25.03.2002 2/2002

Viranomaisen henkilörekisteri - Luovuttaminen - Toimivalta - Perintä - Oikeutettu etu

Perintätoimintaa harjoittavalle yritykselle myönnettiin lupa käsitellä velallisten henkilötietojen selvittämisessä väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia, muidenkin kuin velallisten henkilöiden tietoja. Mainittu kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voidaan saada vastuksena samalla usean henkilön tietoja. Ks. myös päätökset T:5/2000 ja T:6/2000

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista väestötietojärjestelmästä koskeva hakemus ja hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia tietoja.

HAKIJA
Intrum Justitia Oy

Intrum Justitia Oy on vuonna 1910 perustettu perintäalan yritys, jonka palveluksessa on 190 henkilöä. Yhtiö on Suomen suurin perintäalan yritys, joka käsitteli vuonna 2000 noin 800.000 uutta toimeksiantoa. Vuonna 2001 yhtiö vastaanotti yli miljoona uutta toimeksiantoa.

HAKEMUS
Intrum Justitia Oy pyytää lupaa saada väestötietojärjestelmän suorakäyttöoikeus THS -tunnistusnäytön kautta saataviin tietoihin.

Hakemuksen perustelut

Saatavien perintä edellyttää velkojan yksilöimistä. Ainoastaan velallisen tarkalla yksilöinnillä voidaan varmistaa, että perintä kohdistuu oikeaan velalliseen. Henkilötietolain 13 §:n mukaan henkilötunnusta saa käyttää perinnässä, koska henkilön yksilöiminen on tärkeää.

Saatavan vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä toimenpiteet voidaan kohdistaa tahattomasti väärään luonnolliseen henkilöön, ellei henkilön henkilötunnus tai vähintään syntymäaika ole perintää suorittavan tahon tiedossa. Täytäntöönpanotoimiin on lähes mahdotonta ryhtyä, ellei ulosottohakemuksesta ilmene henkilön henkilötunnus tai syntymäaika ja henkilön viimeinen tiedossa oleva osoite.

Kaikki Intrum Justitia Oy:n työntekijät ovat allekirjoittaneet työsopimusten yhteydessä salassapitositoumuksen, jonka mukaan he eivät saa luovuttaa työssään hankkimiaan tietoja ulkopuolisille. Yhtiölle luovutettuja asiakirjoja ei myöskään luovuteta muille kuin viranomaisille tai asianosaisille. Ne asiakirjat, joita ei tarvita perintätyössä ja joita ei palauteta toimeksiantajalle, tuhotaan asianmukaisesti.

Ulkopuoliset eivät pääse käsiksi yhtiön atk-järjestelmiin rekisteröityihin tietoihin. Järjestelmiin kirjaudutaan salasanojen avulla, minkä lisäksi vrk-tiedostoihin siirtyminen edellyttää vielä vrk -salasanan käyttöä.

Sisäisellä kulunvalvonnalla on varmistettu etteivät ulkopuoliset pääse Intrum Justitia Oy:n toimitiloihin ilman lupaa. Kaikki yhtiön yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet sopimuksilla turvaamaan heidän vastuullaan olevat tiedot.

Hakijan antama lisäselvitys

Hakija on antanut tietosuojalautakunnalle 27.2.2002 päivätyn lisäselvityksen. Lisäselvityksessä hakija ilmoittaa, että sen henkilörekisterin koko on n. 300.000 toimeksiantoa, joissa on eri velalliset. Noin 90 % toimeksiannoista perustuu toimeksiantoon ja noin 10 %:ssa hakija on velkojana ostettuaan saatavat. THS-tunnistusnäyttöä voidaan tarvita noin kolmasosassa toimeksiantoja.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THS-tunnistusohjelma

THS-kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. Kyselyllä haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Kyselyä tarkentavina tietoina voidaan antaa henkilön syntymäaikatietoja, tieto kotikunnasta tai syntymäkotikunnasta sekä tieto sukupuolesta ja elossa olosta. Kyselyn vastaustietoina saadaan annettujen hakuehtojen perusteella löydetyistä henkilöistä seuraavat tiedot:

* etunimi, sukunimi (nykyinen ja entinen) * syntymäaika * vakinainen osoite, muuttopäivä; nykyinen ja edellinen * mahdollinen tilapäinen osoite, alkamis- ja päättymispäivä * kotikunnan ja rekisteritoimiston koodi ja nimi

Henkilötietojen luovutus väestötietojärjestelmästä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdan mukaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Henkilötietojen luovutuksessa väestötietojärjestelmästä on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Henkilötietojen luovuttamisesta väestötietojärjestelmästä on säädetty väestötietolaissa (507/1993). Tietojen luovuttamisesta päättää väestörekisterikeskus tai maistraatti sen mukaisesti kuin väestötietolain 31 §:ssä säädetään. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötietojen luovuttamiseen väestötietojärjestelmästä.

Hakijan oikeus käsitellä tunnistuskyselyillä saatavia tietoja

Hakijalle voidaan väestötietolain 29 §:n perusteella luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta. Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä. Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä tunnistuskyselyn avulla saatavia tietoja saatavien perinnässä. Koska tunnistuskyselyt mahdollistavat väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi väestörekisterikeskus suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa tai saatavaa.

Tietosuojalautakunta katsoo, että siltä osin kuin hakijalla on rekisteröityä koskeva perintätoimeksianto tai saatava rekisteröidyltä, hakijalla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitetun asiallisen yhteyden perusteella oikeus käsitellä tunnistusohjelmien avulla saatavia rekisteröityä koskevia tietoja. Tämän vuoksi hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn.

Siltä osin kuin hakijalla ei ole rekisteröityä koskevaa perintätoimeksiantoa tai saatavaa rekisteröidyltä, rekisteröidyllä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee hakija näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistuskyselyllä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä sekä auttaa perintätoimen kohdentamista oikeaan henkilöön. Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistuskyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen Intrum Justitia Oy:n oikeutetun edun toteuttamiseksi. Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää Intrum Justitia Oy:lle luvan käsitellä THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa tai saatavaa.

Lupamääräys

THS-tunnistuskyselyllä saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi kun ne eivät enää ole tarpeen saatavan perimiseksi tai viimeistään silloin, kun muu lainsäädäntö ei enää edellytä niiden säilyttämistä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 5 §
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 43 §
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.