47/1998

Annettu Helsingissä 26 päivänä tammikuuta 1998

Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä

Kauppa- ja teollisuusministeriö on 30 päivänä joulukuuta 1997 annetun kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 4 §:n 3 momentin, 5 §:n 6 momentin ja 8 §:n 3 momentin nojalla päättänyt:

1 luku

Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttäminen

1 §
Määritelmät

Koneellisella tietovälineellä tarkoitetaan:

1) optista levyä, magneettilevyä tai -nauhaa taikka muuta vastaavaa tietokoneessa käytettävää välinettä (tietoväline);

2) filmiä, jolle on pienennettynä tulostettu tietovälineellä ollut aineisto; sekä

3) filmiä, jolle on pienennetty selväkielisenä paperilla ollut aineisto.

Osakirjanpidolla tarkoitetaan kirjanpitoa, josta tiedot siirretään pääkirjanpitoon liiketapahtumina tai niiden yhdistelminä koneellisesti taikka osakirjanpidon merkintöjen yhdistelmistä kirjaamalla. Osakirjanpidosta tiedot saadaan siirtää pääkirjanpitoon myös toisen osakirjanpidon kautta.

2 §
Selväkieliseksi saattaminen

Sen lisäksi mitä kirjanpitolain 2 luvun 8 §:n 1 momentissa säädetään tietovälineellä olevien tietojen selväkieliseksi saattamisesta, kirjanpitovelvollisella tulee olla käytettävissään tietojärjestelmä tai menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle koneelliselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä.

Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto oli alkuperäisenä.

Tietovälineelle laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki kirjanpitolaissa ja muussa laissa tositteelta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttamattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Näiden tietojen tulee olla tarvittaessa saatavissa myös tietokoneen näytölle samansisältöisinä kuin ne olisivat paperille tulostettaessa.

3 §
Tositteiden ja kirjanpitomerkintöjen säilyttäminen samanaikaisesti koneellisella tietovälineellä

Kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle siten, että konekielisesti säilytettävään tositteeseen yhdistetään tositteen numero, päiväys ja muut kirjanpitomerkinnät sekä muut liiketapahtuman käsittelyä ja hyväksymistä koskevat tiedot.

Edellä 1 momentissa tarkoitettua menettelyä noudattavan kirjanpitovelvollisen on täsmäytyksin tai muulla tavalla osoitettava, että osa- tai peruskirjanpidon tositteet, liiketapahtumat ja kirjanpitomerkinnät on käsitelty täydellisinä pääkirjanpidossa. Osakirjanpidonsaldot on kuukausittain täsmäytettävä pääkirjan vastaavien tilien saldojen kanssa.

4 §
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen koneellisella tietovälineellä tilikauden aikana

Tilikauden aikana on kirjanpitoaineisto säilytettävä kahdella koneellisella tietovälineellä. Säilyttämiseen saadaan käyttää tietovälinettä, jolle tietoja voidaan tallentaa uudestaan.

Jos tositteet säilytetään myös alkuperäisinä paperilla, kirjanpitovelvollinen voi käyttää 1 momentissa tarkoitettuun säilyttämiseen vain yhtä koneellista tietovälinettä, joka on varmistettava.

Se, jonka tehtäväksi kirjanpito on toimeksiannolla uskottu, saa säilyttää useamman kirjanpitovelvollisen tietoja samalla koneellisella tietovälineellä.

5 §
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen pysyvästi koneellisella tietovälineellä

Kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana on tämän päätöksen nojalla säilytettävä kirjanpitoaineisto siirrettävä kahdelle pysyvästi säilytettävälle koneelliselle tietovälineelle, joiden kummankin tietosisällön oikeellisuus on tarkistettava ennen kuin tilapäiseen säilyttämiseen käytetty tietoväline otetaan muuhun käyttöön tai tehdään käyttökelvottomaksi. Pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaista säilytysaikaa.

Edellä 1 momentissa tarkoitetulle koneelliselle tietovälineelle tallennettuja kirjanpitotietoja ei saa muuttaa. Muuttamisen estämiseksi on käytettävä sellaisia koneellisia tietovälineitä, joille kerran tallennettuja tietoja ei voida korvata uusilla tiedoilla tai menetelmiä, joissa tarkisteen laskennalla tai muulla tavalla voidaan osoittaa tietojen muuttumattomuus.

Mitä säädetään 4 §:n 2 ja 3 momentissa, sovelletaan myös kirjanpitotietojen säilyttämiseen pysyvästi koneellisella tietovälineellä.

6 §
Koneellisen tietovälineen sisällön turvaaminen

Koneellisen tietovälineen kunto on tarkistettava määräajoin. Laitteiston vaihtamisen yhteydessä tiedostot on muunnettava tai tiedot on tulostettava muuhun kirjanpitolain sallimaan muotoon, jos järjestelmä tai menetelmä ei ole yhteensopiva uuden laitteiston kanssa. Jos koneellisella tietovälineellä olevan tiedon tekninen taltiointimuoto muuttuu, on muunnon jälkeen varmistettava tiedon muuttumattomuus.

Koneellinen tietoväline on säilytettävä turvallisessa tilassa, joka ei ole välittömässä yhteydessä tilaan, jossa toinen samansisältöinen koneellinen tietoväline säilytetään.

7 §
Merkintä tallentamisajasta sekä tietojen yksilöintimerkintä

Koneellisessa tietovälineessä on oltava merkintä aineiston tallentamisajankohdasta.

Koneellisella tietovälineellä tai erillisessä asiakirjassa on oltava merkintä, joka osoittaa välineellä olevat tiedot tositenumeroiden, kirjanpitokirjan nimen, aikarajojen tai muun yksilöinnin avulla.

2 luku

Kirjausten tekeminen yhdistelminä pääkirjanpitoon

1 §
Kirjanpitomerkinnän tekeminen yhdistelmänä ja yhdistelmätosite

Kirjanpitomerkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä yhdistelmänä, jos osakirjanpidon tai peruskirjanpidon merkinnät sisältävät tositteittain eriteltyinä ne viennit, joista yhdistelmä muodostuu.

Vientien sijasta saadaan yhdistelmä muodostaa liiketapahtumista erotetusta rahamäärästä, joka on merkitty peruskirjanpidossa omaksi tiedokseen. Niiden yhteenlaskettu määrä muodostaa yhdistelmän määrän.

Pääkirjanpitoon yhdistelmänä kirjattava tosite on numeroitava siten, että kirjausketju osakirjanpidosta tai peruskirjanpidosta yhdistelmään ja edelleen pääkirjanpitoon on vaikeuksitta todettavissa (yhdistelmätosite). Yhdistelmätositteen numerointina saadaan käyttää peruskirjanpidon tunnusta ja yhdistelmän päivämäärää.

2 §
Yhdistelmätositteen kattama ajanjakso

Yhdistelmä saadaan kirjata pääkirjanpitoon enintään kuukausikohtaisena tai neljän viikon jakson kattavana yhdistelmätositteena.

3 §
Täsmäyttäminen

Osakirjanpito tai sen yhdistelmä on täsmäytettävä pääkirjanpitoon vähintään tilikausittain. Täsmäytyksessä on verrattava osakirjanpidon tilien saldoja pääkirjanpidon vastaavien tilien saldoihin.

Jos kirjanpitovelvollinen luovuttaa tai vastaanottaa kirjanpitotietoja konekielisesti toiselta kirjanpitovelvolliselta, ne on täsmäytettävä vähintään tilikausittain.

4 §
Rahalaitoksen tiliotteet peruskirjanpitona

Kirjanpitovelvollinen saa käyttää peruskirjanpitonaan rahalaitoksen antamia tiliotteita, jos ne vastaanotetaan vähintään kuukausittain.

Jos tiliotteelle on merkitty yhdistelminä tilillepano- ja tililtänostotapahtumia, ne on eriteltävä tiliotteella tai sen liitteellä pääkirjanpitoa vastaavalla tavalla.

Merkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä tiliotteilla pidettävästä peruskirjanpidosta kuukausikohtaisina tai neljän viikon jakson kattavina yhdistelmätositteina.

Kirjanpitovelvollisen, joka soveltaa 1 momentin mukaista menettelyä, on viivytyksettä päiväkohtaisesti merkittävä käteisellä rahalla suoritetut maksut erilliseen peruskirjanpitoon aikajärjestyksessä. Käteisellä rahalla suoritettujen maksujen merkitseminen pääkirjanpitoon saadaan tehdä kuukausikohtaisina tai neljän viikon jakson kattavina yhdistelmätositteina tämän päätöksen säännöksiä noudattaen.

Kirjanpitovelvollisen, joka noudattaa 1 momentissa tarkoitettua menettelyä, tulee järjestää kirjanpitonsa siten, että siitä saadaan arvonlisäverolain (1501/1993), ennakkoperintälain (1118/1996) ja muiden kirjanpidon pitämiseen vaikuttavien lakien edellyttämät tiedot siltä osin kuin ne koskevat kirjanpitovelvollista.

3 luku

Korjausmerkinnän tekeminen

1 §
Korjausmerkintä

Korjausmerkinnällä tarkoitetaan virheelliseksi todetun kirjanpitomerkinnän korjaamista ilman uutta tositetta. Korjausmerkinnällä saadaan korjata alkuperäisen kirjanpitomerkinnän seuraavia tietoja:

1) päiväys;

2) tiliöinti;

3) rahamääräinen arvo; ja

4) vientiselite.

Edellä 1 momentissa säädetyn lisäksi saadaan korjata tositenumeroa, joka yksilöi liiketapahtuman todentavan alkuperäisen tositteen. Korjaus on tehtävä siten, että kirjausketju alkuperäiseen tositteeseen säilyy.

Korjausmerkinnällä saadaan lisätä kirjanpitovientejä alkuperäiseen kirjanpitomerkintään. Tällaiset lisäykset on erotettava alkuperäisistä kirjanpitovienneistä.

Korjausmerkinnällä ei saa poistaa alkuperäistä kirjanpitomerkintää. Jos tehty kirjanpitomerkintä osoittautuu aiheettomaksi, se saadaan mitätöidä soveltaen tämän luvun säännöksiä.

2 §
Korjausmerkinnän tekoaika

Korjausmerkinnän saa tehdä tilikauden aikana sekä tilikauden päättymisen jälkeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana.

3 §
Konekielisen korjausmerkinnän varmentaminen

Korjattuun konekieliseen kirjanpitomerkintään tulee liittää tietokoneen tekemä käyttäjäleima, joka osoittaa korjauksen tekijän ja tekoajan.

4 §
Korjausmerkintöjen täsmäyttäminen

Jos korjausmerkintä on tehty erilliseen osakirjanpitoon, josta tiedot on siirretty yhdistelminä pääkirjanpitoon, on korjauksesta tehtävä vienti tai yhdistelmävienti, joka siirretään pääkirjanpitoon. Kirjanpitovelvollisen on täsmäytysselvityksin osoitettava, että korjauksen jälkeen osakirjanpidon tiedot vastaavat pääkirjanpitoon tehtyjä merkintöjä.

Kirjanpitovelvollisen on tilintarkastajan tai viranomaisen vaatimuksesta laadittava päiväkirja tai pääkirja, joka sisältää myös korjatut kirjanpitomerkinnät alkuperäisessä muodossaan yliviivattuina tai muulla tavalla selkeästi mitätöityinä ja, konekielisessä korjauksessa, käyttäjäleimalla varustettuina.

Jos peruskirjanpidon kirjanpitomerkinnät laaditaan selväkieliseen muotoon paperille, on siihen merkittävä sekä mitätöidyt että korjatut kirjanpitomerkinnät.

4 luku

Erityiset säännökset

1 §
Päätöksen soveltamista koskevat ohjeet ja lausunnot

Kirjanpitolautakunta voi kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla antaa ohjeita ja lausuntoja tämän päätöksen soveltamisesta.

2 §
Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä helmikuuta 1998.

3 §
Siirtymäsäännökset

Kirjanpitovelvollinen saa soveltaa tätä päätöstä kirjanpitoonsa siten kuin kirjanpitolain 9 luvun 2 §:n 1 momentissa säädetään.

Edellä 1 momentissa säädetyn lisäksi kirjanpitovelvollinen saa soveltaa tämän päätöksen 1 luvun säännöksiä ennen 2 §:ssä tarkoitettua ajankohtaa päättyneiden tilikausien kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Kirjanpitovelvollisen tulee täsmäytyksin osoittaa, että näin tallennettava kirjanpitoaineisto vastaa alkuperäistä selväkielistä kirjanpitoaineistoa.

Helsingissä 26 päivänä tammikuuta 1998

Kauppa- ja teollisuusministeri
Antti Kalliomäki

Neuvotteleva virkamies
Timo Kaisanlahti

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.