1290/1987

Annettu Helsingissä 31 päivänä joulukuuta 1987

Asetus arkistoasetuksen muuttamisesta

Opetusministerin esittelystä

kumotaan 23 päivänä joulukuuta 1982 annetun arkistoasetuksen (1012/82) 8 ja 22§,

muutetaan 2 §, 3 §:n 2 momentti, 6 §, 7 §:n 1 ja 5 kohta, 10 ja 12 §, 15 §:n 1 momentti, 19 §:n 2 momentti, 21 §:n 1 momentti, 24 § ja 30 §:n 3 momentti sekä

lisätään 1 §:ään uusi 3 momentti ja 13 §:ään uusi 3-5 momentti seuraavasti:

1 §

Valtionarkisto voi yksittäistapauksissa määrätä, että maakunta-arkisto hoitaa sen piirissä toimivan, 1 momentissa tarkoitetun viraston tai laitoksen osalta valtionarkistolle arkistoviranomaisena kuuluvia tehtäviä.

2 §

Maakunta-arkisto on ylioikeuksien ja muiden yleisten tuomioistuinten, erikoistuomioistuinten, korkeakoulujen ja muiden oppilaitosten, lääninhallitusten ja valtion piiri- ja paikallishallintoon kuuluvien muiden virastojen ja laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa. Maakunta-arkisto on myös piirinsä kuntien ja kuntainliittojen arkistoviranomainen.

3 §

Valtionarkisto ja maakunta-arkistot antavat pyydettäessä mahdollisuuksiensa mukaan arkistotointa koskevia neuvoja ja ohjeita myös kirkollisille viranomaisille ja yksityisille yhteisöille.

6 §

Arkistolain 1 § 1 momentissa tarkoitetulla virastolla tai laitoksella tulee olla arkistotointa varten arkistosääntö. Siihen on otettava määräykset arkistotoimen vastuuhenkilöistä ja heidän tehtävistään, kirjaamisesta ja siihen rinnastettavasta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Arkistosääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon valtionarkiston antamat ohjeet ja määräykset.

Viraston tai laitoksen on huolehdittava siitä, että sen arkistosääntöön tehdään sen arkistotoimessa tapahtuneiden muutosten edellyttämät lisäykset ja muutokset.

7 §

Arkistotointa hoidettaessa on erityisesti huolehdittava, että:

1) diaari ja siihen rinnastettavat rekisterit toimivat arkistolain 5 §:ssä tarkoitettuna arkistohakemistona niihin merkittyjen asiakirjojen osalta ja että niiden pitämisessä otetaan huomioon arkistonmuodostajan toiminnasta aiheutuvat tarpeet.


5) asiakirjat säilytetään ja luetteloidaan valtionarkiston antamien ohjeiden mukaisesti.

10 §

Asiakirjoja laadittaessa on arkistotoimen vaatimukset otettava huomioon. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat ja niihin arkistolain 4 §:n 2 momentin mukaan verrattavat tekniset tallenteet on tehtävä sellaisia materiaaleja ja menetelmiä käyttämällä kuin valtionarkisto tarkemmin määrää.

Konekoodisista tiedostoista, jotka sisältävät pysyvästi säilytettäviä tietoja, on tehtävä arkistosäilytykseen ja tutkimuskäyttöön soveltuvia tulosteita siten kuin valtionarkisto erikseen määrää.

Valtionarkisto antaa ohjeita myös muiden kuin pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen ja teknisten tallenteiden valmistusmenetelmistä.

Asiakirjojen säilyvyyden toteamiseksi tarvittavat tutkimukset tekee tuotteen valmistajan, maahantuojan, käyttäjän tai hankkijan hakemuksesta valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tutkimuskeskus toimittaa tiedot tutkimuksen tuloksista valtionarkistolle. Valtionarkisto julkistaa vuosittain helmikuussa virallisessa lehdessä luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan arkistosäilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen valmistamiseen.

12 §

Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien tulee käsitellä huolellisesti hallussaan olevia asiakirjoja ja noudattaa arkistosäännön määräyksiä.

Annettaessa asiakirjoja virastossa tai laitoksessa ulkopuolisten käyttöön viranomaisen on valvottava, että asiakirjoja ei vahingoiteta eikä niiden järjestystä muuteta.

13 §

Mitä edellä 1 ja 2 momentissa on säädetty valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä, koskee myös arkistolain 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen, säätiöiden ja laitosten asiakirjoja, joihin sovelletaan arkistolakia.

Valtionarkisto voi kuitenkin antaa luvan 3 momentissa tarkoitettujen asiakirjojen tallettamiseen yksityisluontoisten arkistojen valtionavusta annetun lain (998/74) mukaista lakimääräistä valtionapua saavaan arkistoon tai muuhun julkiseen tutkimuslaitokseen.

Mitä 1 ja 2 momentissa on säädetty asiakirjojen siirtämisestä, ei koske pysyvästi konekoodisessa muodossa säilytettäviä tiedostoja, joiden siirtämisestä valtionarkisto määrää erikseen.

15 §

Siirrettävien asiakirjojen tulee olla järjestetyt ja kunnostetut siten kuin valtionarkisto erikseen tarkemmin määrää. Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava valtionarkiston vahvistaman ohjeen mukainen luovutusluettelo, joka seuraa siirrettävää arkistoa.


19 §

Yksityisten arkistojen osalta noudatetaan kuitenkin luovutussopimuksen ehtoja.

21 §

Ennen kuin arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulle virastolle tai laitokselle ryhdytään rakentamaan uusia arkistotiloja tai peruskorjaamaan vanhoja, rakennustyötä koskevat luonnosasteiset suunnitelmat rakennustapaselostuksineen tulee lähettää arkistoviranomaisen hyväksyttäviksi. Arkistoviranomainen voi tarvittaessa pyytää muitakin selvityksiä. Valtion rakennushankkeissa rakennuttajan on jo esisuunnittelun yhteydessä hankittava arkistoviranomaisen lausunto lopulliseen rakennussuunnitelmaan sisällytettävien, hankkeeseen kuuluvien virastojen ja laitosten arkistotilojen laadusta ja mitoituksesta.


24 §

Arkiston tarkastuksesta on arkistonmuodostajalle annettava tarkastuskertomus, jossa tulee mainita mahdolliset laiminlyönnit ja puutteet arkistotoimen hoitamisessa. Näiden korjaamisesta on arkistonmuodostajan annettava pyydettäessä selvitys arkiston tarkastaneelle arkistoviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tarkastuskertomuksesta tiedon saatuaan.

30 §

Edellä 6 §:ssä tarkoitettu arkistosääntö tulee laatia virastolle tai laitokselle vuoden 1989 loppuun mennessä.


Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1988.

Helsingissä 31 päivänä joulukuuta 1987

Tasavallan Presidentti
Mauno Koivisto

Opetusministeri
Christoffer Taxell

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.