopalvelua tullaan tarjoamaan vain henkilöille, joiden kanssa Karjala-tietokantasäätiö on tehnyt asiasta kirjallisen sopimuksen. Käyttölupa myönnetään henkilölle, joka kirjallisen hakemuksen perusteella esittää hyväksyttävän käyttötarpeen yksilöityä tutkimusta varten ja sitoutuu käsittelemään saamaansa tietoa voimassa olevien normien ja sääntöjen mukaisesti. Edellä mainitulla tutkimuksella tarkoitetaan sellaista väestö-, suku- tai henkilöhistoriallista tutkimusta, joka täyttää tiedeyhteisön asettamat tieteellisen tutkimuksen tai ammattimaisen sukututkimuksen kriteerit.

Tietojen välittäminen Internet-tietoverkon kautta tapahtuisi rajoitetusti salasanoin. Käyttäjätunnistein ja palomuurein turvattua pääsyä Karjala-tietokannan aineistoon rajoitettaisiin myös siten, että tutkijoille tarjottaisiin pääsy ainoastaan siihen tietovarannon osaan, mikä ei sisällä ns. arkaluonteista henkilötietoa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 1 kohdassa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan lain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä kuten esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Hakemuksessa tarkoitettuihin tietoihin sisältyy tietoja paitsi elossa olevista henkilöistä, myös henkilöistä, jotka ovat vasta hiljattain kuolleet. Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötiedon määritelmä sinänsä kattaa myös kuollutta henkilöä koskevat tiedot ja henkilötietolaki tulee sovellettavaksi myös siltä osin kuin hakija käsittelee hiljattain kuolleiden henkilöiden tietoja.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Hakijan edustajalta Satu Soivaselta 19.3.02 puhelimitse saadun tiedon mukaan hakemuksessa tarkoitettuja tietoja voidaan luovuttaa myös ulkomailla oleville tutkijoille. Henkilötietojen hakemuksessa tarkoitettuun käsittelyyn saattaa näin ollen sisältyä myös henkilötietojen siirtoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Henkilötietolain 5 luvussa säädetään tyhjentävästi edellytykset henkilötietojen siirrolle EU:n jäsenvaltion alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa mainittuihin siirtoihin.

Tästä syystä tietosuojalautakunta jättää hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta siltä osin kuin hakijan tarkoituksena on siirtää hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittelyn yleiset edellytykset

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja saa käsitellä mm. rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (1-kohta), jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta (4-kohta), jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus, 5-kohta) tai jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:ssä tarkoitetun luvan (9-kohta).

Rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumustaan hakemuksessa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn. Käsittelystä ei myöskään säädetä laissa eikä se johdu Karjala-tietokantasäätiölle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Rekisteröidyillä ei myöskään ole 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettua asiallista yhteyttä Karjala-tietokantasäätiön toimintaan. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentissa säädetyt edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee Karjala-tietokantasäätiö tietosuojalautakunnan luvan hakemuksessa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Tietosuojalautakunta voi henkilötietolain 43 §:n nojalla antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely on tarpeen tietoja tarvitsevien tutkijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi. Ottaen huomioon tietojen suojauksesta ja rajoitetusti tapahtuvasta luovuttamisesta saatu selvitys tietosuojalautakunta katsoo, ettei edellä mainittu tietojen käsittely vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Tietosuojalautakunta myöntää Karjala-tietokantasäätiölle luvan käsitellä hakemuksessa tarkoitettuja muita kuin henkilötietolaissa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja.

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely

Henkilötietolain 11 §:n mukaan arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään mm. henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan henkilön uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta, henkilön terveydentilaa tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä. Hakijan antaman lisäselvityksen mukaan hakemuksessa tarkoitettuihin tietoihin sisältyy myös edellä mainittuja arkaluonteisia henkilötietoja.

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittelykielto ei henkilötietolain 12 §:n 1 momentin mukaan estä mm. tietojen käsittelyä, johon rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa (1 kohta), sellaisen henkilön uskonnollista vakaumusta koskevan tiedon käsittelyä, jonka rekisteröity on itse saattanut julkiseksi (2 kohta), tietojen käsittelyä, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä (5 kohta), tietojen käsittelyä historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten (6 kohta) ja tietojen käsittelyä, johon tietosuojalautakunta on antanut 43 §:n 2 momentissa tarkoitetun luvan (13 kohta).

Rekisteröidyt eivät ole antaneet nimenomaista suostumustaan tietojensa käsittelyyn. Tietojen käsittelystä ei myöskään säädetä laissa eikä käsittely johdu välittömästi Karjala-tietokantasäätiölle laissa säädetystä tehtävästä. Kaikkia tietokantaan sisältyviä uskonnollista vakaumusta koskevia tietoja ei voida pitää sellaisina, jotka rekisteröity olisi itse saattanut julkisiksi. Karjala-tietokantasäätiön ei myöskään voida itse katsoa käsittelevän tietoja historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten. Koska muutkaan arkaluonteisten henkilötietojen käsittelylle henkilötietolain 12 §:n 1 momentissa säädetyt edellytykset eivät täyty, tarvitsee Karjala-tietokantasäätiö tietosuojalautakunnan luvan arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojalautakunta voi henkilötietolain 43 §:n 2 nojalla antaa luvan arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että ei ole esitetty sellaista tärkeää yleistä etua koskevaa syytä, joka edellyttäisi hakemuksessa tarkoitettujen arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä hakemuksessa mainittuja tarkoituksia varten.

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen siltä osin kuin hakijan tarkoituksena on käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 1 kohta
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 3 mom
Henkilötietolaki 11 §
Henkilötietolaki 12 § 1 mom
Henkilötietolaki 22 §
Henkilötietolaki 22 a §
Henkilötietolaki 23 §
Henkilötietolaki 43 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.